Ik noem het bewust een vak omdat het belang nogal eens onderschat wordt. Al door de eeuwen heen zijn er mensen geweest die ervoor zorgden dat de informatie die werd gecreëerd ook ontsloten werd en daardoor toegankelijk was voor anderen. In het verleden was dat vaak alleen voor degenen die konden lezen.
Ik noem het bewust een vak omdat het belang nogal eens onderschat wordt. Al door de eeuwen heen zijn er mensen geweest die ervoor zorgden dat de informatie die werd gecreëerd ook ontsloten werd en daardoor toegankelijk was voor anderen. In het verleden was dat vaak alleen voor degenen die konden lezen.
De laatste jaren groeide de hoeveelheid informatie dusdanig dat er nog steeds informatiespecialisten nodig waren en zijn om deze informatie te ordenen en toegankelijk te maken en te houden. Dat gaat niet meer met de kleitabletten van weleer, maar met computers. Maar de computer kan het niet alleen. De informatiespecialist blijft nodig!
Het computerloze tijdperk
Toen ik in 1988 startte als broekie, net van de Bibliotheek- en Documentatieafdeling, waren er nog geen computers op kantoor. We maakten de cataloguskaartjes op een typemachine, met carbonpapier ertussen om kopieën te maken. Op die manier kon je een cataloguskaartje op meerdere plekken opslaan en kreeg je dus meer zoekmogelijkheden.
Ik startte mijn carrière als documentalist bij de parlementaire stukken. Nog steeds weet ik nummers van Kamerstukken uit mijn hoofd omdat dat sneller was dan de stukken opzoeken in de catalogus. Iets wat je je nu absoluut niet meer kan voorstellen. Als ik dit verhaal vertelde aan jonge collega’s keken ze me aan alsof ik uit de middeleeuwen kwam. Ook een of twee dagen op de post wachten voordat documenten bezorgd werden doet de wenkbrauwen fronsen.
Ja, het ging er in de jaren 80 een stuk relaxter aan toe op kantoor dan nu. Als je een formeel document opstelde, schreef je dat op papier en werd het door de typekamer uitgetypt op officieel papier. Zaten er nog fouten in, dan moest het helemaal worden overgedaan.
In de jaren 90 verdwenen de typemachines en de typekamers en werden ze vervangen door tekstverwerkers, terminals en ten slotte computers. Hierdoor ging een ambtenaar steeds meer zelf doen. Dit leverde nogal eens gemopper op: we moeten nu alles zelf doen.
Van bibliotheek naar informatiecentrum
De eerste 27 jaar heb ik me vooral bezig gehouden met de bibliotheek- en documentatiewereld. In de loop van de tijd is dat verschoven van de klassieke bibliotheek naar een modern informatiecentrum, waar het bewerken van informatie belangrijker werd dan het permanent verzamelen ervan. Helaas zijn deze informatiecentra bij de overheid in de bezuinigingsoperaties verdwenen. Wat rest zijn kleine afdelingen die (media)analyses maken voor de ambtenaren. Die vinden gretig aftrek.
In 2008 werd ik manager van de DIV-afdeling bij Economische Zaken. De afdeling had na een paar pogingen om het papieren archief om te vormen naar een digitaal archief een start gemaakt met een nieuw systeem. Dit betekende voor zowel de DIV-medewerkers als voor de beleidsambtenaren een grote verandering. De DIV-medewerker kwam vooraan in het proces te staan en kwam letterlijk uit de kelder. De beleidsambtenaar kreeg zijn post voortaan digitaal en moest zaken zelf in gang zetten. Het heeft enige tijd geduurd voordat men hier aan kon wennen en sommige ambtenaren zijn hier nog steeds niet blij mee.
Nieuwe taken, nieuwe uitdagingen
De DIV-medewerkers hebben de afgelopen tien jaar veel zien veranderen in hun vak. Het mooie is dat de meeste collega’s in deze veranderingen hebben kunnen meegaan. Ze kwamen uit een meer bescheiden rol en hebben nu een proactieve rol. Belangrijk is dat de klant op een ander manier wordt ondersteund dan in het papieren tijdperk. Nu worden er trainingen gegeven in archiveren en zoeken. De recordmanagers worden steeds meer data-analisten die moeten kunnen omgaan met zoektools. De DIV-medewerkers die deze veranderingen niet zagen zitten zijn met pensioen gegaan of zijn bezig met het bewerken van de papieren werkvoorraden. Die er ook nog steeds zijn.
Waar gaat het heen met het vak?
Als ik terugkijk op het vak de afgelopen jaren, zie ik een tweetal continue ontwikkelingen:
- De informatiewereld is dynamisch. Constant zijn er zaken die veranderen. Dit betekent voor de medewerkers dat ze enorm flexibel moeten zijn. Het mooie is dat het merendeel van de medewerkers deze stap heeft kunnen zetten en zich verder heeft bekwaamd door het volgen van opleidingen. Eén ding is zeker, deze veranderingen zullen zeker door blijven gaan. Dat is aan de ene kant lastig, maar biedt aan de andere kant leuke uitdagingen.
- Bezuinigingen op de medewerkers vormen ook een rode draad. Telkens werd er met een schuin oog gekeken naar de BIDOC- en DIV-afdelingen als er geld gezocht werd. Gevolg hiervan is dat de BIDOC’s zijn verdwenen en dat de DIV-afdelingen ook minstens met de helft zijn afgenomen. Gedeeltelijk kwam dit door de digitalisering. Gelukkig lijkt er nu weer een kentering te komen omdat informatie weer steeds belangrijker wordt. Denk maar aan de parlementaire enquêtes en de bonnetjesaffaire bij Justitie. De komst van de Woo (Wet open overheid) en RDDI (Rijksprogramma Duurzaam Digitale Overheid) zijn positieve ontwikkelingen voor het vak. Ook hierdoor wordt het vak weer belangrijker.
Ik hoop dat, omdat er nu meer aandacht is voor het bewaren en toegankelijk maken van informatie, er ook weer meer geïnvesteerd wordt in het vak. Daarnaast wordt de roep om het toegankelijk maken van informatie steeds groter, gezien onder andere de Woo, parlementaire enquêtes en het ontstaan van fake nieuws.
De komende jaren zal een behoorlijk aantal DIV-collega’s met pensioen gaan en dat betekent dat er nieuwe medewerkers moeten komen. Dat zal lastig zijn omdat mensen die ons vak niet kennen er doorgaans geen belangstelling voor hebben. Dat moeten we ombuigen, want jonge mensen die een kijkje in de DIV-keuken nemen tijdens een stage, vinden het vak leuk. Hier ligt dus nog een uitdaging. Klantondersteuning en data-analyse zullen steeds belangrijker worden in ons vak. Hierdoor kunnen we zorgen dat onze klanten hun werk kunnen doen en de burger wordt voorzien van de juiste informatie.
Ten slotte
Terugkijkend ben ik heel tevreden over de 38 jaar die ik heb mogen werken bij de Rijksoverheid. Ik ben dankbaar voor de managers die mij kansen geboden hebben om zaken te doen zoals ik dat wilde. Mooi vind ik het om te zien dat ik soms dingen bedacht (zoals de ombuiging van bibliotheek naar informatiecentrum, het ordenen van documenten in een digitaal archief en het ontwikkelen van een proactieve houding bij DIV’ers) waar niemand in geloofde en die toch een succes geworden zijn. Uiteraard heb ik dat niet alleen gedaan, maar samen met honderden collega’s. Alleen door samenwerking kan zoiets slagen. Ik ben er trots op dat ik aan zo’n mooi vak hebben mogen bijdragen.
Alard Litjens
Tot 1 september 2018 manager digitale informatie bij OCW, EZK en LNV en manager van IDO (het samenwerkingsverband van OCW, EZK, LNV en AZ).
