1 september 2011

Het PDF/A Competence Center Benelux is er voor u

image for Het PDF/A Competence Center Benelux is er voor u image

In 2010 werd de Benelux-afdeling van het PDF/A Competence Center opgericht. Oorspronkelijk is het center een initiatief uit Duitsland waar al zeer kort na de publicatie van ISO 19005, oftewel PDF/A, werd vastgesteld dat het bevorderen van kennis en uitwisselen van ervaringen op het gebied van langetermijnarchivering op basis van PDF/A in een grote behoefte kan voorzien. Het PDF/A Competence Center is geen club van individuele eindgebruikers, maar bestaat volledig uit software- en consultancybedrijven.

In 2010 werd de Benelux-afdeling van het PDF/A Competence Center opgericht. Oorspronkelijk is het center een initiatief uit Duitsland waar al zeer kort na de publicatie van ISO 19005, oftewel PDF/A, werd vastgesteld dat het bevorderen van kennis en uitwisselen van ervaringen op het gebied van langetermijnarchivering op basis van PDF/A in een grote behoefte kan voorzien. Het PDF/A Competence Center is geen club van individuele eindgebruikers, maar bestaat volledig uit software- en consultancybedrijven. Tot de deelnemende bedrijven in de Benelux behoren onder andere Adobe, DO Consultancy, Document Dialog, Four Pees, Holland Ridderkerk, Livnara.

Bestaansrecht
In Nederland is de scope van PDF/A breder dan alleen langdurige documentarchivering. Door de plaatsing op de lijst met open documentstandaarden van het Bureau en Forum Standaardisatie (BFS) in 2008 wordt PDF/A ook ingezet voor publicatiedoeleinden binnen het werkgebied van de overheid. Voor PDF/A geldt inmiddels het zogenaamde ‘pas toe of leg uit’ (comply-or-explain) -principe, hetgeen betekent dat overheidsorganisaties het bestandsformaat dienen te gebruiken. Mocht dat om de een of andere reden niet mogelijk zijn, dan zal er een legitieme reden gegeven moeten worden waaruit duidelijk blijkt dat PDF/A niet het juiste bestandsformaat is voor bepaalde documenten.
Juist om die reden kent het PDF/A Competence Center in Nederland een sterk bestaansrecht en is het aanvullend op bestaande initiatieven zoals het programmabureau Nederland Open in Verbinding (NOiV), dat sinds 2007 duiding geeft over het werken met open documentstandaarden.
Ondanks alle inspanningen is het gebruik van PDF/A nog bij lange na geen gemeengoed. In het rapport ‘PDF/A – Adoptie in de breedte’ van TNO en Novay, in opdracht van Bureau Forum Standaardisatie (BFS) uit 2010, is gekeken naar de mate waarin PDF/A-1 bekend is en wordt toegepast binnen het overheidsdomein. Uit dit rapport blijkt dat ongeveer 80% van de organisaties in het overheidsdomein bekend is met de PDF/A-standaard. Slechts eenderde van deze organisaties gebruikt de standaard ook daadwerkelijk. Uit een recente steekproef, uitgevoerd door Adobe Systems Benelux, van de websites van alle ministeries en de top tien grootste gemeentes in Nederland blijkt dat de adoptie van de standaard PDF/A in 2011 nog steeds zeer laag is.

Twee toepassingen
Natuurlijk valt er ontzettend veel te weten over datgene wat er onder de motorkap nodig is om een PDF/A-document te maken, maar het is belangrijk om te realiseren dat het uiteindelijk gewoon instellingen binnen software of hardware zijn die zorgen voor een juiste conversie naar PDF/A. Er zijn twee toepassingsmogelijkheden bij PDF/A. Bij de eerste toepassing wordt slechts de visuele weergave van het document opgeslagen, wat het beste te vergelijken is met een fotokopie van een document. Een dergelijk document is conform de PDF/A- 1b standaard. Bij de tweede toepassing wordt ook de structuur en semantiek van het document correct gerepresenteerd. Dit is conform de PDF/A-1a standaard. Afhankelijk van het brondocument, het doel en de beschikbare software of hardware kan een keuze worden gemaakt voor de PDF/A-1a of PDF/A-1b variant.
Wat nogal eens wordt vergeten is dat PDF/A een belangrijke impact heeft op het creatieproces van documenten. De toepassing van PDF/A-1a vraagt namelijk van de auteur van de documenten om gedurende het creatieproces ‘nette’ documenten te maken. Dit zijn documenten met een goede structuur en met correct toegevoegde metadata. Veel organisaties zijn niet voldoende in staat om gestructureerde documenten te maken. Soms komt dit door het ontbreken van een goede huisstijl en sjablonen, maar soms zijn er ook andere oorzaken. Vaak komt nog steeds de situatie voor dat documenten digital born zijn (en dus een uitstekende kandidaat zijn voor omzetting naar PDF/A-1a), maar dat het document wordt geprint om er een handtekening op te plaatsen. Dit document wordt dan vervolgens opnieuw ingescand en kan dan logischerwijs alleen nog maar PDF/A-1b worden.
Een goede implementatie van een PDF/A-strategie biedt enerzijds de kans om te zorgen voor verdere regulering van het creatieproces van documenten. Een ander positief effect is dat door de standaardisatie van PDF/A-1 duurzame opslag met garantie van bruikbaarheid en wereldwijde ondersteuning kan worden gegarandeerd.

Voorlichting
Nu onlangs de ISO 19005-2 standaard ‘Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 2: Use of ISO 32000-1’ (PDF/A-2) gepubliceerd is, zal de noodzaak van voorlichting alleen maar toenemen. Daarin kan het PDF/A Competence Center Benelux een hoofdrol spelen.
De PDF/A-2 standaard is gebaseerd op een geavanceerdere en recentere versie van PDF, namelijk PDF 1.7 (ISO 32000-1). Dit biedt verscheidene technische verbeteringen en ondersteuningen, waaronder de JPEG2000 compressie, transparantie, elektronische handtekening volgens de PAdEA (PDF Advanced Electronic Signatures) Standaard. Hierbij dient duidelijk te worden aangemerkt dat de PDF/A-1 standaard ongewijzigd actief blijft. Indien de specificaties van de eerste versie van de standaard voor de gebruikende organisatie voldoen, is er geen onmiddellijke reden om over te gaan tot PDF/A-2.
Het PDF/A Competence Center is er voor zowel de individuele gebruiker als voor de gehele organisatie. Zij kunnen er terecht met vragen omtrent dit toch enigszins ingewikkelde bestandsformaat voor digitale duurzaamheid.

 

dominique.hermans@pdfa.org, dominique.hermans@doconsultancy.net
Dominique Hermans (DO Consutancy) is voorzitter van het PDF/A Competence Center Benelux.

cvanoost@adobe.com, colin.vanoosterhout@pdfa.org
Colin van Oosterhout (Adobe Benelux) is vice-voorzitter van het PDF/A Competence Center Benelux.