, 6 december 2017

‘Informatie is macht’

image for ‘Informatie is macht’ image Verslag

Per 1 januari jl. zijn de verenigingen Ngi-NGN, KNVI en SOD opgegaan in één vereniging voor informatieprofessionals. De breedte van de vereniging kwam duidelijk tot uiting in de breedte van het programma.

Per 1 januari jl. zijn de verenigingen Ngi-NGN, KNVI en SOD opgegaan in één vereniging voor informatieprofessionals. De breedte van de vereniging kwam duidelijk tot uiting in de breedte van het programma.

Openingsverhaal
De ochtend begon met een dynamisch verhaal van René ten Bos. Ten Bos is filosoof en hoogleraar aan de Radboud Universiteit in Nijmegen (RU). Hij begon zijn verhaal met de hoop het publiek vooral in verwarring achter te laten. Naar aanleiding van zijn boek Bureaucratie is een inktvis presenteerde Ten Bos op een satirische en komische wijze de aard en geschiedenis van de bureaucratie: “Iedereen is tegen bureaucratie, maar we krijgen er alleen maar meer van.” Als voorbeeld gaf hij aan dat politici klagen over het feit dat er veel dossiers zijn en deze ook nog eens onleesbaar zijn. Vervolgens wordt er door dezelfde politici gestuurd om met formats te werken wat én niet werkt én niet gelezen wordt. Dit alles leidt tot de logische definitie van bureaucratie, te weten: inktschijten. “Het kenmerk is inkt produceren zonder dat het door iemand opgepikt hoeft te worden. Na ieder college op de universiteit moet bijvoorbeeld een evaluatie geschreven worden, dat vervolgens door niemand gelezen lijkt te worden.” Het advies van Ten Bos is om de absurditeit van de bureaucratie te overleven, in het besef dat bureaucratie van grote waarde is om als maatschappij in balans te blijven.

Om een indruk te geven van het verdere congres hebben drie bezoekers een kort verslag geschreven.

 

Van persoonlijke ontwikkeling tot privacy en security

tekst Pauline Leenman

Het is lastig om een keus te maken uit de vijftien parallelsessies van het KNVI-congres, met zo’n variëteit aan interessante onderwerpen en sprekers. De eerste waarvoor ik uiteindelijk kies is de sessie over emotionele intelligentie uit de track over persoonlijke ontwikkeling.
Rob de Best neemt ons in een inleiding van veertig minuten mee in zijn onderwerp. Hij stelt dat van de drie soorten intelligentie die hij onderscheidt, er één nooit overgenomen kan worden door techniek. Fysieke intelligentie kan worden vervangen door machines, kunstmatige intelligentie door computers, maar emotionele intelligentie zal altijd mensenwerk blijven. Alle emoties zijn te herleiden naar twee basisemoties: tevreden en ontevreden. Daarvoor ben je zelf verantwoordelijk. Laat je je chagrijnig maken door tegenslag? Dat is een keuze. Piekeren – een belangrijke veroorzaker van stress – kun je (soms) bestrijden met een simpele teloefening waarop je je moet concentreren en waardoor er geen ruimte is voor andere gedachten.

De tweede en vierde sessie die ik kies raken meer direct het vakgebied: privacy en security. Eildert Karstens stipt in zijn voordracht over de AVG de vier uitgangspunten van de nieuwe wet aan:

  • personal privacy (rechten van individuen), 
  • beheer en notificaties (plichten van organisaties), 
  • transparant beleid (idem), 
  • IT en training (idem). 

Vervolgens neemt hij de deelnemers mee in acht stappen die je als organisatie moet doorlopen om vast te stellen of jouw organisatie voldoet aan de eisen van de AVG, namelijk:

  • bewustwording, 
  • classificatie van de persoonsgegevens die worden verwerkt, 
  • vaststellen van de kritische processen, 
  • vaststellen van de algemene risico’s aan de hand van de AVG-checklist, 
  • workshop met P&O, 
  • workshop met ICT, FM en inkoop, 
  • workshop met de primaire processen, 
  • bepalen, prioriteren en toewijzen van de acties. 

De laatste sessie van deze track wordt verzorgd door de broers Ricardo en Glenn ten Cate en ze zoomen in op de veiligheid van systemen. In een enthousiaste presentatie, doorspekt met Engelse termen, tonen de beide broers aan hoe weinig alert veel organisaties zijn op de veiligheid van hun systemen en hoe belangrijk het is om al bij het ontwikkelen daarvan dit aspect mee te nemen (security by design). Aan de hand van de standaardmethodiek SIPOC (supplier – input – proces – output – customer) kun je als organisatie de thermometer in je eigen systeem steken en krijg je handvatten aangereikt om de veiligheid te verbeteren.

Tussen deze twee sessies over privacy en security schuif ik aan bij Carolien Glasbergen, die met haar gehoor in gesprek gaat over ‘jouw digital skills’. We staan stil bij de vraag wat het begrip digitale transformatie eigenlijk betekent en wat je ervoor nodig hebt om die succesvol door te maken. Carolien ziet vier kernbegrippen die hierbij een rol spelen: strategie, structuur, mensen en leiderschap. Vanuit de zaal wordt het belang onderstreept van alignment van ICT en de business: spreken we wel altijd dezelfde taal? Het is soms verdraaid lastig elkaar te begrijpen. Het gaat niet alleen om technische competenties, de soft skills lijken minstens zo belangrijk.

pauline.leenman@politie.nl, Paluline Leenman is beleidsadviseur DIV bij Politie Nederland

 

Digitaal transformeren

tekst Marko Klerks

Als nukkige informatieprofessional ben ik vaak betrokken bij het implementeren van nieuwe of gewijzigde software in ‘de business’. Regelmatig gaat het dan om een verandering waar de gebruikers niet om hebben gevraagd. Er ontstaat dan al gauw weerstand. Hoe voorkom je dit of hoe ga je er mee om? Met die vraag in het achterhoofd heb ik op het congres een aantal deelsessies bijgewoond.

In de eerste deelsessie vertelde Maarten van Veen van de Nederlandse Defensie Academie over de ontwikkeling van een apparaat waarmee ‘veldhospikken’ kunnen trainen tijdens gevechtssimulaties. In de loop der tijd zijn er verschillende herzieningen in het ontwerp nodig geweest. Dit was niet omdat het apparaat niet werkte, maar omdat de belangen verschoven en de eisen veranderden. Bijvoorbeeld: een medische simulatie mocht niet te lang duren, omdat een neergeschoten soldaat weer snel aan de gevechtssimulatie deel moest kunnen nemen (van stilzitten leren ze niets). Of het apparaat was zo leuk, dat de gebruikers er al vóór de simulatie mee aan het spelen waren, waardoor de batterij te vroeg leeg ging. Het leerpunt was: wanneer je de techniek verandert, dan heeft dat ook onvoorziene consequenties. Vaak liggen die niet in de techniek. Verwacht het onverwachte en pas je (continu) aan.

De vraag is dan wel, wie moet zich aanpassen? ’s Morgens gaf Rik Maes, hoogleraar Informatiemanagement aan de Universiteit van Amsterdam, een presentatie over ‘Digitale transformatie als mentale transformatie’. Bij zijn conclusie stond er één zinnetje op het scherm dat mij bijzonder aansprak: ‘Van technologie implementeren naar technologie adapteren’. Implementeren is iets dat informatieprofessionals doen, terwijl adapteren iets is dat gebruikers (zouden moeten) doen. Verschuift in deze stelling dus de verantwoordelijkheid voor het slagen van nieuwe technologie?

Tijdens de deelsessie ‘Digitale Transformatie’ van Carolien Glasbergen, projectmanager bij het UWV, ontstond over dit vraagstuk een stevige discussie. Verschillende standpunten vlogen over en weer. Iemand stelde dat ICT’ers beter de taal van de business moeten leren spreken. Ik wierp tegen dat de business wel open moet staan voor een gesprek. ICT wordt namelijk nog te vaak opzij geschoven als bijzaak. Zij is echter niet langer slechts ondersteuner van ‘het primaire proces’, maar heeft van bestuurders óók opdrachten gekregen. Om aan alle belangen gehoor te kunnen geven, is samenwerking nodig vanuit een gelijkwaardig bestaansrecht.

Een mooi voorbeeld hiervan kwam aan bod bij de sessie ‘Business Intelligence in de praktijk’ van Kevin Otjes van KBenP. Hij vertelde over een casus waarin een organisatie erin slaagde om stapsgewijs (agile) steeds een stapje verder te komen in de volwassenheid van BI. De aanpak werd uitgevoerd door ICT’ers, mensen van de business en statistici. Bij iedere stap die gezet werd, kwam vanuit een van de disciplines een idee om de oplossing verder te verbeteren. Ongeacht uit welke hoek het idee kwam, werd deze kans opgepakt. Zo werden bij de drie disciplines continu samen veranderingen doorgevoerd en nieuwe ervaringen opgedaan.

Dat lijkt mij dan ook de crux van de uitdaging. Projecten worden opgetuigd om nieuwe technologie te implementeren en te adapteren. Als die klus geklaard is, stopt helaas vaak de samenwerking. Om als organisatie succesvol om te kunnen gaan met een continue stroom aan (technologische) verandering, is het belangrijk om de verbinding tussen de verschillende vakdisciplines warm te houden. Dit kan door ervoor te kiezen om sámen – steeds weer opnieuw – de volgende stap te zetten. Digitale transformatie is nooit klaar.

m.klerks@s-hertogenbosch.nl, Marco Klerks is informatiearchitect bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch en redactielid Od

 

Netwerken en langdurige archivering

tekst Edith van Dasler

Sinds jaren bezoek ik het KNVI-congres, waarvan de laatste twee jaar als organisator van workshops en een track. Dit jaar ben ik ‘slechts’ bezoeker en dat beviel meer dan goed.
Bij binnenkomst kom ik vele ex-collega’s, huidige collega’s (DOCFactory en Rijkswaterstaat) en ex-studiegenoten tegen van de HvA en de UvA. Als jobhopper en ‘veteraan’ in het informatievak zie ik de groep ex-collega’s aardig uitdijen. Dat maakt zo’n dag natuurlijk extra gezellig. Toch miste ik ook een behoorlijk aantal collega’s.

Los van het netwerken, stond de gehele dag de inhoud centraal. Zelf ben ik altijd op zoek naar andere zienswijzen. Wat dat betreft vielen we met onze neus in de boter. René ten Bos schetste in zijn presentatie de paradoxen rondom het concept ‘bureaucratie’. Deze voelt ongemakkelijk (of zelfs klote). Maar de bureaucratie lijkt tegelijkertijd de buffer te zijn tussen de totalitaire leider en het muitende volk. Ten Bos stelt dat transparantie onmogelijk is en zelfs onwenselijk. Interessant! Het is wel noodzakelijk om voor een zesje te gaan, excellentie wordt niet gewaardeerd. Aan de ene kant geen opbeurend verhaal maar toch ook geruststellend.

‘We plannen ons kapot’ zo liet Rik Maes vervolgens weten tijdens de tweede keynote-lezing. Het devies is: ‘Van planning naar preparing’. Eens! Met improvisatievermogen en flexibiliteit bereik je als adviseur de beste resultaten. Gebruik je planning hierbij niet als dogma.

Tijdens de lunch wandel ik langs de stands. Mijn linkedInfoto klopt niet meer, ik heb nu een hele andere bril. Dus ik besluit in de rij te gaan staan bij de fotograaf. Het duurt lang voordat je aan de beurt bent, maar het is het meer dan waard.

De sessies in de ochtend en middag vat ik kort samen. Techniek en nieuwe ontwikkelingen spreken mij aan. Dus ik ga voor de track ‘De digitale samenleving en haar ongemak’. Maarten van Veen neemt ons mee in de adoptie van nieuwe technologieën, maar vooral in de wereld van Defensie. Door trial and error kom je het verst. Ron Boelsma vertelt ons in de presentatie ‘Leren voor onvoorziene toekomsten’ over de theorieën van Snowden en over complexe en chaotische informatie. Ook deze moet gedeeld worden. Een platform is de oplossing. Ik eindig bij een praatje van Marcel Ras over langdurige archivering. Misschien is dit, paradoxaal genoeg, het meest futuristisch onderwerp van mijn dag. Kunnen toekomstige generaties, over 100, 200 jaar en misschien wel 1000 jaar, onze informatie nog inzien?

edith.van.dasler@docfactory.nl, Edith van Dasler is senior informatieadviseur bij DOCFactory