Het programma RDDI: schouders eronder!

Het verhaal van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) begint in 2015 onder het kabinet Rutte II. Dan begint het besef door te dringen dat de overheid actie moet ondernemen om niet nog verder achterop te raken met alle digitale ontwikkelingen. Ook vanuit de Kamer wordt erop aangedrongen dat de overheid vanaf 2017 volledig digitaal gaat werken. Dat vraagt een andere werkwijze en een andere manier van omgaan met informatie.

Het verhaal van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) begint in 2015 onder het kabinet Rutte II. Dan begint het besef door te dringen dat de overheid actie moet ondernemen om niet nog verder achterop te raken met alle digitale ontwikkelingen. Ook vanuit de Kamer wordt erop aangedrongen dat de overheid vanaf 2017 volledig digitaal gaat werken. Dat vraagt een andere werkwijze en een andere manier van omgaan met informatie.

Tegelijkertijd groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie in de samenleving en bij het Rijk zelf. Dat ambtenaren en politici op een snelle en efficiënte manier over de juiste informatie kunnen beschikken, is van groot belang voor processen van het Rijk, zoals bedrijfsvoering en het maken van beleid. Om dat te kunnen realiseren, moet informatie op de juiste manier worden opgeslagen, bewaard en duurzaam toegankelijk worden gemaakt. Dat wordt tot dan toe niet op uniforme wijze geregeld. Zo zijn e-mails vaak lastig terug te halen omdat bij het vertrek van een collega de mailbox niet standaard wordt gearchiveerd en slaat lang niet iedereen relevante documenten op in een Document Management Systeem.

De officiële start
Een groep geïnteresseerde en belanghebbende ambtenaren start in 2015 een programma voor het verbeteren van de rijksbrede informatiehuishouding. Dit onderwerp vonden zij zo belangrijk en omvangrijk dat er iets mee moest gebeuren; het werd tijd om met z’n allen gezamenlijk de schouders eronder te zetten! Het programma Rijk aan Informatie zag het levenslicht.

Langzaam groeide het programma tot de huidige vorm. Sinds 2019 heeft het een nieuwe naam: het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (afgekort RDDI) en een nieuwe website: www.informatiehuishouding.nl. De aanleiding voor deze naamswijziging was vooral de uitvoering van het Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding Rijk (MJP), waarvoor het programma per 2019 verantwoordelijk werd. Het MJP is een bijlage bij de Initiatiefwet open overheid (Woo), die in 2019 ter beoordeling aan de Tweede Kamer is aangeboden. Het MJP gaf en geeft een andere status aan het programma, aangezien de actielijnen dwingend zijn. Dat heeft overigens niets veranderd aan het karakter en de insteek van het programma; RDDI opereert nog steeds faciliterend, waarbij het programma handreikingen en tools aanbiedt die gebruikt kúnnen worden.

De taken en verantwoordelijkheden van RDDI
RDDI werkt rijksbreed en omvat naast alle ministeries ook de uitvoeringsorganisaties en ZBO’s. Decentrale overheden, zoals gemeenten en provincies, vallen buiten het bereik van het programma. Het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding heeft als doel bij te dragen aan de verbetering van de digitale informatiehuishouding, zodat het Rijk de digitale informatie duurzaam kan opslaan en duurzaam toegankelijk kan maken. Meer concreet doet het programma dit door – in diverse projecten – de actielijnen uit het MJP te realiseren door de volgende activiteiten.

• Het bieden van ondersteunende kaders en handreikingen die via pilots en/of experimenten in de praktijk worden beproefd.
• Het bieden van, waar nodig, rijksbrede generieke voorzieningen (die worden ontwikkeld door de leverancier).
• Het bevorderen en stimuleren van kennis- en informatieuitwisseling met betrokkenen.
• Zorgdragen voor de stroomlijning met de Archiefwet (deze wordt herzien en zal gereed zijn in 2021) in nauwe samenwerking met OCW en het Nationaal Archief.

RDDI richt zich alleen op digitale informatie, waardoor papieren archieven buiten de reikwijdte van het programma vallen. RDDI biedt zoals gezegd handreikingen, tools en voorzieningen aan, waarna de rijksorganisaties aan zet zijn om dit op te pakken en/of te implementeren.

Open overheid
De ontwikkeling naar een open overheid is dus, naast de Archiefwet, een belangrijke grondslag voor het opereren van RDDI. De basis voor een open overheid is natuurlijk het actief openbaar maken van overheidsinformatie. Het op orde hebben van de informatiehuishouding is hiervoor een randvoorwaarde. Anders gezegd: je moet eerst weten wat je aan informatie hebt en waar wat te vinden is, voordat je het openbaar kan maken.

Het Meerjarenplan werkt toe naar de verbetering van de duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie.  Het MJP bevat stappen voor verbetering van de wijze waarop documenten worden vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd en ontsloten, en voor de wijze waarop bestuursorganen bij deze verbetering worden betrokken. Het MJP moet uitvoering geven aan de volgende maatregelen:

1. De overheid zorgt ervoor dat de documenten die ze ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden.
2. Het bestuursorgaan treft maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten, bedoeld in het eerste lid.

De duurzame toegankelijkheid van de digitale overheidsinformatie – en daarmee de informatiehuishouding – krijgt door deze maatregelen een bredere en stabielere basis, naast de artikelen in de Archiefwet.

Actielijnen
In het Meerjarenplan informatiehuishouding Rijk staan de volgende zeven actielijnen benoemd, die RDDI – met uitzondering van actielijn 1 – momenteel aanpakt in de vorm van projecten.

1. Integraal uitvoeringskader: dit integrale kader wordt gebaseerd op (de structuur van) het recente kader van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Dit kader zal op een later moment gerealiseerd worden omdat er eerst meer gedegen kennis en ervaring vergaard moet worden over digitale informatiehuishouding.
2. Aanpassen van regels voor bewaren en vernietigen voor digitale documenten: harmoniseren van bewaar- en vernietigingstermijnen waar mogelijk.
3. Bewaarbeleid e-mail: hierbij wordt in principe alle e-mail van ambtenaren tien jaar bewaard, met uitzondering van privé e-mail en privacygevoelige informatie.
4. Archiveren websites: invoeren van een uniforme wijze van archiveren van overheidswebsites.
5. Berichtenapps: invoeren van een beleidslijn voor het gebruik van berichtenapps.
6. Vervroegde overbrenging: in projecten de komende jaren ervaring opdoen met het vervroegd overbrengen (na tien jaar in plaats van twintig) van digitale bescheiden naar het Nationaal Archief.
7. Faciliteren van de actieve openbaarmaking: het ondersteunen bij het op een zo eenvoudig mogelijke wijze actief openbaar maken van bepaalde categorieën van overheidsinformatie.

Als overkoepelend thema is de medewerker benoemd, die niet vergeten moet worden tussen alle techniek. Want hoeveel techniek er ook zal komen om het anders of beter te regelen, er is altijd een menselijke component aan verbonden.

Deze specifieke actielijnen zijn benoemd in het MJP omdat dit de hiaten in de informatiehuishouding bij de overheid zijn die de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (voorheen Erfgoedinspectie) in de afgelopen jaren heeft geconstateerd. Deze onderwerpen moeten dus worden aangepakt om de informatiehuishouding (beter) op orde te krijgen. Het is niet gezegd dat we als overheid er zijn als dit voltooid is, maar het zou een heel goed begin zijn.

Wat gebeurt er al en wat kun je doen
Hiervoor was te lezen hoe RDDI het op orde brengen van de informatiehuishouding vanuit het programma invult, maar wat gebeurt er in ‘het veld’? Bekend is in ieder geval dat zes van de twaalf ministeries een projectorganisatie hebben ingericht om de informatiehuishouding naar een hoger niveau te tillen. Ook zijn er al diverse samenwerkingsverbanden ontstaan op het vlak van informatiehuishouding en open overheid.

Zo is er KIA, het Kennisnetwerk Informatie en Archief, een platform voor archief-, erfgoed- en informatieprofessionals. Zij delen kennis en kunde en organiseren voor diverse onderwerpen inhoudelijke bijeenkomsten. Ook bij RDDI zijn er voor de projecten klankbordgroepen en andere overleggen opgezet waarin meerdere partijen vertegenwoordigd zijn die elkaar steeds beter weten te vinden.

Daarnaast is er nog het Leer- en Expertisepunt Open overheid, dat zich – in opdracht van het Ministerie van BZK – richt op kennisdeling en het organiseren van bijeenkomsten rondom open overheid. De focus ligt hierbij op medewerkers van publieke organisaties. En dat zijn maar enkele voorbeelden; er zijn er natuurlijk nog veel meer.

Wil je weten wat je al kan doen ter voorbereiding op de actielijnen?

• Zelfevaluatie tegen criteria Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, daarna actieplan maken voor het oplossen van de problemen (Toezichtkader informatie van de overheid van versie maart 2019, online te vinden en ook op de website van RDDI: www.informatiehuishouding.nl/documenten/publicaties/2019/03/12/toetsingskaderinformatie-van-de-centrale-overheid).
• Een projectmanagementorganisatie inrichten die de actielijnen gaat implementeren binnen de organisatie.
• Het inrichten van e-mailarchivering voorbereiden (check de projectpagina E-mailarchivering voor meer informatie en de hiervoor ontwikkelde producten).
• Voorbereiden op de aansluiting op webarchivering (check de projectpagina Webarchivering voor meer informatie).
• Checken hoe het bewaren en vernietigen van digitale informatie binnen je organisatie gaat (welke selectielijsten zijn er en worden die correct toegepast?).
• Checken hoe je organisatie omgaat met het gebruik van sms, Signal en WhatsApp.
• Checken wat de status is van categorieën informatie die actief openbaar gemaakt gaan worden in de ontwikkeling naar een open overheid.
• Nadenken over de wijze waarop de organisatie medewerkers gaat meenemen in deze ontwikkelingen.

Hoop werk te doen
De ontwikkeling naar een open overheid is in volle gang en daarbij moet ook de informatiehuishouding naar een hoger plan getild worden. Dus je doet er als rijksorganisatie goedaan dingen in gang te zetten en te houden. Dat meerdere ministeries en uitvoeringsorganisaties dit heel serieus nemen en goede stappen zetten, geeft goede energie en hoop. Er is zeker ook nog veel werk te doen. Maar als we er – schouder aan schouder – voor gaan, kan het alleen maar beter worden.

Merel Lelivelt
Communicatieadviseur bij het programma RDDI en sinds 2010 werkzaam bij de overheid