Het nieuwe leren

Archiveren deden we al toen het woord ICT nog niet bestond. De archiefwereld kent dan ook een lange historie. Dat heeft geresulteerd in een groot aantal richtlijnen, handboeken, normen en oplossingen. Veel daarvan is ontstaan toen dossiervorming en archiefbeheer nog gingen over het verzamelen, registreren, ordenen en bewaren van papier. Inmiddels zitten we midden in de transitie naar digitaal archiveren. De uitgangspunten blijven hetzelfde, want de Archiefwet bestaat nog steeds, maar bestaande werkwijzen verliezen hun waarde.

We zijn bezig te ontdekken wat we in die nieuwe digitale wereld nodig hebben. Edepots zijn daarvan een voorbeeld. Er zijn meer proefprojecten dan uitgekristalliseerde oplossingen. Overheden zijn zoekende, samen met leveranciers en adviesbureaus. Gezamenlijk zijn we vooral onderweg.

Ook de maatschappij verandert en daarmee wat die van ons vraagt, zoals bij het thema openbaarheid. De kabinetsvisie Open overheid uit 2013 formuleert het landelijke beleid daarvoor. Dat beleid van nu al weer ruim drie jaar oud houdt in dat de overheid streeft naar actieve openbaarmaking van overheidsinformatie volgens het principe ‘openbaar, tenzij’. Vrijwel geen overheid geeft daar al goed invulling aan. Wat er op dit vlak wel gebeurt, is vaak nog zodanig handwerk dat dat bij grotere aantallen niet goed is vol te houden.

Op 25 mei 2016 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Het scherpt de bestaande privacywetgeving aan. Vanaf 25 mei 2018 gaat de Autoriteit Persoonsgegevens de AVG handhaven. Hieraan voldoen wordt eveneens een lastige uitdaging, onder meer omdat overheden dit moeten combineren met het zojuist al genoemde openbaarheid maken van informatie.

Een nog recenter vraagstuk is de betrouwbaarheid van informatie op internet. Een goed geïnformeerde samenleving is van belang voor zowel het gezag van de overheid als het functioneren van ons democratisch bestel.¹ Wat moet in die context de rol van de overheid zijn als burgers denken dat iets waar is, omdat het op Facebook staat? Ook daarmee moet de overheid aan de slag.

Ontdekkingsreis
Veranderingen zoals hiervoor geschetst vergen dat we op ontdekkingsreis gaan, voorbij de grenzen die we gewend waren. Het betekent opnieuw leren én blijven leren. Dat was al de conclusie in een brochure uit 2014 van Brain, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland met de titel ‘Leren als levensstijl’.² Het was een manifest over de veranderende rol van de archivaris in een veranderende wereld. De boodschap is wat de titel al samenvat: veranderen, ontdekken en leren moet een constante worden voor wie in het archiefveld actief wil blijven. Afwachten en meebewegen is niet voldoende. Wat gevraagd wordt is anticiperen, een actieve houding en de bereidheid zelf richting te geven aan de veranderingen. De echte professional zal zelfs richting moeten geven aan het eigen leerproces, zo zegt het manifest. Hij of zij zal zichzelf opnieuw moeten uitvinden, en dat niet één keer, maar telkens opnieuw. Dat wordt de competentie van de medewerker nieuwe stijl.

Gaat dat iedereen lukken? De een zal daar makkelijker in meegaan dan de ander. De eisen zullen ook verschillen. Voor een functie op academisch niveau zullen die hoger liggen dan voor lagere en meer uitvoerende functies. En het hoeft niet allemaal van vandaag op morgen. Maar de richting is duidelijk en de veranderingen gaan snel.

De Knowmad society
‘Leren als levensstijl’ is mede gebaseerd op inzichten zoals vastgelegd in het eboek ‘Knowmad Society’ van John Moravec.³ Dat stelt dat we inmiddels leven in een wereld van snelle technologische en maatschappelijke veranderingen. Dat zet het heden op losse schroeven en maakt de toekomst onzeker. Het vraagt ook om een nieuw type medewerker. Die schrikt niet van veranderingen en nieuwe techniek, maar omarmt ze. Die medewerker geeft al ontdekkend en lerend zelf richting aan de veranderingen én aan zichzelf. John Moravec noemt dat een nomadic knowledge worker. Zijn of haar taken wisselen en zijn minder afgebakend. De rode draad in de ontwikkeling van deze medewerker is vooral kennis. Het is iemand die – met de genoemde nieuwe techniek – overal kan werken en samenwerken en die innovatief is. In de Nederlandse archief wereld is inmiddels een beweging actief die zich laat inspireren door dit gedachtegoed van John Moravec. Zij noemen zich ‘Archiknowmads’.⁴

De Agile-methode
Zijn er parallellen aan te wijzen? Ja zeker, zelfs op terreinen die nauw verbonden zijn met informatieen archief beheer. Zo wordt software voor informatieen archiefbeheer ontwikkeld binnen het vakgebied Systeemontwikkeling. Dat gebeurde jarenlang volgens de zogenoemde watervalmethode. Daarbij werden alle wensen en specificaties eerst uitgeschreven in een gedetailleerd ontwerp of bestek. Dat schepte duidelijkheid voor de programmeurs. Eenmaal vastgesteld hoefden die nergens meer op terug te komen. Bij de oplevering van een informatiesysteem zagen de gebruikers dan het resultaat. De aanpak was niet flexibel en het leidde tot ontevreden gebruikers. Die hadden zich moeten vastleggen op een moment dat zij ook nog met vraagtekens zaten. Tegenwoordig staat daar de Agilemethode voor systeemontwikkeling tegenover. Agile staat voor ‘wendbaar’, ‘flexibel’. De aanpak is incrementeel (stapsgewijs werken aan delen van de oplossing) en iteratief (herhalen van stappen). Per stap wordt het resultaat getoond aan de (toekomstige) gebruikers. Hun feedback wordt direct verwerkt. Zo volgen programmeurs en gebruikers samen een route die leidt naar een praktische en goed werkende oplossing.

Stapsgewijs: eigen ervaring van de auteur
Vanaf begin 2014 werkte ik gedurende anderhalf jaar aan twee thema’s van NORA, de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Dat waren Zaakgericht werken (http://www.noraonline.nl/wiki/Zaakgericht_Werken) en Duurzame toegankelijkheid (http://www.noraonline.nl/wiki/Duurzame_Toegankelijkheid).
Ik begon niet met het schrijven van een omvangrijk document om dat na een half jaar als pdf op noraonline te plaatsen. Ik had kennis, verzamelde kennis, kreeg feedback, stemde af en tekende architectuurplaten. Wat ik op die manier ‘s morgens uitwerkte stond ’s middags op internet. Ook verzamelde en beschreef ik praktijkvoorbeelden. Bij KING werk ik nu aan een aanvulling (Addendum) op de gemeentelijke Baseline informatiehuishouding. Die baseline is in 2011 ontwikkeld. Dat leverde toen een paar omvangrijke documenten op. Die staan nog steeds als onderdeel van GEMMA, de referentiearchitectuur voor de gemeenten in Nederland, op gemmaonline (http://www.gemmaonline.nl/index.php/Uitwerking_Informatie-_en_archiefbeheer). Maar de genoemde aanvulling daarop ontstaat nu stapsgewijs. Inhoud zet ik direct op internet, als concept, waarna er interactie ontstaat met gemeenten en andere meedenkers.
Zo bezig zijnde zag ik op enig moment de parallel met hoe steeds vaker geautomatiseerde informatiesystemen worden ontwikkeld volgens de Agilemethode. De discussie over het wetsvoorstel Open overheid (Woo) deed bij mij een tweede kwartje vallen: kan ook zo’n wet niet beter stapsgewijs en met eerst proefprojecten worden ingevoerd? En wat blijkt? Dat is nu ook het advies bij een recente impactanalyse van de Wet open overheid (Woo).

De impact van een nieuwe wet

Niet zelden is er bij een nieuwe wet meer discussie over de impact van de wet dan over het doel ervan. Alvorens een nieuwe wet te implementeren, maken overheden daarvoor plannen en starten ze met het ontwikkelen van de oplossingen die nodig zullen zijn, zoals nieuwe werkprocessen en informatiesystemen. Is de wet eenmaal van kracht en de implementatie ervan afgerond, dan is het maar de vraag of wat is bedacht en ontwikkeld, ook werkt zoals bedoeld. Als wat mis kan gaan, pas dán zichtbaar wordt, levert dat een probleem op voor zowel de overheid als de samenleving, op een moment waarop juist het tegenovergestelde was beoogd. Want de wet zou een probleem oplossen.

De Woo
Het initiatiefwetsvoorstel Open overheid (Woo) is zo’n voorbeeld van weinig discussie over het principe, maar wel veel discussie over de kosten en uitvoerbaarheid. Die zijn eerder door veel partijen ingeschat als omvangrijk (de kosten) en lastig (de uitvoerbaarheid).⁵ Dat leidde al tot beperkte aanpassingen van het voorstel en enige fasering (niet alles tegelijk), zoals bij het geplande online register (eerst proefprojecten opzetten). De wetgever zou daarin verder kunnen gaan, met een raamwerkwet, om dat raamwerk vervolgens vooral stapsgewijs in te vullen, met meer onderdelen waarmee eerst wordt proefgedraaid. Ontdekken waar de burger in de praktijk behoefte aan heeft, past daar ook bij. Want het voorstel zegt nu dat overheden álles dat zij ‘ter behandeling ontvangen’, moeten opnemen in een online register.⁶ Daar zal veel bij zitten waar niemand in geïnteresseerd is.

Impactanalyse Woo
Op verzoek van het ministerie van BZK is de Algemene Bestuursdienst van het rijk begonnen aan een impact analyse van de Woo. Het eerste rapport daarover kwam op 13 december 2016 beschikbaar en heeft als titel ‘Quick scan impact Wet open overheid (Woo)’.⁷ Het betreft de verwachte impact van de wet op het rijk. Drie in dit verband relevante punten uit het rapport zijn:

de conclusie dat de Woo zoals die nu voorligt, niet uitvoerbaar is en tot hoge extra kosten leidt;
de constatering dat de wereld van de (overheids)communicatie en (overheids)informatie en samenhangende technologieën, complex zijn en dynamisch;
het advies om bij het doorzetten van de Woo met pilots en concrete maatregelen stapsgewijs te verkennen wat mogelijk is en wat toegevoegde waarde heeft.

Hiernaar kijkend is het de vraag of het zinvol is ook nog de geplande impactanalyse voor de decentrale overheden uit te voeren. De Eerste Kamer twijfelde al over het wetsvoorstel. Zij zal concluderen dat die twijfel terecht was. De verwachting is daarom dat de Woo in de huidige vorm niet zal doorgaan. Hij kan terug naar de tekentafel, met het mooie advies om uitdagingen als deze op een meer flexibele en ontdekkende wijze aan te vliegen.

Meer lezen over ‘het nieuwe leren’?
Daan Hertogs schreef in opdracht van Brain en gefinancierd door het programma Archief 2020 het rapport ‘Het onzekere voor het zekere nemen in een onzekere wereld’.⁸ Het is het resultaat van een onderzoek naar de leerbehoeften van het archiefveld. Als hoogste prioriteit noemt het rapport het bijeenbrengen van leerbehoeften en leerervaringen.

Ook afkomstig uit het archiefveld is het recente essay ‘Het experimentele archief’, geschreven door Albert Meijer, hoogleraar Publieke Innovatie, in opdracht van het programma Archief 2020.⁹ Hij beschrijft een ‘Archief Innovatie Ecosysteem’. Kernbegrippen daarin zijn veranderen, experimenterend leren en continue innovatie.

Het boek ‘Agile talent’ van Ralf Knegtmans gaat ook over leren maar dan in de context van het selecteren van toptalent. 10 Ook hierin wordt vastgesteld dat veranderingen dwingen tot leren en blijven leren. Het bekende ‘Peter principe’ zegt dat medewerkers promoveren tot het niveau van hun eigen incompetentie. Dat moeten we volgens Knegtmans aanvullen met een struggle for life-principe. Medewerkers die zich niet aanpassen en onvoldoende leervermogen hebben, zullen incompetent worden voor hun eigen baan.

Het nieuwe leren stelt eisen
Het nieuwe leren bestaat uit ontdekken, opnieuw leren en blijven leren. De noodzaak daartoe volgt uit wat veranderingen, hier in de context van DIV en archief, van ons vragen. Dat nieuwe leren stelt eisen aan mensen. Dat ligt – begrijpelijkerwijs – gevoelig. Enerzijds vraagt dat om een voorzichtige benadering. Anderzijds is het ontlopen van die uitdaging geen optie. Want de veranderingen gaan door. Zowel medewerkers als hun managers zullen ermee aan de slag moeten. Rondkijken naar wie daarbij vooropgaan – ze zijn echt te vinden – kan daarbij helpen. Dat is bovendien helemaal in de geest van wat hier is beschreven.

adrie.spruit@kinggemeenten.nl, Adrie Spruit is medewerker van KING, zelfstandig adviseur en actief lid van de landelijke Archiknowmadsbeweging.

1 Zie ook: http://publiekdenken.nl/partners/king/kijk-naar-de-burger/ en http://www.esocietyinstituut.nl/wp-content/uploads/2016/11/Mulder-Hartog-2015-Maatschappelijke-Informatievoorziening.pdf.

2 Zie: http://www.archiefbrain.nl/downloads/manifest_def.pdf.

3 Zie: https://educationfutures.com/books/knowmadsociety/download/KnowmadSociety.pdf.

4 Zie: de groep Archiknowmads op https://www.pleio.nl.

5 Zie bijvoorbeeld het videoverslag op: https://www.youtube.com/watch?v=rrb5cmhxXJg van de door de Eerste Kamer georganiseerde expertmeeting over het wetsvoorstel Woo.

6 Zie artikel 3.2 lid 1 en 2 van het per 19 april 2016 gewijzigde wetsvoorstel op: http://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/33328_initiatiefvoorstel_voortman.

7 https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/detail?id=2016D49422&did= 2016D49422.

8 Zie: https://archief2020.nl/downloads/onderzoek-leerbehoeften.

9 Zie: http://www.nationaalarchief.nl/actueel/nieuws/het-experimentele-archief-leidraad-spannende-dialoog.

10 EAN: 9789047009832.