1 september 2009

In control zijn

image for In control zijn image

Kan DIV een bijdrage leveren aan een schoon geweten? Ofwel: lukt het DIV de organisatie in control te houden? Ligt hier een zware taak voor de DIV’er? Is DIV verantwoordelijk voor het schoonhouden van het organisatie-imago, zodat negatieve publiciteit uitblijft? Vier prominente sprekers gaven tijdens het seminar hun visie op dit thema vanuit verschillende invalshoeken. 

Kan DIV een bijdrage leveren aan een schoon geweten? Ofwel: lukt het DIV de organisatie in control te houden? Ligt hier een zware taak voor de DIV’er? Is DIV verantwoordelijk voor het schoonhouden van het organisatie-imago, zodat negatieve publiciteit uitblijft? Vier prominente sprekers gaven tijdens het seminar hun visie op dit thema vanuit verschillende invalshoeken. 

I’m a man out of control
Met deze onheilspellende kreet opende Jeroen Broeders, stadsdeelvoorzitter van Bos en Lommer in Amsterdam, zijn presentatie. Bos en Lommer is het kleinste stadsdeel in Amsterdam, maar was gedurende de afgelopen drie jaar veelvuldig in het nieuws. De ellende begint als op 6 februari 2006 een truck volgeladen met bier het Bos en Lommerplein oprijdt. Er ontstaat een scheur van tien meter in het dak van de parkeergarage. Uit angst voor instorting wordt het winkelcentrum ontruimd. Bewoners en winkeliers mogen later op de dag weer naar huis. De parkeergarage gaat een week later weer open en de weekmarkt keert medio maart weer terug. Volgens een rapport van TNO zou bij de bouw niet voldoende wapening voor de constructie gebruikt zijn. Uiteindelijk wordt op 10 juli 2006 besloten om het plein te ontruimen. Voor 190 mensen wordt een andere woonruimte verzorgd. Ook de winkels, de markt, de bibliotheek, het stadsdeelkantoor en maatschappelijke dienstverlening moeten de deuren sluiten, omdat de veiligheid niet meer gegarandeerd kan worden. Het vinden van een tijdelijke woonruimte voor de gedupeerde bewoners blijkt echter geen eenvoudige klus. Ruim een maand later is een groot gedeelte van hen nog steeds ondergebracht in hotels. Inmiddels is gebleken dat de constructie van de woningen op drie plaatsen gebreken vertoonden. Het herstel gaat maanden duren. Drie dagen voor Kerst 2006 kunnen de bewoners weer terug naar hun woning en in de eerste twee maanden van 2007 gaan de winkels en het stadsdeelkantoor weer open. Daarmee is de kwestie echter nog niet afgelopen. Tijdens het onderzoek is veelvuldig gebleken dat een aantal vitale documenten niet te vinden was. Deze waren niet gearchiveerd óf opgeslagen op een persoonlijke schijf van een medewerker. Kortom de informatie was niet volledig, niet betrouwbaar en incompleet. In de jaren en de onderzoeken die daarop volgden heeft dit geleid tot flinke financiële schade voor zowel het stadsdeel als de aannemer van het bouwproject. Daarnaast heeft het stadsdeel flinke imagoschade opgelopen. De lessen die volgens Broeders hieruit getrokken mogen worden is dat ‘kleine’ fouten niet bestaan. Daarnaast is de overheid wel altijd aanspreekbaar, maar niet altijd verantwoordelijk. In ieder geval had een goed en geordend (digitaal) archief het stadsdeel een hoop ellende kunnen besparen. Inmiddels is men druk bezig om de administratieve organisatie volledig op orde te brengen en zullen alle documenten in de toekomst zo snel mogelijk gedigitaliseerd en gearchiveerd gaan worden.

De Overheid: IN of OUT of control?
Ton van Gemert, hoofd Informatiebeleid bij de gemeente Nijmegen, vroeg zich af of ICT bijdraagt aan het imago van betrouwbaarheid, integriteit en doelgerichtheid van de ‘moderne dienstverlenende overheid’? Volgens Van Gemert betekent in control zijn rekening houden met belangrijke elementen zoals doelgerichtheid, betrouwbaarheid, zekerheid, controleerbaarheid, verantwoording en risicomanagement. De gemeente was ooit in control. Men kon rekenen op een goed en solide archief. Er werd gewerkt met persoonlijke zegels en later veel met handtekeningen. Mede door de vele AO-procedures werd alles goed op orde gehouden, kortom DIV was in charge. Met de opkomst van de ICT binnen het gemeentelijk apparaat dacht men de boel nog veel beter onder controle te krijgen, maar niets is minder waar. Met de opkomst van de ICT kwam ook de klad erin. Er was teveel aandacht voor de digitale beveiliging en er werden steeds minder ‘traditionele’ dossiers aangelegd. Zonder het te merken raakten de AO-procedures uit de tijd. Kortom de gemeente raakte langzaam ‘out of control’ (de ‘dementerende overheid’ dreigde ook voor Nijmegen van toepassing te worden). De gemeente Nijmegen heeft echter op tijd het nodige gedaan om weer in control te raken. Hiervoor hanteert Nijmegen nu twee pijlers. Zo wordt er zoveel mogelijk volgens de concernarchitectuur gewerkt. Er is een duidelijke ‘I’-visie ontwikkeld en worden er geen ad-hocprojecten meer opgezet. Afgesproken is dat de architectuur de speelruimte bepaalt. Daarnaast werkt men nu projectmatig. Procedures en processen worden zoveel mogelijk projectmatig aangepakt en daar waar nodig aangepast of herschreven. Hiervoor is een procesarchitectuur ontworpen. Door een zaakgewijze aanpak, de zogenaamde wasstraat, is het volgens Van Gemert mogelijk om de totale (documentaire) informatievoorziening inzichtelijk en dus in control te houden. In deze wasstraat zijn ‘services’ zoals procesbeschrijving, DSP, zaakdossier en zaakregister, webintake, BSN, basisregistratie, WFM en backoffice systematisch ondergebracht. Voor ieder proces wordt een projectroute (schema) gemaakt waarbij duidelijk aangegeven wordt waar documentaire input te verwachten is. “In control zijn is dus vooral een organisatorische uitdaging”, aldus Van Gemert.

In control: (ook) een kwestie van toezicht
Volgens Peter Horsman, coördinator onderzoek aan de Archiefschool en docent aan de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool Amsterdam, is toezicht houden een van de methodes om als DIV in control te blijven. Wat is het doel van toezicht? Daar waar het gaat om het veilig stellen van cultureel erfgoed heeft DIV een belangrijke functie. In de analoge omgeving weten we heel goed hoe we dat veilig moeten stellen. Maar hoe doe je dat nu in een digitale omgeving? Het ontbreken van toezicht kan er zomaar toe leiden dat er binnen organisaties een digitale chaos ontstaat. Volgens Horsman is het aanstellen van een toezichthouder geen overbodige luxe. Maar, hoe zou je die toezichthouder het beste kunnen positioneren? Kies je voor een interne of een externe toezichthouder? Of laat je het over aan de archivaris of provinciale inspecteur? Volgens Horsman heeft een toezichthouder alleen nut als de betreffende functionaris de beschikking krijgt over relevante machtsmiddelen of wanneer betrokken partijen het eens zijn over het doel en de criteria. Centrale vraag in het geheel is: “Wanneer hebben we de informatiehuishouding nou op orde?” De NEN-ISO-normen kunnen hiervoor als basis dienen.
Vanuit die normen worden elementen als betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid gewaarborgd. Het belangrijkste object van toezicht is volgens Horsman het record keeping system. Daarnaast zouden processen als beginpunt moeten dienen. Als laatste dragen goede documenten bij aan de kwaliteit van het proces. Geconcludeerd wordt echter dat in control zijn zelden het doel is van de organisatie. Om dit toch te bewerkstelligen zou er een herbezinning van het doel en de daarbij behorende methoden moeten plaatsvinden.

Hoe kijkt DIV zelf aan tegen de gewetensfunctie?
Volgens Paul Bakker, teamleider Informatie bij de gemeente Beverwijk, moeten eerst de volgende gewetensvragen beantwoord worden. Hoe voorkom ik dat documenten onvindbaar worden? Hoe voorkom ik incomplete dossiers? Hoe zorg ik ervoor dat onbevoegden geen inzage krijgen in bepaalde docu-menten? Kan ik de digitale bewaring voldoende garanderen? De Beverwijkse aanpak heeft geleid tot een organisatiebrede invoering van een DMS, waarbij men uitgebreide werkplek-ondersteuning heeft gegeven aan alle gebruikers van het systeem. Beverwijk heeft het DMS projectmatig ingevoerd en gekozen voor een zeer pragmatische aanpak. DIV heeft onder andere clustergewijs met alle gebruikers de gebruikte documenten en daarbij behorende zoekargumenten (metadata) vastgesteld. Door DIV worden alle in- en uitgaande brieven en bestuurlijke documenten gescand. De behandelaars krijgen uitsluitend de digitale documenten en DIV houdt de papieren exemplaren achter. Bij het digitaal ter archivering aanbieden van een afgedane zaak krijgt DIV ook de categorie ‘interne documenten’ in beeld, zodat DIV in feite alle categorieën documenten de revue ziet passeren. Bij het digitaal archiveren wordt door DIV nog een aantal metadata toegevoegd, zoals de bewaartermijn, en ten slotte worden alle documenten omgezet naar de open standaard PDF/A. Door goed te autoriseren en bepaalde categorieën documenten ofwel bij binnenkomst ofwel bij verzending of archivering definitief (niet meer te wijzigen) te maken, wordt geborgd dat de juiste persoon de authentieke documenten kan raadplegen. Paul Bakker trekt de conclusie dat in tegenstelling tot de papieren omgeving de digitale documenten altijd vindbaar zijn en dossiers completer zijn. Tevens constateert hij dat de digitale werkwijze van DIV vooralsnog niet veel verschilt met werkwijzen zoals voorheen met papieren documenten.

Na de lunch vond een aantal themasessies plaats, waarin de deelnemers hun ervaringen met elkaar konden delen. De dag werd afgesloten met de gebruikelijke borrel. Ook hier werd nog stevig doorgediscussieerd over de hamvraag van de dag: Hebben we als DIV nu een uitdaging en zijn we in control? Of streven we naar het onmogelijke?

jack.schuemie@doxis.nl

Jack Schuemie is senior Informatiespecialist bij Doxis Informatiemanagers.