Jacco van den Hoek en Wouter Oenema zijn respectievelijk senior informatieadviseur en informatiemanager bij de gemeente Amersfoort
In 2022 had het Archief Eemland geen eDepot. Na een intensief aanbestedingstraject is het archief in maart 2023 overgegaan tot definitieve gunning aan leverancier Preservica. Maar met alleen de aanschaf van een eDepot ben je er nog niet. Onder het mom van regeren is vooruitzien werden er al snel toekomstplannen gemaakt. Want een ding is zeker: het eDepot is een blijvertje. In dit artikel delen wij onze ervaringen.
Al ruim voor de start van de aanbestedingsprocedure is er een projectgroep geformeerd bestaande uit een projectmanager, informatiemanager, drie adviseurs informatiebeheer, een inkoopadviseur en de gemeentearchivaris. Het leek ons goed om veel tijd te besteden aan het opdoen van kennis rondom het onderwerp, dus: welke archiefdiensten gebruiken een eDepot, hoever is men met implementatie, hoe worden toekomstige gebruikers betrokken, wat zijn de lessons learned? Omdat het aanschaffen en implementeren van een eDepot voelt als pionieren, zijn oriëntatie en kennis opdoen een must. Ook doemde al snel de vraag op: maar wat gaan we doen na de gunning? Want vaak zie je in de praktijk dat er bij aanschaf van een applicatie c.q. voorziening een sterke focus is op aankopen, maar dat de daadwerkelijke implementatie vooraf te weinig aandacht krijgt (we zijn al zo druk, dat zien we later wel). Wij vonden het belangrijk om meteen al plannen te smeden voor de lange termijn, mede om draagvlak te creëren bij de regiogemeenten.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 34: KIA Thematiendaagse eDepot. Lees hier verder
