Vanaf 1 januari 2024 is het toepassen van de selectielijst e-mailbewaring van de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) verplicht voor alle gemeenten die zich hierbij hebben aangesloten. Sinds het vaststellen van de selectielijst zijn wij bij de gemeente Utrecht druk bezig geweest met de implementatie. Deze is inmiddels bijna afgerond. Naar aanleiding daarvan hebben wij ook veel vragen gekregen over het beleid. Om die reden delen we die hier.
Schrijfproces en afwegingen
Voor het schrijven van het beleid hebben we de selectielijst voor e-mailarchivering ernaast gehouden, en gekeken welke leidende principes hieruit naar voren kwamen voor onze inrichting. We wilden het gebruik van het e-mailarchief voor andere doeleinden dan Avg en Woo verzoeken beperken en de medewerker ontlasten. Daarnaast wilden we duidelijkheid verschaffen over de relatie tussen het e-mailarchief als vangnet en het vastleggen van e-mails bij een dossier dat elders staat. Het was voor ons niet wenselijk om e-mails met terugwerkende kracht onderdeel van het e-mailarchief te laten zijn. Daar hadden we geen wettelijke basis voor en het zou extra werk opleveren voor de medewerker om zijn e-mail van voorgaande jaren door te spitten.
Bij het vertalen van de sleutelfuncties kwam de bijbehorende argumentatie vanuit de VNG niet overeen met de invulling van sommige functies binnen de gemeente Utrecht, waardoor bij ons de CISO van de lijst af viel. Als uitzondering hebben wij daarnaast ook de advocaten geïdentificeerd. Leidend hierin was een overeenkomst waarin zij onafhankelijk opereren en verantwoordelijk zijn voor hun eigen archiefvorming wegens persoonlijke aansprakelijkheid vanuit de Advocatenwet.
Delen met en leren van elkaar
Op de website van KIA vind je het beleid van de gemeente Utrecht. Wij hebben ervoor gekozen om deze op te splitsen in een oplegger, de principes en de monitoring. Sommige stukken tekst overlappen deels met informatie uit de selectielijst, maar we wilden een integraal stuk die onze medewerkers los van de selectielijst konden lezen en begrijpen.
Ilona van der Linden geeft samen met collega Rens Ouwerkerk tijdens de derde editie van de Od Kennissessie met als thema ‘Informatiewetten vertaald naar de praktijk’ op 20 juni aanstaande een workshop over Sturen op informatiebeheer en E-mailarchivering via capstone. Wil je deze workshop bijwonen? Schrijf je dan nu in voor de Od Kennissessie 2024
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op de website van KIA, hier vind je het volledige artikel
Tekst: Ilona van der Linden
