Het dossier van de minister of de beleidsverantwoordelijke bestuur der betreffende onderwerpen of portefeuilles waarvoor de bestuurder verantwoordelijk is. Die verantwoordelijkheid gaat over de grote onderwerpen die de persoonlijke aandacht vragen en ook over de routineprocessen die worden uitgevoerd. Als een bestuurder fouten maakt bij de behandeling van een dossier dan loopt hij of zij de kans het vertrouwen te verliezen en kan opstappen. Soms kan een fout in een dossier leiden tot een val van een kabinet.
Het dossier van de minister of de beleidsverantwoordelijke bestuur der betreffende onderwerpen of portefeuilles waarvoor de bestuurder verantwoordelijk is. Die verantwoordelijkheid gaat over de grote onderwerpen die de persoonlijke aandacht vragen en ook over de routineprocessen die worden uitgevoerd. Als een bestuurder fouten maakt bij de behandeling van een dossier dan loopt hij of zij de kans het vertrouwen te verliezen en kan opstappen. Soms kan een fout in een dossier leiden tot een val van een kabinet. Een bekend voorbeeld hadden we in 2006 toen D’66 uit het kabinet stapte, omdat Minister Verdonk het dossier Hirsi Ali niet goed zou hebben behandeld.
1 Enkelvoudige dossiers en 2 verzameldossiers
Binnen de DIV kennen we na de chronologische ordening (de volg orde van documenten in een map op datum) het rubriekenstelsel (volgorde op onderwerp) direct gevolgd door het dossierstelsel.
Bij het dossierstelsel worden de documenten geordend per zaak. Een zaak is een eindigend complex van handelingen gericht op een bepaald doel. We kennen enkelvoudige dossiers en verzameldossiers. Verzameldossiers bijvoorbeeld op personen (mensen), objecten (dingen) of jawel op onderwerp. Om de zaken te ordenen wordt gebruik gemaakt van een classificatieschema. Bij geautomatiseerde systemen wordt het aanleggen van dossiers of zaken bediscussieerd. Immers deze precoördinatie rondom alle stukken van een zaak zou niet meer nodig zijn, want door documenten te zoeken op zowel personen als objecten gecombineerd met onderwerp (of nog beter een proces), worden de documenten betreffende een zaak vanzelf gevonden. Dat is zeker waar, echter je kunt hiermee niet echt lekker efficiënt werken. Juist in een geautomatiseerd systeem kun je, door gebruik te maken van een dossier, de documentgegevens uit het dossier laten overerven. Dat werkt vele malen sneller dan bij elk document van een zaak de verschillende metadata toevoegen. Zeker als je vanuit de zaak werkt die je ontvangt vanuit de workflow.
Dossier 3: set van gegevens in een database rondom persoon of object
In opkomst is het dossier zoals we dat bij het Elektronisch Patiënten Dossier, Kind-dossier en straks bij de WABO kennen. Dat is geen dossier zoals wij dat voor ons zien (een map met inhoud), maar een set van gegevens in een database rondom een persoon (patiënt of kind) of object (samenhangende vergunningen rondom Algemene Bepalingen Omgevingsrecht).
De idee is dat bronbeheerders bij transacties of nieuwe feiten de gegevens opnemen bij het juiste record in de database. Een mooie vorm van recordmanagement waarbij het van groot belang is dat de bronbeheerder zijn of haar taak serieus neemt. Het juiste gegeven bijwerken bij het juiste record op het juiste moment (direct na het ontstaan) blijkt in de praktijk van alledag geen sinecure. De kwaliteitsvereisten volledigheid, betrouwbaarheid, consistentie, beschikbaarheid, actualiteit en tijdigheid bepalen de kwaliteit van de gegevens en de informatie die daar bij bevoegd gebruik aan ontleend kan worden.
Eind vorig jaar hadden bijna 200.000 mensen bezwaar aangetekend tegen het landelijk EPD dat Minister Klink wilde invoeren. Kern van het protest is de juistheid van de gegevens alsmede het aantal mensen dat toegang heeft tot ‘mijn EDP’. Dat de dossiers regionaal al jaren worden gedeeld is nooit zo breed voorgelegd aan het publiek. Belangrijk is natuurlijk dat alleen toegang tot het dossier wordt genomen bij professioneel gebruik en dat je als eigenaar van de gegevens (de patiënt zelf) ook recht op inzage en correctie hebt bij gemaakte fouten. Deze waarborgen komen er ook allemaal aan.
4 Dossier bij geschil of verschil van mening
De vierde vorm is het dossier dat wordt gevormd bij een geschil of verschil van mening. De idee is dat betrokken partijen de standpunten en gebeurtenissen goed in een dossier vastleggen, teneinde bij een rechtszaak met feiten uit het dossier de strijd in het voordeel te beslechten. Bij personeelszaken zien we dossiervorming optreden bij het treffen van personele maatregelen. Het onthouden van bijvoorbeeld een periodiek vereist een dossier waarin tenminste een negatieve beoordeling zit. Of om een gratificatie te geven is een schriftelijke motivatie nodig.
5 Dossier rond onderwerp, beleidsterrein of ‘issue’
Een vijfde vorm van dossiers treffen we aan op de websites van (overheids)organisaties. Vooral technisch ingewikkelde onderwerpen worden apart met een dossier aangeduid en hierin treffen we relevante documenten rondom zo’n onderwerp, beleidsterrein of ‘issue’ aan. Voorbeelden hiervan tref je bijvoorbeeld aan bij de ministeries. Het ministerie van VROM kent dossiers van A-Z of thematische dossiers in de clusters: Milieu, Ruimte en Wonen.
Monitor de kwaliteit
Als we deze dossiers bezien op hun DIV-kwaliteit dan ben ik hoopvol gestemd voor de toekomst. Digitalisering brengt al deze dossiers die vanaf 1995 onder de Archiefwet vallen binnen de beheerssfeer van de moderne DIV. Natuurlijk heb ik de voorkeur voor het werken en implementeren van het documentair structuurplan in uw organisatie. Maar dat lijkt, zo zie ik in de praktijk, een moeizaam proces; invoeringswerkzaamheden worden te vaak niet afgemaakt of onderhouden. Om begrip te kweken voor kwaliteitsmonitoring in de DIV nodig ik u uit elk kwartaal eens drie dossiers die ertoe doen – bijvoorbeeld een belangrijk besluit of een item dat ruime aandacht in de pers heeft getrokken –, uit een vorig kwartaal, integraal te toetsen op de volgende onderdelen:
- De verantwoordelijkheid van de zorgdrager is belegd bij één beheerder (of meerdere samenwerkende beheerders DMS/RMA, CMS, databasebeheerder(s), office beheerder(s).
- De manager overlegt het betreffende dossier in samenhang (vindbaar en leesbaar), inclusief risicoanalyse (papier/hybride/digitaal: mensen en middelen).
- Er is een (digitale) duurzaamheidsverklaring van het betreffende dossier of van de systemen waarin gegevens zijn opgenomen.
- Hoe zit het met de juistheid van metadata die is opgenomen, alsmede de toepassing (of het ontbreken daarvan) van het selectiecriterium bewaren/vernietigen? Indien expiratiemomenten, zoals vervallen na het belang, aan de orde zijn, een check uitvoeren op het goed vastleggen van die gegevens.
- Hoe zit het met de herstel- en verbeteropdrachten die tijdens het onderzoek zijn gegeven rondom dit dossier en de informatievoorziening in het algemeen?
Voer deze werkzaamheden bij voorkeur uit in opdracht van de zorgdrager en de bestuurder die ook de rapportage gaat ontvangen. Zet, waar mogelijk, eigen capaciteit uit de lijnorganisatie in bij de toetsing in samenwerking met de kwaliteitsmedewerker en/of de controller van de organisatie.
Uiteraard wordt publicatie van uw resultaat in Od op prijs gesteld.
