Digital dark age
Bent u weleens naar de archiefruimte van uw organisatie gelopen en heeft u zich daarbij weleens afgevraagd wat die doos in de hoek daar deed? Die ene doos met als opschrift ‘foto’s’? Meestal is dat zo’n doos waar al jaren geen aandacht aan is besteed. In die doos zitten dan foto’s van mensen die je niet kent en van locaties die onherkenbaar zijn. Als je geluk hebt, staat op de achterkant geschreven wie de mensen zijn en op welke datum en bij welke gelegenheid de foto’s zijn genomen.
Digital dark age
Bent u weleens naar de archiefruimte van uw organisatie gelopen en heeft u zich daarbij weleens afgevraagd wat die doos in de hoek daar deed? Die ene doos met als opschrift ‘foto’s’? Meestal is dat zo’n doos waar al jaren geen aandacht aan is besteed. In die doos zitten dan foto’s van mensen die je niet kent en van locaties die onherkenbaar zijn. Als je geluk hebt, staat op de achterkant geschreven wie de mensen zijn en op welke datum en bij welke gelegenheid de foto’s zijn genomen.
Zo zijn er nog meer van die verzamelingen uit het verleden, vaak minimaal of helemaal niet beschreven en vergeten. Diskettes, dia’s, videobanden, cd’s, cassettes, microfiches, usb-sticks: informatieobjecten met een beperkte levensduur, waarvan de afspeelapparatuur al is weggegooid, of waarvan de bestandsformaten niet meer leesbaar zijn.
The digital dark age is een term om een (mogelijk toekomstige) situatie te beschrijven waarbij het onmogelijk is om informatie te lezen omdat de bestandsformaten niet meer kunnen worden geopend met de huidige apparatuur en/of software. Deze onleesbare informatie kan zorgen voor gaten in het geheugen van de organisatie of zelfs van de maatschappij. De BBC bijvoorbeeld sloeg in het verleden informatie op in een bestandsformaat dat op heel weinig plaatsen werd gebruikt en dus heel snel van de markt verdween. NASA deed hetzelfde met gegevens over de Vikingmissies uit 1976. Beide organisaties hebben veel tijd en geld (miljoenen) moeten investeren om de bestanden weer leesbaar en bruikbaar te maken.
Elke organisatie heeft nog wel materiaal in het archief liggen met daarop informatie waarvan de waarde niet kan worden ingeschat. In archiefsaneringsprojecten zijn dit de informatieobjecten die worden weggegooid onder het mom van ‘we kunnen er toch niks mee’. En dat terwijl dit soort bestanden grote historische waarde kunnen hebben en dus onderhouden (lees: geconverteerd, gemigreerd, gedigitaliseerd) moeten worden.
Maar in een tijdperk waarin traditionele archiefmedewerkers steeds schaarser worden en steeds minder medewerkers weten wat er precies in de archiefkluizen aanwezig is, ontbreekt steeds vaker een overzicht van de werkzaamheden die in archieven moeten worden uitgevoerd om informatie beschikbaar en leesbaar te houden.
Huidige situatie
En dit is dan alleen nog maar de situatie voor beeld en geluid uit het verleden, in de tijd dat nog gebruik werd gemaakt van fysieke dragers. Tegenwoordig gaat alles digitaal. Hebben we als informatiemanagers moeite met het beheren van de e-mailboxen, gemeenschappelijke schijven, One drive en Dropbox, het beheren van beeld- en geluidsopnames gaat helemaal langs ons heen. De vakapplicaties weten we tegenwoordig wel te vinden, dat hebben we moeten doen om het verwerkingsregister van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) compleet te maken. Maar geluids- en beeldopnames worden vaak lokaal opgeslagen en niet in vakapplicaties (al zijn er gemeenten die aparte digitale beeldbanken hebben ingericht en het dus wel goed voor elkaar hebben). Deze opnames blijven daarmee buiten het zicht van de medewerkers die het erfgoed van de organisatie moeten bewaken. Deze medewerkers zijn tevens verantwoordelijk voor tijdige vernietiging, en beeld- en geluidsopnamen bevatten een grote hoeveelheid (bijzondere) persoonsgegevens die volgens de AVG moeten worden vernietigd. Dat betekent dat alle opnames ook gewaardeerd en geselecteerd moeten worden.
Bewaartermijnen
Gemeenten maken voor het selecteren en waarderen van informatie gebruik van de selectielijst zoals die door de Vereniging Nederlandse Gemeenten is opgesteld. In de gemeentelijke selectielijst staan nauwelijks resultaten waarin beeld- en geluidsopnamen specifiek benoemd worden. Alleen videotulen worden specifiek benoemd.1 De selectielijst praat over processen. Die processen kunnen informatieobjecten bevatten maar die worden (meestal) niet specifiek benoemd.
Voor het waarderen van opnames moet dus gekeken worden naar welke functie zij (gehad) hebben in welk proces. Opnames die worden gemaakt bij de uitvoering van een proces, krijgen onder de selectielijst de bewaartermijn van de zaak waar zij bij horen. Dat vraagt wel dat behandelaars daadwerkelijk de opnames toevoegen aan die zaak. Er zijn informatiesystemen die het opnemen van foto’s, filmpjes en geluidsopnamen mogelijk maken. Bijvoorbeeld: meldingen uit de openbare ruimte worden afgehandeld via een tablet die de buitendienstmedewerkers bij zich hebben. Maken zij een foto, dan kunnen zij die direct opnemen bij die melding of kunnen zij via de tablet een nieuwe zaak aanmaken. Dan is er meteen een bewaartermijn voor de opname bekend.
Het bewaren, waarderen en selecteren van opnames is dus geen probleem als die opnames onderdeel uitmaken van een zaak en ook daadwerkelijk bij die zaak worden opgeslagen. Maar dat gebeurt maar mondjesmaat. Bovendien worden er opnames gemaakt van evenementen en gelegenheden die geen onderdeel uitmaken van een zaak. Daar moeten we iets mee.
Metadateren
Het probleem zit dus vooral in de beeld- en geluidsopnamen die niet in de daarvoor bestemde informatiesystemen worden opgeslagen. Dat zijn ook meestal de bestanden waar weinig metadata aan wordt gekoppeld. Hoe vaak komt het niet voor dat foto’s worden opgeslagen met uitsluitend het nummer dat de camera eraan heeft gegeven. In het tijdperk waarin iedereen een camera op zijn/haar telefoon heeft en waarin de hoeveelheid digitale informatie, waaronder ook beeld- en geluidsopnames, exponentieel groeit, wordt het steeds belangrijker dat de naamgeving van bestanden strak wordt geregeld. Zonder goede metadatering verdwijnt er steeds meer in het zwarte gat.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) impliceerde al dat organisaties hun informatiehuishouding op orde moesten hebben, de Wet open overheid (geschatte inwerkingtreding 2020) verplicht het. Dat houdt in dat organisaties ook beeld- en geluidsopnames moeten beheren.
Als de organisatie het metadateren van beeld en geluid niet serieus neemt bij de creatie, wordt het beheren van opnamen steeds moeilijker. En daarbij wordt niet alleen gewezen op de hoeveelheid opnames, maar ook op de complexiteit daaromheen.
In het verleden maakten we ons niet druk om zaken als privacy en auteursrecht. Maar de wereld van het archief is veranderd. Privacy is een persoonlijk recht geworden waar streng op wordt gecontroleerd en er wordt steeds vaker een beroep gedaan op het auteursrecht. Dat betekent dat organisaties verplicht zijn om van opnames bij te houden welke persoonsgegevens erbij horen en wie de auteursrechten heeft. Op basis van die gegevens moeten opnames geselecteerd en vernietigd kunnen worden.
Het eén-op-eén beoordelen van foto’s op de informatiewaarde is geen optie meer. Die dozen uit het verleden konden we vroeger nog wel behappen (al hebben we het veel nagelaten). Daaruit konden we de foto’s halen die interessant leken en dan nog in de organisatie navragen over wie, wat, waar, wanneer en waarom. Maar medewerkers blijven niet meer, als vroeger, veertig jaar in dienst van één baas. Dat geldt ook voor overheidsorganisaties. Vertrekkende werknemers nemen elke keer een deel van het geheugen van de organisatie met zich mee. Het geheugen van de organisatie is dus steeds vaker afhankelijk van het archief en steeds minder van de (oudere) medewerkers.
Beeld- en geluidsopnames moeten deel uitmaken van ons archief en spelen daarin ook een steeds grotere rol. De hoeveelheid data is te groot geworden om onbeheerd te laten. Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid heeft daarom richtlijnen opgesteld over hoe beeld en geluid duurzaam kunnen worden opgeslagen. In principe geldt hiervoor hetzelfde als voor digitale archieven: standaardisatie, formalisatie, documentatie en goede afspraken over bestandsformaten en metadatering. Het is niet moeilijk, als we maar beseffen dat het moet gebeuren.
Het geheugen van de organisatie
Willen we het geheugen van de organisatie compleet houden en zwarte gaten vermijden, dan moeten we ons niet alleen focussen op onze informatiesystemen. De Wet open overheid wil bereiken dat een compleet overzicht ontstaat van de totale informatiehuishouding. Beeld- en geluidsopnames maken steeds vaker onderdeel uit van de informatiehuishouding en van het geheugen van de organisatie. Zo heeft de gemeente Weesp, zoals de methodiek van de hotspotmonitor bedoeld is, filmpjes van YouTube afgehaald en opgeslagen als onderdeel van het dossier over de brand van de kerktoren in 2016. Videotulen maken ook steeds vaker deel uit van ons archief als onderdeel van de verslaglegging van vergaderingen. Dat vraagt in sommige gevallen om speciale software. Bijvoorbeeld om filmpjes van YouTube te downloaden2 of om bestandsformaten in ons archief leesbaar te houden.
Om te voorkomen dat de zwarte gaten in ons geheugen steeds groter worden en er steeds meer informatie in verdwijnt die er niet meer uit te krijgen is, moeten we leren van onze fouten uit het verleden en geen (digitale) dozen creëren die onbeheerd blijven. Net als zaken en processen moeten ook beeld- en geluidsopnamen bij de creatie al meteen worden voorzien van de juiste metadata. Daarbij dienen we ons bewust te zijn van het feit dat medewerkers niet altijd doen wat we willen en dat informatiebeheerders constant hun communicatielijnen moeten hebben uitstaan in de organisatie, als spinnen in een web. En uiteraard moeten we niet uit het oog verliezen dat onze archiefkluizen al heel veel waardevolle informatie bevatten, informatie die niet verloren mag gaan.
Kees-Jan Vermeulen
Adviseur Informatiemanagement bij VHIC B.V.
Noten
1 Zie de wijziging van resultaat 19.1.6 van de Selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen, zoals genoemd in de ledenbrief Lbr. 19/015 van 28 maart 2019.
2 Zie ook https://computertotaal.nl/artikelen/internet-thuis/de-5-beste-youtube-downloaders.
