Inderdaad: de ‘A’ in de afkorting VIAG staat voor Automatisering. Ten tijde van de oprichting van de vereniging lag het accent vooral daar. Sindsdien heeft een verschuiving plaatsgevonden naar de ‘I’, naar de rol van informatiemakelaar, informatiearchitect en/of informatiemanager. Ook de documentaire informatiemanager? Arend van Beek stelt direct voorop: documentaire informatievoorziening is een zeer belangrijk onderdeel van de totale informatievoorziening. En informatievoorziening is weer een integraal deel van elk werkproces. Of zou dat moeten zijn.
Inderdaad: de ‘A’ in de afkorting VIAG staat voor Automatisering. Ten tijde van de oprichting van de vereniging lag het accent vooral daar. Sindsdien heeft een verschuiving plaatsgevonden naar de ‘I’, naar de rol van informatiemakelaar, informatiearchitect en/of informatiemanager. Ook de documentaire informatiemanager? Arend van Beek stelt direct voorop: documentaire informatievoorziening is een zeer belangrijk onderdeel van de totale informatievoorziening. En informatievoorziening is weer een integraal deel van elk werkproces. Of zou dat moeten zijn. Werkprocessen zijn weer steeds meer ketenprocessen, waar gemeenten, andere overheden en maatschappelijke organisaties, in samenwerken. Informatievoorziening wordt dan ook steeds meer keteninformatievoorziening.
Visie van de VIAG
Gemeenten willen de burgers en ondernemers begrijpen en helpen in hun sociaal-maatschappelijke en sociaal-economische situatie. Zij willen daarbij zoveel mogelijk uitgaan van eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Waar die tekortschiet, willen gemeenten integrale ondersteuning en hulp kunnen bieden. Dat kan alleen als verkokerde systemen en verkokerde informatiebestanden plaatsmaken voor horizontaal verbonden of geïntegreerde systemen en bestanden. Dat is de visie van de VIAG en de VIAG werkt dan ook hard mee aan de totstandkoming van het stelsel van basisregistraties en het binnengemeentelijke gebruik van basisgegevens. De VIAG bundelt de kracht van haar leden en zet deze in op alle niveaus: in programmaraden, stuurgroepen, klankbordgroepen en project- en werkgroepen. Samen met KING en de VNG. Om samen te komen tot gemeenschappelijke architectuur en standaarden. Die zijn nodig voor ‘interoperabiliteit’: aansluiting van functionaliteit en uitwisseling en gegevens. Ook documenten moeten tussen systemen uitgewisseld, en op het juiste moment, in het juiste (keten)proces betrokken kunnen worden. ICT kan DIV adviseren over de toepassing van standaards en de inpassing van DIV in de proces- en informatiearchitectuur.
Relaties ICT – DIV
Zijn er adequate relaties tussen de ICT-vakkoepels, zoals de VIAG en de vakkoepels die zich op het terrein van de documentaire informatievoorziening begeven? Volgens Arend van Beek zijn er zeker op de werkvloer veel goede relaties tussen de ICT- en de DIV-vakgenoten. Toch zouden partijen op strategisch niveau meer met elkaar in gesprek moeten zijn. Maar wie is op dat niveau dé spreekbuis van ‘DIV’? Is dat de SOD – die buiten de eigen vakkring weinig bekendheid geniet; of welke andere organisatie die ‘het gezag van DIV’ vertegenwoordigt? Het zou goed zijn als de DIVwereld zich sterker en eenduidiger manifesteert.
De VIAG vindt dus dat het gesprek tussen DIV en ICT op alle niveaus (beter) gevoerd moet worden, maar wat doet de VIAG daar aan? Arend van Beek legt uit dat de VIAG werkt met regio’s en dat regiobijeenkomsten de agenda van de VIAG bepalen. Documentair informatiemanagement, of liever gezegd: zaakgericht documenteren en archiveren, kan zeker een onderwerp zijn om in VIAG-kringen te agenderen. De VIAG zal de SOD graag voor gesprekken daarover uitnodigen.
Opleidingstraject
Besteedt de VIAG aandacht aan dit onderwerp, in cursussen, workshops en dergelijke? Het is volgens Arend van Beek vooral aan de VIAG te danken dat de i-NUP Academy er gekomen is. De i-NUP Academy flankeert Operatie NUP, het omvangrijke implementatieondersteuningsprogramma dat KING uitvoert in opdracht van de VNG. VIAG-leden worden aangemoedigd deze leergang te volgen; zo krijgen zij van de VIAG een tegemoetkoming in de kosten van 500 euro. De i-NUP Academy is een van de middelen die worden ingezet om de (versnelde) implementatie van de i-NUP bouwstenen te bevorderen. Maar dit opleidingstraject is vooral ook bedoeld om gemeentelijke uitvoerders – zoals de informatie- en de automatiseringsmanagers – op een hoger professioneel niveau van functioneren te brengen. ‘Zaakgericht werken’ is een onderwerp waar de i-NUP Academy nadrukkelijk aandacht aan besteedt en zaakgericht documenteren en archiveren hoort daarbij. In september beraadt de denktank van de VIAG zich, met KING en de VNG, over strategische onderwerpen. ‘ICT voor DIV’ en ‘DIV voor ICT’ zijn onderwerpen die zich goed voor de denktank lenen.
Permanent gesprek
Conclusie na het gesprek met de VIAG-voorzitter mag zijn: ICT en DIV mogen geen gescheiden werelden zijn. Interoperabiliteit en aansluiting op de (keten)processen is een gemeenschappelijk belang. Waar sprake is van gescheiden werelden, moet een permanent gesprek op alle niveaus daar een eind aan maken. De VIAG staat ervoor open!
kees.duijvelaar@gmail.com, Kees Duijvelaar is redactielid Od.
