29 januari 2014

Hoe gebruik je SharePoint?

image for Hoe gebruik je SharePoint? image

Miriam Weeda
Miriam Weeda
Dirk Koster
Dirk Koster

Functionaliteit

Miriam Weeda
Miriam Weeda
Dirk Koster
Dirk Koster

Functionaliteit
Als je de ontwikkelingen op het gebied van documentmanagement, websites en intranet volgt, kan het je niet zijn ontgaan. Er is veel aandacht rondom het product SharePoint, wat het allemaal kan en waarom het al je problemen oplost. Het lijkt soms wel alsof er niets anders meer te koop is op gebied van intranet- en documentmanagement! Daarmee chargeren we natuurlijk en doen we andere leveranciers met hun producten tekort. SharePoint biedt enorm veel mogelijkheden voor organisaties. Er is een groot aantal functionaliteiten in het pakket beschikbaar, die er echter ook voor kunnen zorgen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. In de figuur zijn de functionele gebieden van SharePoint opgenomen.

Wat kan SharePoint?
Het is belangrijk om voor de start met SharePoint te bepalen met welke functies je gaat beginnen op welke plekken binnen de organisatie. Wat doe je eerst en wat later. De eerste en belangrijkste keuze is of je het product gaat inzetten als webcontentmanagementsysteem of als publicatiemedium voor het intranet(portaal), extranet (interessant voor samenwerking met partners) of internet, of – op termijn – als strategische integrale oplossing voor alles.

Als gekozen wordt voor documentmanagement komt de vraag op welke wijze je dit gestalte wilt geven. SharePoint blijkt een prima alternatief voor de vervanging van talloze netwerkschijven en niet alleen voor de strak geregisseerde poststromen. De recordsmanagementfunctionaliteit zorgt ervoor dat de hoeveelheid documenten op een efficiënte manier wordt beheerd. Zoeken mag tegenwoordig voor een DMS-product geen probleem meer zijn en is breed toepasbaar op allerlei bronnen ook buiten SharePoint.
SharePoint geeft aan gebruikers van het pakket enorm veel mogelijkheden voor samenwerking. Afdelingen, teams en projecten kunnen gemakkelijk een eigen plek krijgen waar ze naar behoefte gebruik kunnen maken van kant-enklare functies als agenda’s, delen van documenten met versiebeheer, notificaties, taken, actielijsten en meer. SharePoint is daarbij naar onze ervaring een van de beste producten in de markt. Door de jaren heen heeft Microsoft gelukkig wel de schaalbaarheid en beheersbaarheid vergroot, want in de beginjaren van SharePoint zijn er veel voorbeelden bekend van oncontroleerbare groei. Uiteraard spelen de inkadering en hoe het beheer (governance) is ingevuld mee.

Social media in SharePoint
Waar SharePoint 2010 nog wat achterbleef ten opzichte van SharePoint 2013, is op de inzet van sociale media. We gebruiken inmiddels allemaal LinkedIn, privé ‘zitten we’ op Facebook, maar waarom blijft het gebruik van deze social media achter in je eigen organisatie? SharePoint biedt timelines, gebruik van #hashtags, ‘likes’ en een geïntegreerde Yammer om op te hoogte te komen van wat je collega’s doen en wat hen bezighoudt. Houd wel rekening met het feit dat SharePoint (nog) niet dezelfde functionaliteiten bezit als de huidige social media, maar de groei zit erin.
Meer en meer wordt het product ook gebruikt als Corporate People Directory, ofwel het telefoon en smoelenboek. Onbekender is de functionaliteit om SharePoint als Business Intelligence Platform in te zetten. Vele interne en externe bronnen kunnen in SharePoint worden weergegeven in grafieken en overzichten voor medewerkers en management. In meerdere mate zien we het gebruik van workflows om processen sneller en efficiënter te maken. De standaardworkflows als digitaal ondertekenen, goedkeuring en het managen van statusveranderingen bieden een gemakkelijk begin. Complexe stromen kunnen in Share- Point zelf of met een add-in-toepassing als Nintex of K2.

SharePoint als zaaksysteem?
De laatste jaren zien we een opmars van op SharePoint gebaseerde zaaksystemen. Waren het aanvankelijk maatwerkproducten, tegenwoordig zijn er kant-en-klare pakketten beschikbaar. Door het combineren van een aantal functionaliteiten biedt het product onder andere documentsets aan waarin documenten die bij een zaak horen, worden opgeslagen. Feitelijk kan er veel met deze documentsets. Je kunt ze door middel van workflows aan iemand toekennen, talloze metadata toevoegen en ze bij afhandeling doorschuiven naar het recordsmanagementgedeelte van SharePoint.

SharePoint is zodanig ontwikkeld dat er vele soorten retentieregels opgenomen kunnen worden, waardoor documentsets en documenten automatisch beheerd gaan worden. De mogelijkheden (techniek) zijn in SharePoint weliswaar aanwezig, maar moeten worden ingericht voor je organisatie. Denk bij je keuze goed na of het de moeite waard is om die zelf in te richten of een kant-en-klaar product te kopen.

In de cloud?
SharePoint gebruiken vanuit de cloud is de laatste ontwikkeling die gaande is. Interessant om te zien is dat dit nog niet als vanzelfsprekend wordt ervaren bij organisaties die SharePoint gebruiken. Uit een Amerikaans onderzoek1 onder wereldwijde overheidsorganisaties en bedrijfsleven bleek dat slechts negen procent van de ondernemingen dit tot uitvoering wil brengen; de overige organisaties piekeren er niet over of wachten het rustig af. Daarbij moet gezegd worden dat van deze organisaties nog geen tien procent SharePoint 2013 gebruikt.

Kracht en zwaktes
Bij invoeringstrajecten ervaren we dat SharePoint een aantal sterktes maar ook zwaktes kent:

  • Aansturing en governance
    De kracht van SharePoint is dat het een robuust, generiek en zich sterk ontwikkelend platform is met veel mogelijkheden. Het is niet voor niets dat er in veel situaties er een ‘lichte druk’ is vanuit de op standaarden beluste IT-afdelingen om het vooral ‘overal’ voor te gaan gebruiken. Dit maakt het juist daarom vaak lastig dit met de klant als interne opdrachtgever effectief te organiseren, want het zijn er meestal meerdere die bovendien effectief moeten samenwerken om alles goed in gebruik te kunnen krijgen. Dit levert allerlei governancevraagstukken op.
  • Veel flexibiliteit in de inrichting
    De kracht van SharePoint is dat er veel valt in te regelen naar eigen keuze. Op de gebieden proces- en site-inrichting, ingangen en portalen, metadatering van inkomende documenten, noem maar op. Maar dit betekent ook dat er over veel zaken moet worden nagedacht en keuzes moeten worden gemaakt. En waar leg je de grens qua vrijheden wat je centraal en gereglementeerd doet en wat gebruikers zelf mogen doen? Te veel vrijheden geeft chaos en te weinig vrijheden een keurslijf dat niet bij de gebruikers aanslaat.
  • Veel in te richten
    Inrichten vraagt tijd en doorlooptijd. En er zijn veel gelijksoortige organisaties, dus waarom het wiel zelf weer uitvinden? Redenerend vanuit het standaardproduct moet bijvoorbeeld op gebied van documentmanagement tijd worden gestopt in:
    • bedenken van de overall inrichting (frames, sites, templates, hoofdfuncties);
    • bedenken en inrichten van metadatering voor binnenkomende documenten;
    • bepalen van de grenzen wie wat mag (centraal/decentraal, bijvoorbeeld aanmaken sites), en van het opzetten van een integrale autorisatie- en rechtenstructuur;
    • inrichten van een oplossing voor prettig werken met dossiers (of zaken);
    • inrichten van onderdelen waarin je gemakkelijk kunt zien en afhandelen wat je werkvoorraad is (werkstromen en goedkeuringsflows);
    • inrichten van een integrale zoeksystematiek;
    • inrichten van rapportages;
    • inrichten van archivering en recordsmanagement.

Er zijn kortom veel mogelijkheden met veel (technische) terminologie hoe dit allemaal samenhangt. Als interne klant of eindgebruiker ben je hier niet in thuis en is de dialoog met de technische kant in het project vaak lastig.

Reactie van de markt
Ongeveer vanaf versie SharePoint 2007 zien we dat er vele leveranciers rondom SharePoint producten zijn gaan ontwikkelen. Missende zaken werden aangevuld en bestaande producten kregen er een verbinding mee. Met de uitbreidingen in SharePoint 2010 en vorig jaar in SharePoint 2013 werd veel hiervan weer overbodig en verschoof de aandacht naar nieuwe zaken en naar het opheffen van de bovengenoemde zwaktes van het product. Boeiend is daarbij wel te zien hoe verschillend men met SharePoint omgaat en wat dat betekent voor de klant.

We zien een aantal categorieën:

  • Bestaand product integreren
    Leveranciers die een bestaand product op het gebied van documentmanagement hebben en dit als het ware verpakken in SharePoint. SharePoint wordt ervoor gezet en aan de achterkant zit – in eenzelfde look-and-feel – het eigen product. Je betaalt licenties voor SharePoint én voor het andere product. Elk heeft zijn eigen releases en je hoopt dat de overlap niet te groot is. Je bent gebonden aan Microsoft én aan de leverancier van de toepassing (lock-in bij de leverancier).
  • Eigen product met SharePoint
    Leveranciers die in SharePoint een eigen product maken. Je betaalt licenties voor SharePoint én voor het andere product. Je bent gebonden aan Microsoft én aan de leverancier van de toepassing (lock-in bij de leverancier).
  • Implementaties op maat
    Leveranciers die op basis van SharePoint ontwikkelen en voor complexe bedrijfsprocessen inrichtingen op maat maken en ontwikkelen. Precies wat je wilt, geen extra standaardproduct, maar als je niet oppast wel veel maatwerk waar je last van kunt krijgen.
  • Bouwblok aanpak
    Leveranciers die met de standaardmogelijkheden van SharePoint allerlei functionele modulen qua inrichting bedenken en maken, die worden samengevoegd tot één open geheel. Je betaalt één keer licenties en bent vrij om, als je dat ooit wilt, een andere keuze te maken qua partner. Maar de automatische vernieuwing van nieuwe versies voor de gehele inrichting heb je niet.
  • Op maat inrichten
    Leveranciers die snel een standaardinrichting kunnen maken op basis van hun ervaring en de standaardmogelijkheden van SharePoint. Je krijgt wat je hebben wilt, maar je moet dat wel kunnen aangeven. Geen lock-in, maar je moet meer kiezen en zelf bepalen.
  • De makers van apps
    Leveranciers die voor specifieke functionele onderdelen complementaire deeltoepassingen en apps maken die binnen het ecosysteem van SharePoint kunnen worden gebruikt. Hiermee kun je missende functies eenvoudig aanvullen, zonder je te verbinden aan één partij. Het appsmodel zit overigens pas vanaf de laatste versie in SharePoint, en zal qua volwassenheid nog wel verder moeten groeien.

Daarnaast zien we dat bedrijven zich specialiseren qua branche (bijvoorbeeld overheid, bedrijfsleven, zorg) en/of naar toepassingsgebied (intranet, internet, DMS, RMA, zaaksysteem), of naar het te vervangen DMS-pakket (bijvoorbeeld eDOCS-Livelink, Hummingbird).

Valkuilen en succesfactoren
Wat bepaalt succes en waar moet je op letten? Het is verleidelijk te gaan leunen op een leverancier met een enthousiast verhaal, maar de grote valkuil is dat je daarbij alle vrijheid van een de facto standaard kwijtraakt en verstrikt raakt in het keurslijf/maatwerk van één leverancier. Wellicht niet erg als deze een prachtig en veelgebruikt product voor een specifieke branche levert, maar wees je wel bewust van de beperking die dit geeft. Veel beter is het als je de mix kunt vinden tussen hergebruik van modulen met behoud van deze flexibiliteit en de weg open krijgt naar een ecosysteem van producten, modulen en apps van meerdere leveranciers, die enerzijds optimaal geïntegreerd samenwerken maar zich anderzijds ook los kunnen verbeteren.

Tien tips voor succesvolle implementaties

  1. Houd als organisatie zelf de regie en maak bewuste keuzes op basis van de vraag en de beschikbare antwoorden uit de (SharePoint-)markt.
  2. Organiseer de (organisatiebrede) governance. Geef de business het laatste woord in de projectbesturing op basis van de bijdrage van de oplossing aan de bedrijfsvoering.
  3. Zoek (deel)oplossingen in de markt waarin je zoveel mogelijk kunt hergebruiken met behoud van flexibiliteit en voorkom daarmee een leverancierslock-in.
  4. Laat voorafgaand aan de invoering een goede check uitvoeren op de omgeving, op robuustheid, duurzaamheid en toekomstvastheid van de inrichting.
  5. Bouw op een centrale plek functionele kennis op van gebruik en toepassingen voor beheer en actieve ondersteuning van de gebruikers.
  6. Betrek de gebruikers actief en systematisch bij de inrichting en creëer voorbeelden in gebruik die je gemakkelijk kunt verbreden.
  7. Kies een look-and-feel die aansluit bij de bedrijfshuisstijl, maar voorkom dat hierbij maatwerk wordt geïntroduceerd dat de doorgroei belemmert.
  8. Maak van SharePoint een logische plek waar ‘het werk’ langskomt en aan eenieder persoonlijk wordt aangeboden.
  9. Geef het management vanuit de gebruikersorganisatie rond de invoering een belangrijke rol bij alle procesondersteunende zaken. Het zijn hun processen die ermee worden ondersteund!
  10. Kies qua inrichting een evenwicht van vrijheden voor de gebruiker, waarbij deze de omgeving naar zijn hand kan zetten, maar met behoud van de centrale vereiste beheersbaarheid.

Conclusie
Het speelveld rondom SharePoint is divers en snel in ontwikkeling. En dit zal nog wel even doorgaan. Er is inmiddels veel ervaring en een groot aanbod van complementaire functionaliteit en van partijen met inrichtingservaring. Er blijven echter veel zaken die goed geregeld moeten zijn, wil de invoering echt succesvol kunnen plaatsvinden. Maar als dat lukt is er veel gewonnen in een effectieve digitale werkomgeving. 

miriam.weeda@dino4.nl, Miriam Weeda is vanaf 2010 als adviseur, trainer en functioneel beheerder bij verschillende organisaties betrokken bij SharePoint-inrichtingen en -beheer. Ze is gecertificeerd AIIM SharePoint Practitioner en SharePoint Specialist.
dirk.koster@dino4.nl, Dirk Koster is vanaf 2004 als projectleider of adviseur betrokken geweest bij een groot aantal SharePoint-implementaties bij profit- en non-profitorganisaties waarin inmiddels met enkele tientallen leveranciers is samengewerkt.


1 AIIM Industry Watch. SharePoint 2013 Clouding the issues, Doug Miles © AIIM 2013, www.aiim.org.