20 december 2012

Het effect van een prijs!

image for Het effect van een prijs! image

Uit het juryrapport

Uit het juryrapport
“Bij deze organisatie was sprake van een professionalisering en ontwikkeling van alle teamleden, elk naar zijn of haar vermogen. De organisatie onderscheidde zich door een innovatieve kwaliteitsmethodiek waarmee de nieuwe rolverdeling tussen de medewerkers van de organisatie en de DIV-afdeling na invoering kan worden gemonitord. Zoals bij alle drie de finalisten waren ook hier de klanten bijzonder tevreden over de dienstverlening, maar wat wel bijzonder was: hier vonden de klanten die zeer positief over het digitale werken spraken, dat DIV eigenlijk wel wat strenger zou mogen zijn. Het tekent de goede harmonie, die de bereikte resultaten mogelijk maakte. De jury is onder de indruk van de professionele manier waarop resultaten zijn en worden bereikt.”

Waterschap Brabantse Delta volgt de winnaar van vorig jaar, de Autoriteit Financiële Markten (AFM), op. De redactie van Od is benieuwd wat het winnen van zo’n prijs doet met een afdeling en vraagt zich af in welke mate het leven van een DIV’er er leuker op wordt. Hiervoor stelden we een aantal vragen aan de winnaar van dit jaar en de winnaar van vorig jaar, respectievelijk Jolanda Brekelmans-Nooijens (BD) en Edwin Driessen (AFM).

Op welke wijze hoop je dat de prijs gaat bijdragen aan de rol van je team binnen je eigen organisatie?
BD: In eerste instantie hoop ik dat de prijs een positieve stimulans geeft aan de gebruikers (500 medewerkers) die het iedere dag toch maar weer doen, het digitaal en zaakgericht werken en archiveren. Daarom hebben we hen the day after ook getrakteerd op taart!

De rol die daarbij past voor DIV is die van opleiding, monitoring en advisering. Maar ook op tactisch en strategisch niveau schuiven we steeds vaker aan tafel bij het project- en lijnmanagement om vanuit informatiebeheer mee te denken in de optimalisatie van bedrijfsprocessen en de dienstverleningsaspecten. Daarmee komt de burger in beeld en dat is degene waarvoor we het als overheidsorganisatie uiteindelijk allemaal doen.
AFM: Het winnen van de prijs was vooral een bevestiging dat we op de goede weg waren en werkte ook als een steuntje in de rug voor het projectteam. Het prijswinnende project ‘Orde in Zaken’, waarin onderwerpen als zaakgericht werken, recordmanagement, documentgenerator, nieuw DMS bij elkaar kwamen, onderscheidde zich doordat het voor het overgrote deel een door DIV geleid project was. Hieruit spreekt een groot vertrouwen van de organisatie in de kunde van DIV en droeg het bij aan een positieve verandering van de beeldvorming van DIV!!

Op welke wijze hoop je dat je klanten je gaan zien?
BD: Als een professionele club die vanuit het concept van digitaal en zaakgericht werken met hen meedenkt om hun werk goed te kunnen doen.
AFM: Van DIV – “dat zijn toch die postkamerhelden” – is het veranderd naar DIV: “dat zijn toch die collega’s die het beheer en de ontsluiting van onze informatie gaan verbeteren”. Het afgelopen jaar zijn we zichtbaarder geworden, maar daardoor ook meer blootgesteld aan meningen. Dus hoewel we nu veel meer deelnemen aan tactische/strategische overleggremia, merken we ook dat de belangen groter zijn geworden.

Op welke wijze ga je je team de komende maanden onder de aandacht houden?
BD: Zoals we dat al deden, door actief mee te blijven denken op operationeel, tactisch en strategisch niveau en onze meerwaarde aantoonbaar in te brengen.
AFM: “Heb je een succes? Deel het dan met iedereen!!” We hebben er het afgelopen jaar voor gezorgd dat onze op drachtgever (bestuur) voor de volle honderd procent achter onze plannen zijn blijven staan. De tone at the top is namelijk onmisbaar voor het succesvol voltooien van het project. Ook hebben we de business actief betrokken bij het project door een programmamanager te vinden uit diezelfde business. Daarnaast hebben we een grote gebruikersgroep samengesteld die we hebben ingezet als ambassadeurs voor het project. Ook heeft de afdeling Communicatie een actieve rol gespeeld om de business (toezichthouders) te blijven betrekken bij en informeren over het project.

Hoe ziet je team/dienstverlening er over vijf jaar uit?
BD: We zitten nu in de ideeënvorming om Brabantbreed over vijf jaar met drie waterschappen al onze gebruikers (ongeveer duizend) op een eenduidige manier te kunnen ondersteunen met digitaal en zaakgericht werken en archiveren. Daar hoort dan één professioneel Brabantbreed team bij, waarin de DIV- en ICT-deskundigheid geborgd zijn en waarmee de aansluiting met de werkprocessen en dienstverlening is gelegd.
AFM: De komende jaren zullen een verdergaande professionalisering en specialisatie laten zien van team DIV en het vakgebied waarin we binnen de AFM opereren. Het vakgebied zal dichter tegen het primaire proces aanzitten of zelfs zijn geïntegreerd. Team DIV zal een beheerorganisatie zijn geworden waarin alle aspecten van informatiebeheer in onder zijn gebracht.

Edwin.Driessen@afm.nl, Edwin Driessen redactielid Od.