Het team Document Management (DM) is per 1 januari 2008 opgericht om de post- en archiefzaken te stroomlijnen voor de hele TUDelft, een organisatie met 5000 fte en 25000 studenten. Omdat het team was samengesteld uit oud DIV-medewerkers die jaren op verschillende organisaties en bij de Library bij de TU werkten, is gekeken naar een ‘state of art’-opleiding waarin digitalisering goed aan bod komt. Leo Woudstra, oud bestuurslid SOD en een van de teamleden, heeft een verkenning uitgevoerd en kwam met de ECM-trainingen. Er werd budget geregeld en toestemming gevraagd.
Het team Document Management (DM) is per 1 januari 2008 opgericht om de post- en archiefzaken te stroomlijnen voor de hele TUDelft, een organisatie met 5000 fte en 25000 studenten. Omdat het team was samengesteld uit oud DIV-medewerkers die jaren op verschillende organisaties en bij de Library bij de TU werkten, is gekeken naar een ‘state of art’-opleiding waarin digitalisering goed aan bod komt. Leo Woudstra, oud bestuurslid SOD en een van de teamleden, heeft een verkenning uitgevoerd en kwam met de ECM-trainingen. Er werd budget geregeld en toestemming gevraagd. In oktober en november jl. is de training gegeven en tot 1 april van dit jaar hadden de deelnemers gelegenheid tot het afleggen van het webexamen en het inleveren van een werkstuk.
Naast deze training volgen nieuwe medewerkers de SOD-I opleiding en doen zes teamleden een incompanytraining ‘Selectie en bewerking van archieven’ van DIOR-opleidingen. Daarover zal mogelijk in een later stadium een artikel in Od opgenomen worden.
Scope
De training van twee maal twee dagen bestaat vooral uit een interactief hoorcollege waarin veel dia’s worden behandeld en een aantal groepsopdrachten worden uitgevoerd. Zo wordt gezamenlijk gewerkt aan de scope van digitalisering bij de TUDelft, welke actoren en welk krachtenspel erbij komen kijken, en hoe de projectorganisatie en werkwijzen te regelen. Omdat het een incompanytraining is, wordt gezamenlijk een beleidsvoorbereiding gedaan. In de training wordt benadrukt veel af te stemmen met de eindgebruikers. Jammer dat die niet te ‘porren’ waren om aan zo’n vierdaagse opleiding deel te nemen. Zoveel aandacht is wat veel van het goede en gaat ook best diep natuurlijk. Het wordt wel een opgave om steeds de eindgebruikers als uitgangspunt te nemen en hen straks bij de uitrol van de implementatie de gemaakte keuzes te laten doorgronden en instemming en draagvlak te realiseren.
Bordspel en roadmap
De inhoud van de training wordt in hoofdlijnen gegeven met twee ‘posters’, te weten het ECM-bordspel (Het AIIM ECM-bordspel. Bron: ECM) en de roadmap, die de moeite waard zijn om te delen met de lezers van Od.
De ECM-roadmap bevat de belangrijkste aspecten die te regelen zijn rondom het elektronisch document/dossier (ED). Het is een prachtige praatplaat waarin keuzes en fasering kunnen worden overzien ten aanzien van de inhoud van het project. Hoe de input te regelen, waar gaat input dan over? Wat en hoe het project te managen? Hoe documenten ter beschikking te stellen en welke rol kan het shared service DM spelen (outsoursing) bij uw poststromen (ingekomen post digitaal ontvangen)? Op onderdelen van de roadmap wordt ingegaan in het artikel Inputmanagement en postzakmanagement.
Het ECM-bordspel is een monopolyspel waarin in twaalf stappen het hele ECM-project wordt uitgewerkt. Feitelijk is de implementatie van ED een verandering van papier naar digitaal, te leren door training hoe de applicatie werkt en ermee aan de slag te gaan. Daarnaast is het van belang dat de organisatie en werkwijzen worden bezien op nieuwe ‘digitale’ mogelijkheden. Dat stelt eisen. De twaalf stappen geven structuur aan die verandering. Momenteel wordt voor de implementatie bij de Library een TU-vertaling gemaakt van het bordspel. Daarin worden de ervaringen van het project van de afgelopen jaren gecombineerd met de benodigde stappen om ED bij de Library te implementeren.
Het bordspel is door enkele cursisten in de pauze gespeeld. Het was heel aardig; zeker een aanrader als je de leerstof nog eens de revue wilt laten passeren.
Tot slot
De training werd door de deelnemers als inspirerend, vermoeiend, en voor mbo-niveau zonder projectmanagement en digitaliseringservaring, soms te hoog gegrepen gevonden.
Inmiddels hebben enkele cursisten met goed gevolg het webexamen afgelegd. Voor de hele organisatie en voor enkele onderdelen zijn projectinitiatie-documenten vervaardigd, die gebaseerd zijn op de twaalf stappen en de roadmap, alsmede op de inhoud van de training en de opvattingen die binnen de TU zijn ontwikkeld. Deze documenten zijn na vaststelling te downloaden op www.ed.tudelft.nl.
