De wereld om ons heen verandert snel. Je kunt altijd, overal en snel kijken, lezen en horen wat je wilt. Spotify opzetten, terwijl je kookt. De nieuwe a!evering van Game of Thrones bekijken, terwijl je op de trein wacht. En even een herhaalrecept online bestellen bij de apotheek. Maar het gaat verder. Ook hoe we werken is veranderd. Je kunt online documenten delen met iemand aan de andere kant van de wereld. Samenwerken aan de presentatie die volgende week gegeven wordt in London.
De wereld om ons heen verandert snel. Je kunt altijd, overal en snel kijken, lezen en horen wat je wilt. Spotify opzetten, terwijl je kookt. De nieuwe a!evering van Game of Thrones bekijken, terwijl je op de trein wacht. En even een herhaalrecept online bestellen bij de apotheek. Maar het gaat verder. Ook hoe we werken is veranderd. Je kunt online documenten delen met iemand aan de andere kant van de wereld. Samenwerken aan de presentatie die volgende week gegeven wordt in London.
Ook bij rijksoverheid wordt gewerkt aan het invoeren van digitaal werken. Net als dat handig ingevulde aangiftebiljet van de Belastingdienst. Daar willen we meer van. Maar de digitale informatiehuishouding stelt ons voor een uitdaging. Er liggen een aantal grote, complexe vraagstukken op tafel die opgelost moeten worden.
Waar staan we?
Op dit moment is de informatiehuishouding van de rijksoverheid nog niet op orde. Informatie wordt niet altijd juist en volledig opgeslagen. Documenten worden niet altijd gevonden, soms raken ze kwijt of zijn er verschillende versies in omloop. Het risico hiervan is dat bewindslieden niet goed of niet volledig worden geïnformeerd, waardoor onjuiste beslissingen worden genomen. Ook zorgt het ervoor dat besluiten niet of niet volledig worden gereconstrueerd, en dat het a!eggen van verantwoording richting de Kamer of onderzoekscommissies lastig is.
Het eindrapport van het onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid formuleert het als volgt: “… De commissie heeft informatie regelmatig ontijdig, incompleet en in sommige gevallen zelfs incorrect ontvangen. Departementen hebben hun (digitale) archieven niet op orde, lijken zich in sommige gevallen niks aan te trekken van de wettelijk vereiste bewaartermijnen, en het is op z’n zachtst gezegd opvallend dat in sommige gevoelige kwesties er zelfs helemaal geen documentatie voorhanden is. Op deze manier kan de Kamer niet voldoen aan haar grondwettelijk vastgelegde parlementaire onderzoeksrecht. Dit is kwalijk en miskent de grondwettelijke positie van de Tweede Kamer.”1
Deze kritiek is niet nieuw. Ook de Algemene Rekenkamer (drs. Saskia J. Stuiveling, 2010), Raad voor het openbaar bestuur, Raad voor Cultuur (Els. H. Swaab, 2008), Auditdienst Rijk en de Erfgoedinspectie waarschuwen de overheid voor een ‘digitaal infarct’ en ‘digitale dementie’.
Waar kan beter?
Het programma Rijk aan Informatie is sinds maart dit jaar van start gegaan. Eerst zijn we begonnen met een verkenning van de situatie zoals het nu is. Natuurlijk is hierbij bevestigd dat de informatiehuishouding van de rijksoverheid voor een uitdaging staat. Daartegenover staat dat er ook heel veel goede voorbeelden zijn van projecten en acties. Departementen staan niet stil en zijn allen op hun eigen manier bezig met de informatiehuishouding. We zijn de afgelopen maanden dan ook getrakteerd op presentaties van trotse projectleiders die met succes een onderdeel van het vraagstuk getackeld hebben.
Toch zien we ook ruimte voor verbetering. Immers, informatiehuishouding staat niet bij alle departementen even hoog op de agenda. Hierdoor worden niet overal de benodigde capaciteit en middelen vrijgemaakt. Er is geen sprake van een gemeenschappelijke richting, kennis is schaars en ervaringen worden beperkt gedeeld. Elk departement doet het op zijn eigen manier en vanuit een eigen visie. Hierdoor ontstaat er fragmentatie binnen de rijksoverheid en wordt samenwerken met en delen van informatie bemoeilijkt. En tot slot constateren we dat een aantal acties juist gebaat zijn bij een interdepartementale aansturing. Denk hierbij aan het inrichten van een rijksbrede zoek-en-vindtool.
Hoe gaat het programma doen?
Om een duurzame rijksbrede beweging in te zetten zoekt het programma een multidisciplinaire aanpak op. Niet alleen aandacht voor ICT, maar ook tegelijkertijd voor de medewerkers, de ondersteuning en de kaders. Er is ook hier niet één alomvattende actie waardoor de informatiehuishouding van de rijksoverheid verbetert. Met dit programma zijn we een traject ingegaan waar een lange adem voor nodig is. We voorzien zelfs dat we na het eind van het programma (vijf jaar) niet klaar zijn. De uitdaging zit hem juist in het creëren van een beweging die ook na het programma voortduurt.
Fiona.Atighi@rijksoverheid.nl, Fiona Atighi is hoofd afdeling Digitale Informatiehuishouding bij Doc-Direkt.
Noot
1 Kamerstuk 33 326 nr. 5 Eindrapport Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid.
