1 april 2010

Het e-depot van het Nationaal Archief

image for Het e-depot van het Nationaal Archief image

In 2006 constateerde de evaluatiecommissie van de ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden het al. Het waarborgen van de toegankelijkheid en beschikbaarheid van informatie is alleen mogelijk, wanneer direct Herbert Koopmanaan het begin van digitale werkprocessen en bij het ontwerp van informatiesystemen rekening wordt gehouden met standaarden voor creatie, beheer en gebruik van informatie (archiefbescheiden).

In 2006 constateerde de evaluatiecommissie van de ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden het al. Het waarborgen van de toegankelijkheid en beschikbaarheid van informatie is alleen mogelijk, wanneer direct Herbert Koopmanaan het begin van digitale werkprocessen en bij het ontwerp van informatiesystemen rekening wordt gehouden met standaarden voor creatie, beheer en gebruik van informatie (archiefbescheiden). Alleen het hebben van een e-depot is niet voldoende.

Op rijksniveau zijn inmiddels gemeenschappelijke afspraken gemaakt en is het toepassingsprofiel metagegevens rijksoverheid vastgesteld.1 Dit zijn rijksbrede afspraken over welke metagegevens (informatie over de informatie) minimaal nodig zijn en over de manier waarop die gegevens binnen de rijksoverheid worden vastgelegd. Het profiel is gebaseerd op de Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (de ‘Richtlijn’). Ze bieden samen een goed uitgangspunt voor uitwisseling van informatie en voor toegankelijkheid van archieven.

Digidoc
Bij de ontwikkeling van het e-depot wordt nauw samengewerkt met archiefvormers en archiefinstellingen uit de gehele informatieketen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is een van die partners. Samen hebben BZK en het Nationaal Archief een pilot uitgevoerd, gericht op de overdracht van archieven aan het Nationaal Archief. BZK is in vergelijking met andere ministeries klein van omvang. Dit is een voordeel bij het implementeren van nieuwe ontwikkelingen. Automatisering en later digitalisering hebben bij BZK altijd een voorname rol gespeeld mede door de interdepartementale coördinerende rol van BZK voor de informatiehuishouding van het Rijk. BZK heeft zijn klassieke archief in de papieren vorm op orde. In 2004 is gestart met de invoering van een documentmanagementsysteem met een workflow. Dit systeem, Digidoc, is inmiddels succesvol geïmplementeerd. Ondertussen nam het digitale archief in omvang toe en begon het besef te ontstaan dat ook digitaal archief toegankelijk en goed beheerd moet worden. Toen BZK met het Nationaal Archief in contact trad om substitutie te vragen voor het papieren archief werd de basis voor samenwerking gelegd.

Expertise
In het najaar van 2008 tekenden BZK en het Nationaal Archief de intentieverklaring voor de pilot. BZK wilde met de pilot bereiken dat de functie ‘Overdracht van digitale archieven aan het Nationaal Archief’ een onderdeel van het documentmanagementsysteem Digidoc zou worden. Geheel volgens de gedachte ‘eenmaal ontwikkelen, meervoudig gebruiken’. Hiermee wordt het mogelijk dossiers die in Digidoc zijn opgenomen, direct na afsluiting in beheer te geven bij het Nationaal Archief. De dossiers worden geëxporteerd naar het e-depot-systeem en vanaf dat moment duurzaam beheerd door het Nationaal Archief. Deze dienst staat los van de archiefwettelijke verplichting om archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen over te dragen aan het Nationaal Archief. Onderzocht moest worden of deze functie zo zou kunnen worden ingericht, dat na de overdracht van het beheer aan het Nationaal Archief het materiaal inzichtelijk bleef en correct beheerd werd conform de eisen van het ministerie. BZK heeft met de digitalisering ook ingezet op transparantie naar de buitenwereld, integratie tussen de verschillende systemen en samenwerking met andere ministeries. Belangrijk punt voor de samenwerking met het Nationaal Archief was de kostenoverweging. Het ontwikkelen van een e-depot kost het nodige en door samen te werken kunnen de kosten aanzienlijk worden gereduceerd. Om digitaal archief goed te kunnen beheren en blijvend toegankelijk te houden is expertise nodig. Het Nationaal Archief heeft die expertise, ontwikkelt deze door en kan een blijvende toegankelijkheid garanderen. BZK zou deze kennis moeten gaan opbouwen en dat wordt niet als een wenselijke ontwikkeling gezien.

Metadata
In januari 2009 werd het pilotprojectplan vastgesteld. Tijdens de pilot lag de focus op het ontwikkelen van uniforme procedures en processen voor de overdracht en het beheer van digitaal archiefmateriaal, in de lijn van scenario twee van het project Digitaal Depot van het Nationaal Archief. In dit scenario verzorgt het Nationaal Archief het beheer en het behoud van digitaal archiefmateriaal dat niet meer direct in de werkprocessen gebruikt wordt. Het gaat hierbij niet om een vroegtijdige overdracht in de zin van de Archiefwet, maar om het in beheer geven van het semistatisch archief. Dit materiaal blijft dus onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vallen en niet onder de Archiefwet. Van groot belang hierbij is dat het materiaal beschikbaar moet worden gehouden voor de zorgdrager. Het Nationaal Archief voert als beherende organisatie het preservation-beleid uit op het materiaal. Het Nationaal Archief heeft de kennis, organisatie en systemen om de zorg voor de digitale archieven van de departement over te nemen. Wel blijft het departement eindverantwoordelijk voor het onder het regime van de Wob overgebrachte archief, totdat het uiteindelijk vernietigd wordt dan wel overgaat naar het Nationale Archief conform de Archiefwet. Uit de pilot zijn een aantal belangrijke aandachtspunten naar voren gekomen. Zo is bijvoorbeeld het in kaart brengen van de metadata een interessante, maar intensieve activiteit en moet hiervoor voldoende tijd worden gereserveerd in het overdrachtsproces. Op basis hiervan kunnen structuren tussen archiefvormer en archiefinstelling goed op elkaar worden afgestemd. Inmiddels kan gesproken worden over een succesvolle pilot en is het eerste dossier door BZK in beheer gegeven bij het Nationaal Archief.

 

Herbert Koopman
Herbert.Koopman@minbzk.nl

Ruud Yap
ruud.yap@nationaalarchief.nl

Herbert Koopman werkt bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Ruud Yap bij het Nationaal Archief.


1 Zie: http://www.kennislab.info/e-overheid-2.0/live/binaries/kennislab/pdf_bestanden/091210-toepassingsprofiel-metagegevens–v1-0-.pdf