1 april 2009

Het Omgevingsloket: opmaat naar ketenarchivering?

image for Het Omgevingsloket: opmaat naar ketenarchivering? image

Hoe werkt het? 

Hoe werkt het? 
Jacques Duivenvoorden en Marc de RooijIn het kader van de lastenverlichting voor burgers en administratieve vereenvoudiging kunnen burgers en bedrijven vanaf 2010 op een eenvoudige manier elektronisch omgevingsvergunningen aanvragen, en wel via het Omgevingsloket. De gemeente blijft het loket (balie, telefoon, internet). Aanvragers die elektronisch een vergunning willen aanvragen zal de gemeente (of provincie) doorverwijzen naar hun Omgevingsloket online. Omgevingloket online is dan ook geen website van VROM. Je komt er vanzelf via de websites van het aangesloten bevoegd gezag: gemeenten, waterschappen, provincies en Rijk.  De vereenvoudiging zit hem in twee aspecten: ten eerste wordt de aanvrager via beslisbomen naar de juiste vergunnings(aanvraag) geleid. Een vergunningcheck helpt een burger of ondernemer te bepalen of een omgevingsvergunning nodig is en zo ja voor welke activiteiten (kappen, bouwen, monumenten, milieu). Ten tweede kan de vergunning via het digitaal loket worden aangevraagd door het formulier in te vullen en bijlagen bij te voegen. Het landelijke formulier zal de bestaande landelijke, gemeentelijke en provinciale formulieren vervangen. Men wordt dus geholpen het juiste aan te vragen en de aanvraag komt ook vanzelf bij het bevoegd gezag terecht. 
Wat niet verandert zijn de criteria op basis waarvan een vergunning wordt verleend. De behandelende instanties zullen gaan samenwerken om als één overheid een vergunning te beschikken. 

Verplicht gebruik formulieren
Alle bestaande formuleren kunnen de prullenbak in, want de formulieren van het loket moeten gebruikt worden. Er is geïnventariseerd dat er op dit moment ruim tweeduizend verschillende formulieren bestaan. Gemeenten hoeven niet meer zelf formulieren te ontwikkelen. 
Dit biedt ook mogelijkheden voor de medewerkers bij de frontoffice van een gemeente, want ook deze kan via het Omgevingsloket een formulier uitprinten of invullen met de aanvrager of de vergunningcheck gebruiken bij het helpen van burgers of ondernemers met vragen. Het op papier aanvragen van een vergunning blijft dus ook mogelijk.

Bijlagen – bestandsformaten
Naast een formulier zullen dikwijls bijlagen ingediend moeten worden. Dit roept de vraag op: kun je eisen stellen aan het te gebruiken format? Dit wordt opgelost doordat alle bestandsformaten ingediend mogen worden. Een convertor zet alles om naar een archiefwaardig pdf-formaat. Daardoor gaat de functionaliteit van bijvoorbeeld de tekeningen niet verloren. Het lezen van de bestanden kan met behulp van een CAD Viewer. Met een bewerkingstool kunnen tekeningen worden aangepast door de diverse behandelaars. Het originele bestand blijft intact, de bewerkingen vormen als het ware nieuwe lagen bovenop het bestand. 

Statusinfo niet verplicht
Uiteindelijk zou VROM het prachtig vinden wanneer elk aangesloten bevoegd gezag ook de backofficesystemen zou koppelen aan het Omgevingsloket. Hierdoor zouden aanvragers op ieder moment de status van hun aanvraag kunnen zien. Het zal evenwel nog lange tijd duren voordat dit gemeengoed is, is de verwachting. Het geven van statusinformatie is niet verplicht. Daarnaast helpt een koppeling overheden om efficiënter te werken. Informatie van de aanvrager ofwel de zaak hoeft niet apart in de backofficesystemen van overheden te worden ingevoerd.

Workflow aanvraag
Het omgevingsloket is een doorgeefluik. De aanvraag is plaats- of websiteonafhankelijk. Je kan overal je aanvraag indienen, via welke website dan ook (je zit altijd in dezelfde website) en de aanvraag komt terecht bij het benodigde bevoegd gezag. 
De aanvrager heeft tot het moment van indiening toegang tot zijn aanvraag. Daarna kan de aanvrager in zijn aanvraagdossier zien wat de status is en kan de aanvrager op verzoek eventuele aanvullende informatie toevoegen aan het dossier. Dit betekent dus eigenlijk dat er een gedeeltelijk online overheidsarchief in het leven wordt geroepen. Vooral voor DIV’ers roept dit onmiddellijk allerlei vragen op (zie verderop in dit artikel).
De aanvraag komt vervolgens via de mailbox binnen bij het bevoegd gezag. Ook weer een interessant DIV-aspect! Het mailtje is een signalering van de aanvraag, het aanvraagformulier (een pfd) met een link naar de bijlagen.

Verstrekking papieren vergunning
De uiteindelijke verstrekte vergunning gaat niet via dit loket, noch via de website van het gevoegd gezag. Uiteindelijk zal dit natuur lijk wel gaan gebeuren, maar hiervoor moeten nog veel (vooral juridische) zaken worden geregeld. De vergunning wordt door het bevoegd gezag de komende tijd nog op papier en met handtekening verstrekt.

Vergunningscriteria
De vergunningscriteria blijven zoals ze nu zijn. Omgevingsloket online en Wabo veranderen alleen het proces. Het kan dus nog steeds zo zijn, dat je in Amsterdam wel een kapvergunning krijgt, maar in Rotterdam niet bij gelijke omstandigheden. Gemeenten kunnen ook lokale indieningsvereisten toevoegen aan het formulier. Wel is het de bedoeling om het geheel te harmoniseren.
Vanwege deze beleidsruimte zullen de criteria voor verlening blijven afwijken. Ook heeft dit gevolgen voor de vragen die aan de aanvrager worden gesteld. Er zal in die zin dus niet altijd en overal hetzelfde formulier worden gebruikt: er is plaats voor locale toevoegingen. Het bevoegd gezag kan zelf extra vragen toevoegen, maar moet dit gedeelte ook zelf beheren.

Stand van zaken
Na diverse pilots heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg als eerste gemeente het Omgevingsloket online in gebruik genomen. Het loket wordt in eerste instantie nog niet voor alle vergunningen, die straks onder het begrip ‘omgevingsvergunning’ vallen, gebruikt. Er is gestart met de zogenaamde BRIKS-vergunningen (Bouw, Reclame, Inrit, Kap, Sloop) en vergunningen en meldingen in het kader van het Gebruiksbesluit (brandveiligheid).
Verder zijn op dit moment dertig gemeenten bezig om het goede voorbeeld van Leidschendam-Voorburg te volgen. VROM hoopt hiermee overheden voldoende tijd te bieden om aan te sluiten op het Omgevingsloket en ervaring op te doen met elektronisch werken, voordat de wet formeel van kracht wordt. Dat reduceert complexiteit, want de invoering van de Wabo zelf vraagt al veel voorbereiding van overheden op het vlak van samenwerkingsafspraken en opleiding van medewerkers.
Er wordt nadrukkelijk naar gestreefd om oplossingen van de ene instantie ook door anderen te laten gebruiken. VROM bevordert expliciet samenwerking en kennisdeling.

Beveiliging
Natuurlijk moeten de gegevens goed beveiligd worden. Er zijn twee soorten beveiliging: technische beveiliging tegen hackers en procedurele, zoals het opstellen van autorisatieprotocollen (wie mag bij welke informatie?).
Autorisaties worden geregeld via de website. Het loket regelt de autorisaties voor het bevoegd gezag, dus bijvoorbeeld de gemeente. De gemeentes organiseren vervolgens zelf hun interne autorisaties. Om een aanvraag te kunnen indienen dient eerst DigiD te worden ingevoerd. Dit trouwens niet alleen voor burgers, maar ook voor bedrijven (een weliswaar bestaande mogelijkheid, maar eentje die tot heden amper wordt gebruikt of bekend is).

DIV-aspecten
Je kunt als bevoegd gezag kiezen of je de documenten laat staan bij het Omgevingsloket online of toch liever download naar de eigen omgeving. Er is geen technische noodzaak om documenten in eigen systeem te zetten, want het internetarchief is goed beveiligd en wordt beheerd. Het wordt natuurlijk wel ingewikkeld om een compleet dossier op te bouwen. En wie beheert dat? Sterker: van wie is de informatie eigenlijk?
Het Omgevingsloket online stelt gereedschap ter beschikking. Het loket is van de gemeenten of het bevoegd bezag. Het loket is niet van VROM, want bij VROM worden geen vergunningen aangevraagd. Dus is de informatie die in het Omgevingsloket online bewaard wordt niet van VROM. Het bevoegd gezag mag de dossiermodule gebruiken, maar meedoen is niet verplicht. 
De archiveringsvraagstukken bleken zo ingewikkeld dat de VNG heeft verzocht om het advies van een gezaghebbend orgaan. VROM heeft vervolgens advies gevraagd aan het Nationaal Archief. Een advies om reikhalzend naar uit te kijken!

Implementatie 
Wat moet een gemeente nu precies doen om aan te sluiten op het Omgevingsloket online?
Dat moet niet onderschat worden. Er gaat best veel werk inzitten:

  • technische zaken regelen, 
  • lokale beheerder aanstellen en installeren,
  • nadenken over eigen werkprocessen,
  • (externe) adviseurs toegang verlenen,
  • intern digitaal gaan werken: aanvragen beoordelen via scherm (of blijft er toch een plotter en printer nodig?).

Dit laatste aspect wordt beoordeeld als het moeilijkste. Veel energie moet gestoken worden in het opleiden van medewerkers en in het laten landen van digitaal werken binnen organisaties. Hiermee raak je aan aspecten van de organisatiecultuur, en we weten allemaal hoe weerbarstig die is.
Ook voor de DIV’ers gaat veel veranderen. In ieder geval de verandering van fysiek naar digitaal, maar daarnaast in veel gevallen ook de verandering van achteraf naar vooraf archiveren! En nadenken hoe de nog bestaande papieren documentenstromen te harmoniëren met de nieuwe digitale stroom. Gaan we ook aan de poort bij het fysieke kanaal digitaliseren (aan de balie scannen?).  Volop uitdagingen en kansen dus! De Wabo geeft een druk van buiten en daarmee een sense of urgency om een grote stap te zetten in de richting van digitaal werken en digitaal DIV’en.

Gert-Jan de Graaf, hoofdredacteur Od, Gertjan.degraaf@dino4.nl
Esther Maes, redactielid Od, e.maes@brw.denhaag.nl