7 februari 2022

Overbrengen hybride archief

image for Overbrengen hybride archief image

Je moet een archief overdragen dat zowel uit papieren dossiers als digitale informatie bestaat. Met welke uitdagingen krijg je als archiefvormer dan te maken? En wat betekenen die voor de archiefbewaarplaats? Met het archief van de voormalige Adviescommissie Water (AcW) doen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) en het Nationaal Archief ervaring op met deze vorm van hybride overbrenging.

‘IenW en het Nationaal Archief hebben voor dit project gekozen om nieuwe ervaringen op te doen,’ zegt Ruth van Belkum, adviseur Informatiehuishouding bij IenW. ‘Met andere leerpunten, zoals: wat komt er kijken bij overbrenging van hybride archief?’ ‘Er was een wens om een geïntegreerde inventaris op te stellen voor dit archief,’ vult Kirstie van de Rijdt, projectleider Digitale Archiefdiensten bij het Nationaal Archief aan. ‘Tijdens het vorige gesprek met Od werd de conclusie getrokken dat dit geen haalbare kaart was. Omdat het te lastig werd: het zou te veel handwerk vergen en er zou gesleuteld moeten worden aan de (ordenings-)structuur van de mappen.’

Technisch lastig
Met name door het vele handmatige werk, zou er veel tijd in gaan zitten. Van de Rijdt: ‘Maar bij nader inzien vonden we het eigenlijk allemaal zonde om het niet te proberen. Door de compacte omvang van het archief zou de hoeveelheid handmatig werk nog enigszins te behappen zijn. En dus hebben we gaandeweg het project besloten om hier tóch (leer)ervaring mee op te doen.’‘Het kost inderdaad heel veel tijd,’ bevestigt Vincent Sleebe, senior medewerker Verwerven en Beheer Digitale Archieven bij het Nationaal Archief. ‘Daar zijn verschillende redenen voor: de structuur van het digitale archief is net anders dan die van het analoge archief. Daar moet je toch weer in zitten wijzigen en rommelen, waardoor de authenticiteit gevaar loopt. Een andere reden is dat wij werken met verschillende archiefeenheidsoorten in ons collectiebeheersysteem (Mais Flexis). In het verleden is bedacht dat het handig is om in toegangen op digitale archieven andere eenheidsoorten te gebruiken, bijvoorbeeld digitaal dossier, en niet de klassieke enkelvoudige en deelbeschrijving. In een toegang op een hybride archief moet je dus appels en peren bij elkaar zetten. Onze workflow moet daar weer mee om kunnen gaan. Tot nu toe hebben we een workflow voor papieren archief waar een toegang uit rolt en een workflow voor digitaal archief waar een toegang uit rolt. En nu krijg je een mix, dus dat is technisch meteen lastig.’

Verouderde bestandstypen
Zijn IenW en het Nationaal Archief gestopt met deze exercitie toen dit werd ontdekt?‘Nee,’ aldus Van de Rijdt. ‘Wat in dit geval nog een extra uitdaging was: het zijn in feite drie toegangen die samengevoegd moeten worden. We hebben een papieren stroom, een digitale stroom, maar we hebben ook informatie op verschillende (digitale) dragers.’

Sleebe: ‘Zoals cd-roms. Daar liepen we weer tegen heel andere problemen op, bijvoorbeeld verouderde bestandstypen opgemaakt voor Internet Explorer 6 uit 2005. En dat is heel lastig om bij ons in het e-depot op te nemen en vervolgens te tonen. Voor afbeeldingen en pdf’s is dit geen probleem.’‘In het verleden werd snel iets op cd-rom gezet, die cd-rom deed je in je speler en het bestand werd automatisch afgespeeld. Daar stond een execute-bestand op en allerlei websitebestanden bijvoorbeeld. Maar die zijn gebaseerd op de toenmalige versie van Internet Explorer, dus die bestanden spelen nu niet meer af. We hebben daarop gezegd: we slaan wel de afbeeldingen en de pdf’s op in het e-depot en we stellen deze beschikbaar, maar die oude execute-bestanden laten we voorlopig even zitten.’Hoe kun je dit soort bestanden wel bewaren en tonen? ‘Die cd-roms bewaren we wel in het analoge archief’, vervolgt Sleebe. ‘Wat je zou moeten doen, is deze bestanden omzetten naar het huidige formaat waardoor je ze alsnog kunt afspelen. We hebben afgesproken dat we het omzetten van deze bestanden voor nu nog even buiten scope laten.’

Knip
Bij het integreren van de inventarisseniseerst de inventaris van het papieren archief gecreëerd. ‘Daarna is de inventaris van het digitale deel en de dragers daaraan toegevoegd,’ geeft Van de Rijdt aan. ‘Zodat je daarna bij de rubrieken ook de juiste links krijgt naar de digitale bestanden. Dat is echt een handmatige exercitie: toegevoegde dossiers moeten handmatig naar de juiste rubriek worden verplaatst. Als een archief heel groot is dan is dat te veel werk.’ Van Belkum: ‘En de kans dat het analoge en digitale deel dezelfde structuur hebben is minimaal.’Volgens Sleebe moeten archiefvormers een heel duidelijke knip maken tussen het papieren en digitale archief en zo min mogelijk hybride werken.’ ‘En ik denk dat de wens zou moeten zijn om archieven zoveel mogelijk volledig digitaal aan te leveren,’ aldus Van de Rijdt. ‘Door digitalisering toe te passen. Dus over te gaan tot vervanging.’

Nico van Egmond, senior medewerker Verwerven bij het Nationaal Archief vult aan: ‘Bij dit archief hadden we een knip kunnen maken. Het was misschien beter geweest om het papieren archief en het digitale archief apart over te dragen. Dan was het voor ons minder werk en minder gedoe geweest. En voor de onderzoeker maakt het niet zoveel uit. Dan moet je op twee plekken kijken, maar dat komt wel vaker voor. En voor toekomstige archieven die toch hybride worden aangeleverd kun je er beter voor kiezen om voor elk deel een eigen inventaris op te stellen en die onder elkaar te tonen in plaats van in elkaar.’

Leerpunten
De overbrenging heeft belangrijke leerpunten voor IenW en het Nationaal Archief opgeleverd. Van Egmond: ‘Voor de aansluiting op het e-depot is een projectmatige aanpak nodig. Waar we naartoe willen is dat vervolgaanleveringen gewoon een standaardproces worden zoals we ook analoge archieven verwerven. Een ander belangrijk leerpunt is dat het belangrijk is dat de softwareleverancier aan tafel zit.’ ‘Sterker nog, deze hoort in het projectteam te zitten,’ beaamt Van de Rijdt. ‘Soms kun je zelf een en ander aanpassen in de software, maar vaak heb je grote wijzigingen in de exporttool nodig. Hiervoor moet je in gesprek met de leverancier.’

Hoe neemt het Nationaal Archief deze leerpunten mee in de communicatie en advisering richting zorgdragers? ‘Nu hebben we één hybride archief overgebracht. Dat is te summier om er gelijk een handreiking voor op te stellen,’ stelt Van de Rijdt. ‘Maar wanneer er meer ervaring is met de overbrenging van hybride archieven, dan kan ik me voorstellen dat we een kennisproduct of advies kunnen delen.’ Sleebe: ‘Er wordt nu intern wel nagedacht om ervaringen met aansluitingen en overbrengingen te delen op de website van het Nationaal Archief.’ ‘Ik ben wel benieuwd naar de ervaringen van andere archiefvormers,’ geeft Van Belkum aan. ‘Met name ook hoe zij omgaan met de AVG en persoonsgegevens. Dat vind ik best nog wel lastig.’

*Dit artikel verscheen oorspronkelijk op 22 mei 2020 in Od 4.