, 4 december 2020

Hoe word je digitaal fit?

image for Hoe word je digitaal fit? image Achtergrond

Tekst Patrick Spigt

Bij de gemeente Haarlem/Zandvoort zoek ik met de afdeling informatievoorziening continu naar mogelijkheden om de overheid, mijzelf en de individuele collega beter te laten functioneren. De digitale wereld kan daarbij enorm helpen. Onze overheidsdienstverlening moet bijvoorbeeld toch gewoon via een soort “ING app” ontsloten kunnen worden? Inhoudelijk maken we vorderingen om de digitale wegen te verbeteren met VNG en andere gemeenten. Ook op landelijk niveau begint het besef te groeien dat we veel meer moeten investeren in de digitale wereld. 

Desondanks merk ik dat er toch nog vaak te traditioneel, te traag en onvoldoende professioneel wordt gewerkt. We zijn onvoldoende efficiënt en effectief (https://bit.ly/2IzE2Un). Ik zag dit als jurist, als controller en als manager al. Dit leidt vaak tot een status quo, bureaucratie en een beperkt innoverend vermogen. Op individueel niveau zie je dan logischerwijze een dalende motivatie. Bij de afdeling Informatievoorziening kreeg ik gelukkig de mogelijkheid om met dat gevoel iets te gaan doen.

Nooit af!
Op de afdeling zetten we nu al wat stappen met het “agile gedachtengoed”, zodat we sneller, slimmer, innovatiever, wendbaarder en minder bureaucratisch worden. Het boek Nooit Af van Martijn Aslander is daarbij één van de inspiratiebronnen (https://bit.ly/32BqjDZ). De stap naar de rest van de organisatie is echter nog groot, er is veel angst voor de digitale wereld. Dit alleen al zorgt voor een kennisachterstand. Ook zit de organisatie nog te veel vast in het “dingen goed doen” in plaats van “de goede dingen doen”. We zijn daarom op zoek gegaan naar collega’s in de organisatie die wel mee wilden doen. De intrinsieke motivatie en de goede resultaten die daaruit voortkomen, vind ik heel mooi om te zien. Tijdens de Coronacrisis worden de resultaten extra goed zichtbaar. De wendbaarheid van de digitale wereld zorgt voor de continuïteit en biedt enorme kansen voor de toekomst. De vraag is echter of de overheid nu wel durft uit haar verouderde analoge systeem te breken.

Leren leren 
Naast de organisatorische vraagstukken, is de ontwikkeling van het individu cruciaal. Vaak nemen we als individu die tijd niet, omdat we te druk zijn en niet de mindset hebben om te willen veranderen. Het is duidelijk dat wij daardoor onze kennismaatschappij onvoldoende benutten. Maatschappelijk en economisch zijn de gevolgen voor Nederland groot als we daar niks aan doen. Een cultuur van leren leren, waarbij we nadenken over de inhoud en de wijze waarop we dat doen, kan ons helpen. Welke kennis wil je bijvoorbeeld zelf onthouden en wat wil je gemakkelijk kunnen terugvinden en delen? En hoe doe je dat? Een belangrijke stelling van Aslander is bijvoorbeeld dat we nog te veel analoog denken, terwijl de digitale wereld heel anders van opzet is. Ik ben het daar volmondig mee eens.In de afdeling Informatievoorziening willen we bijvoorbeeld steeds meer aandacht geven aan zelfsturing of samen-sturing. Dit maakt het mogelijk om elkaar meer te helpen efficiënter en effectiever te worden. In de huidige silo’s en low trust-cultuur is dat nog veel minder gebruikelijk.

Het is echter wel nodig om de huidige complexe problemen op te lossen en mee te groeien met een exponentieel veranderende maatschappij. Een belangrijk vraag is dan: neem jij soms de tijd om fundamenteel (met anderen) na te denken of we de dingen goed doen of de goede dingen? Digitaal bewustzijn en vaardiger worden staan laag op de agenda. Leren leren en continu tijd vrijmaken om te zoeken naar nieuwe manieren om gebruik te maken van de nieuwe wereld staan nog ver van ons. Binnen de basis van de digitale transformatie wordt eigenlijk alleen gekeken naar welke eindproducten we zouden kunnen maken. Niet wat dat betekent voor ons werk of hoe wij ons daarin zelf moeten ontwikkelen. We kunnen het onszelf veel gemakkelijker maken als we dat wel gaan doen. Daarmee kunnen we onszelf duurzaam functioneel houden. 

Digitale fitheid

De huidige druk op de ambtenaar komt doordat alles prioriteit heeft en hij zelf niet de beschikbare digitale mogelijkheden goed benut. Daarbij komt dat de huidige systemen en manier van werken ons in de weg zit. Erger nog, het zorgt voor een informatie-overload en een enorme werkdruk.Veel tijd verdwijnt nu nog naar automatiseerbare activiteiten en onnodige (controle)mechanismen. Belangrijk is nu dat we daar nu echt verandering in aanbrengen. We hebben deze tijd namelijk hard nodig voor het aangaan van onze echte uitdagingen. Als we dat doen worden zal de kwaliteit verbeteren. Ook worden onze processen sneller en transparanter. Bovendien dwingt het ons om meer realistische doelen te stellen voor onszelf en de organisatie. Voor iedereen is dan namelijk duidelijk wat wel en niet kan. Nu stellen we onszelf en de maatschappij nog te vaak teleur.

Daarom is het van groot belang om de ruimte te nemen om na te denken en jezelf te ontwikkelen in deze tijd. Digitale awareness, kennis en kunde zijn de fundamenten waaraan je continu moet blijven werken. In Haarlem zetten we op dat front nu een aantal leuke stappen. Zo gaf de interactieve webinar Digitale Fitheid ons nieuwe inzichten hoe wij onszelf fitter kunnen. Er zijn bijvoorbeeld steeds betere tools (bijvoorbeeld Notion) op de markt om jezelf digitaal fitter te maken.