1 maart 2011

Het E-depot als avontuur

image for Het E-depot als avontuur image

Het boek is een samenvoeging van diverse artikelen die in de bladen ‘Archievenblad’ en ‘Od’ zijn verschenen met op het eind een zekere conclusie en een stand van zaken. De chronologie uit de bladen is ook in het boek gebruikt, wat het lezen vergemakkelijkt. Het is een behapbare uitgave (127 pagina’s), waar je zeker tijd voor kunt vinden als je geïnteresseerd bent om meer te weten te komen over E-depots.

Het boek is een samenvoeging van diverse artikelen die in de bladen ‘Archievenblad’ en ‘Od’ zijn verschenen met op het eind een zekere conclusie en een stand van zaken. De chronologie uit de bladen is ook in het boek gebruikt, wat het lezen vergemakkelijkt. Het is een behapbare uitgave (127 pagina’s), waar je zeker tijd voor kunt vinden als je geïnteresseerd bent om meer te weten te komen over E-depots.

Richting
Interessant is de richting die het vakgebied lijkt te kiezen. Rotterdam bijvoorbeeld kiest ervoor afgedane zaken (afgesloten dossiers) zo snel mogelijk op te nemen in het cultuurhistorisch domein. Dat betekent voor de archivaris een stap nader tot de bedrijfssituatie en voor de DIV’er een directe connectie met de archivaris. Of die situatie in de toekomst op die wijze verder vorm krijgt, zal moeten blijken. Wel zijn er leuke uitdagingen met nieuwe functies, zoals een e-conservator, een authority files beheerder, een e-auditor. Het E-depot wordt geheel gebaseerd op het model OAIS (Open Archival Information System), wat tussen de oren moet komen van ieder die zich in dat systeem bemoeit met het archiveren van e-documenten (of volgens het boek: digitale informatieobjecten).

Voor studenten archiefbeheer/record keeping is het boek een handig naslagwerk, waarin je kunt lezen hoe moeizaam een E-depot tot stand kan komen in organisaties, dat je het zeker niet alleen kunt, dat je het wiel niet opnieuw moet proberen uit te vinden en dat de techniek, hoewel onontbeerlijk, secundair is. Een E-depot is blijkens het boek zeker niet iets voor de archivaris, die zijn werkplezier vindt in werken met ‘oud papier’ en ook niet voor de registratuurmedewerker (de ‘oude’ DIV’er).

Palet
Het boek spreekt van een digitale revolutie en beschrijft een zekere vermenging van DIV’er, ICT’er en archivaris en komt uit op de daadwerkelijk realisatie van het recordcontinuümmodel.

Vragen en stellingen die in het boek terugkomen zijn:

  • Wie beheert de metadata zodat informatieobjecten voorgoed en duurzaam toegankelijk zijn?
  • We willen regelgeving waar we ons op kunnen baseren; een informatiewet.
  • We willen werken met open source; werkende koppelingen.
  • Is er nog een mens nodig bij een digitale balie?
  • Werk samen met de buren, ondanks dat opslagruimte geen issue is.
  • Definieer de begrippen en communiceer dat, zodat we allemaal hetzelfde bedoelen.
  • Gebruik het model OAIS, de kwaliteitseisen ED3, een standaard als ISAD(G).
  • Is het wel handig om drie versies (OAIS-systematiek) van het informatieobject te bewaren?
  • Recordcontinuüm zorgt voor eenmalige en volledige vastlegging en dus duurzame toegankelijkheid.
  • Communiceer met anderen om kennis te verbreden en te verdiepen, maak dus gebruik van de social media.
  • Leren wordt integraal onderdeel van het dagelijks werk!

Raak je enthousiast of gewoon geïnteresseerd? Pak dan het boek ter hand, kies uit het palet van nieuwigheden datgene wat je aanspreekt en ga daarmee aan de slag om gezamenlijk het digitale informatieobject te redden van de ondergang. Positief geformuleerd – waarmee recht gedaan wordt aan mensen die enthousiast aan de slag zijn met het E-depot – om gezamenlijk het digitale informatieobject toegankelijk te hebben en te houden voor allen die daar nu en in de toekomst over willen beschikken.

 

hvanrijn@gmail.com


1 ‘Het E-depot als avontuur’ van Dr. P.J. Horsman en R.W. Spork.

Archiefschoolschrift 2, te bestellen via www.archiefpublicaties.nl (€21,50).