Het ICTU trendonderzoek
Gemeenten zetten goede stappen ter verbetering van het digitaal informatiebeheer. Er is een positieve trend gaande, blijkt uit een peiling die werd uitgevoerd door de Stichting ICTU in opdracht van VNG Realisatie met steun van het ministerie van BZK. Het onderzoek brengt de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer in de tijd in kaart en is een vervolg op de nulmeting die in 2016 is uitgevoerd in opdracht van het programma Archief2020.
Het ICTU trendonderzoek
Gemeenten zetten goede stappen ter verbetering van het digitaal informatiebeheer. Er is een positieve trend gaande, blijkt uit een peiling die werd uitgevoerd door de Stichting ICTU in opdracht van VNG Realisatie met steun van het ministerie van BZK. Het onderzoek brengt de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer in de tijd in kaart en is een vervolg op de nulmeting die in 2016 is uitgevoerd in opdracht van het programma Archief2020.
Ten opzichte van 2016 zijn bijvoorbeeld stappen gezet met het e-Depot; waar gemeenten zich in 2016 nog oriënteerden op de mogelijkheden zijn ze nu het overbrengen van archieven naar het e-Depot aan het voorbereiden. Gemeenten zijn ook goed bezig met actieve openbaarheid. Het aantal beperkingen dat gemeenten aan de openbaarheid stellen van archieven bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats, met name op grond van bescherming van privacy en de belangen van derden, is relatief laag (5%). Een andere opvallende uitkomst van de peiling is dat gemeenten niet veel verder zijn met de implementatie van het TMLO. Ten opzichte van 2016 is zelfs een afname zichtbaar in de mate waarin het metagegevensschema in de organisatie is geïmplementeerd. In de peiling geven meer gemeenten aan dit voor nog geen enkel proces te hebben gedaan (26% versus 10% in 2016).
Het onderzoek gaat niet in op de vraag in hoeverre het Strategisch Informatie Overleg (SIO) bij gemeenten gebruikelijk is. Uit eerder onderzoek (2016) bleek wel dat bijna 7 op de 10 decentrale overheden een overlegstructuur hebben met als taak de beleidsvorming rond de informatiehuishouding te regisseren en voor te bereiden, maar dat dit niet altijd onder de noemer SIO is.
Voor deze recente peiling zijn alle gemeenten benaderd. Het feit dat 40% van de gemeenten heeft deelgenomen onderschrijft volgens de onderzoekers ‘de gevoelde urgentie van gemeenten bij het thema.’
Zie voor het volledige onderzoek: https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/gemeenten-maken-stappen-in-betere-digitale-informatiebeheer
Preservering en duurzame toegankelijkheid
Digitale preservering (digital preservation) definieert het Nationaal Archief als het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden, dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn.
Preservering wordt gekoppeld aan het bredere begrip duurzame toegankelijkheid en (de organisatie rondom) het e-Depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat de duurzame toegankelijkheid van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.
In november 2016 heeft het Nationaal Archief met het oog op duurzame toegankelijkheid in het document Voorkeursformaten Nationaal Archief een aantal formaten vastgelegd waarin zorgdragers informatie kunnen aanleveren. Dit document benoemt niet alleen de voorkeursformaten, maar geeft daar ook een onderbouwing voor.
In haar preservation policy legt het Nationaal Archief geen beperking op aan het aantal bestandsformaten dat wordt opgenomen in het e-Depot, en ook geen beperking in het type bestandsformaten.
Meer informatie hierover is te vinden via het kennisnetwerk informatie en archief.
Verkorting overbrengingstermijn
Minister Slob heeft het voornemen om de Archiefwet 1995 te moderniseren. Hij acht dit noodzakelijk omdat de overheid in hoge mate aan het digitaliseren is.1 Het komende jaar zal hierover overleg zijn en is de mogelijkheid om te reageren op conceptvoorstellen. Volgens de huidige planning wordt in 2020 de nieuwe Archiefwet vastgesteld. Het voornemen is om de overbrengingstermijn te verkorten van de huidige 20 jaar naar 10 jaar. Het doel is dat te bewaren archieven eerder openbaar zijn. In de brief aan de Tweede Kamer geeft de minister aan dat de huidige termijn van 20 jaar “onvoldoende prikkel is om het archiefbeheer op orde te brengen.”
De verwachting is dat door de substantiële verkorting de archiefvormers eerder doordrongen raken van de noodzaak tot goed archiefbeheer. Op basis waarvan de minister denkt dat de overheidsorganisaties anders zullen gaan sturen op informatiebeheer is nog onduidelijk. Hopelijk kijkt de minister ook of de wijzigingen uit 2013 al effect hebben gehad. Een doelstelling was om de selectiebeslissingen vooraan te nemen in het proces van creatie, bij het gebruik en beheer van informatie. Ook werden het strategisch informatieoverleg (SIO) en de hotspotanalyse ingevoerd. De vraag is of deze wijzigingen in de praktijk al zijn doorgevoerd en of de overheidsorganisaties klaar zijn om een vervolgstap te zetten.
Hoe archiveer je overheidswebsites? Het Nationaal Archief heeft een richtlijn die helpt
Websites van overheidsorganisaties zijn een primair communicatiemiddel met burgers en bedrijven. Ze staan vol met informatie die ook na verloop van tijd nog nodig kan zijn. Burgers kunnen er bijvoorbeeld rechten aan ontlenen, of de informatie gebruiken voor onderzoek en erfgoed.
Maar de Erfgoedinspectie concludeert dat websites van de overheid (nog) weinig worden gearchiveerd. Daarom heeft het Nationaal Archief de Richtlijn archiveren overheidswebsites opgesteld, in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Deze richtlijn omvat eisen aan de duurzame toegankelijkheid van openbare overheidswebsites en een voorbeeldstappenplan voor het verzorgen van de websitearchivering voor de eigen organisatie.
De richtlijn gaat uit van de beproefde techniek van ‘harvesting’ en het blijvend bewaren van deze websites. De status is die van een norm: een set standaardeisen die weliswaar niet verplicht is, maar sterk wordt aangeraden.
Stand van zaken richtlijn
Op dit moment is er een conceptversie van de richtlijn. Op het community-platform KIA (kia.pleio.nl) is de richtlijn geplaatst en werd gevraagd om reacties. Op deze openbare review kwamen ruim zeshonderd commentaren binnen. In totaal kwamen ongeveer dertig reacties van overheidsorganisaties binnen, zowel van het Rijk als decentrale overheden. Een redactiegroep van het Nationaal Archief en verschillende experts van overheidsorganisaties hebben alle reacties verwerkt.
Op basis van de verbetervoorstellen wordt begin december 2018 een versie gepubliceerd en aangeboden voor vaststelling aan de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief. Hierin zitten op bestuurlijk niveau vertegenwoordigers van het Rijk, decentrale overheden en archiefinstellingen.
Project Webarchivering Rijk
Vanuit de rijksoverheid is binnen het programma ‘Rijk aan Informatie’ het project Webarchivering Rijksoverheid gestart. Het project heeft als doel om te komen tot implementatie van een eenduidige archiveringspraktijk voor openbare websites van de Rijksoverheid. Daartoe zal een Rijksbrede centrale voorziening voor websitearchivering gecreëerd worden (middels een aanbesteding). De implementatie bij het Rijk gebeurt op basis van de richtlijn. Meer informatie over het project Webarchivering Rijk kunt u vinden op de website van het Programma RaI (www.rijkaaninformatie.nl).
Wet open overheid
Een betrouwbare overheid is een overheid die gecontroleerd kan worden. Wil een overheid controleerbaar zijn, dan zal zij zich transparant op moeten stellen. Dat houdt in dat iedere rechtzoekende burger inzage mag en kan krijgen in de informatie waaruit blijkt hoe de overheid gehandeld heeft en – bovenal – waarom. In Nederland wordt dat recht met name geregeld in de WOB: de Wet Openbaarheid van Bestuur. Deze wet bepaalt dat iedereen informatie kan opvragen bij de overheid en dat deze de gevraagde informatie moet leveren (op enkele uitzonderingsgronden na).
Nu valt aan de WOB een hoop op en aan te merken. Zo dwingt zij overheidsorganisaties slechts in beperkte mate om actief, uit eigen beweging, informatie publiekelijk beschikbaar te stellen. De focus van de wet ligt op passieve openbaarmaking. De burger moet erom vragen. Die kan een verzoek indienen en moet vervolgens weken of zelfs maanden wachten tot de informatie daadwerkelijk beschikbaar komt.
De Kamerleden Voortman (inmiddels opgevolgd door dhr. Snels) en Van Weyenberg namen daarom in 2012 het initiatief om met een betere wet te komen: de Wet open overheid (Woo). Deze wet zou overheidsorganisaties verplichten om áctief informatie openbaar te stellen. Het wetsvoorstel omvatte onder andere een lijst met documenttypen die verplicht geopenbaard zouden moeten worden. Overheden zouden ook een openbaar register bij moeten houden van ál hun documenten. Na enkele jaren debatteren en bijstellen werd het wetsvoorstel in 2016 goedgekeurd in de Tweede Kamer en kon deze voorgelegd worden aan de Eerste Kamer.
Echter, ondertussen begonnen diverse overheidslagen zich te roeren. Zij maakten zich zorgen over de uitvoerbaarheid van de wet. De Eerste Kamer heeft daarop de minister van BZK verzocht om een impactanalyse uit te voeren op de gevolgen van de wet voor decentrale overheden. Deze analyse, die is uitgevoerd door ABDTOPConsult, bevestigde dat de vrees terecht was. De impact en kosten voor decentrale overheden zouden dermate hoog zijn, dat de wet de stempel ‘onuitvoerbaar’ kreeg. De nieuwe wet is daarmee geen stille dood gestorven.
Na de Tweede Kamerverkiezingen van 2017 nam het nieuwe kabinet zich in het regeerakkoord voor om te onderzoeken “hoe de verruiming van openheid gestalte kan krijgen zonder hoge kosten voor de organisatie en uitvoering.” Inmiddels wordt door het ministerie van BZK gewerkt aan een aangepaste wettekst. Daarbij zoekt het ook de afstemming met de initiatiefnemers en met diverse (koepel)organisaties uit de lagere bestuurslagen. Helaas is de nodige informatie nog ‘onder embargo’, waardoor ook wij in Od nog niet in detail kunnen treden. Wel is de verwachting dat er nog vóór het einde van het jaar een nieuw wetsvoorstel naar de Tweede Kamer zal gaan. Uiteraard zullen we er in Od dan ook uitgebreid aandacht aan besteden.
Noot
1 Kamerstukken II 2017/18, 929362, 272.
