Informatie snel en makkelijk vinden

Bedrijfsprofiel Evides Waterbedrijf levert 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, veilig, schoon én smakelijk drinkwater aan 2,5 miljoen klanten en bedrijven in Zeeland, het zuidwesten van Zuid-Holland en de Brabantse Wal. Daarnaast biedt Evides Industriewater diensten op maat aan industriële klanten in Noordwest- Europa. Ook beheren we enkele huishoudelijke en industriële afvalwaterzuiveringen, zoals voor de Haagse regio, luchthaven Schiphol en industriegebied Vlissingen-Oost.

Bedrijfsprofiel Evides Waterbedrijf levert 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, veilig, schoon én smakelijk drinkwater aan 2,5 miljoen klanten en bedrijven in Zeeland, het zuidwesten van Zuid-Holland en de Brabantse Wal. Daarnaast biedt Evides Industriewater diensten op maat aan industriële klanten in Noordwest- Europa. Ook beheren we enkele huishoudelijke en industriële afvalwaterzuiveringen, zoals voor de Haagse regio, luchthaven Schiphol en industriegebied Vlissingen-Oost.
De medewerkers zijn verspreid over verschillende locaties. De meeste medewerkers van de centrale diensten zijn werkzaam in een van de grote vestigingen in Rotterdam en Middelburg. De aard van het bedrijf, dat sterke binding heeft met de fysieke omgeving, brengt met zich mee dat er ook enkele kleine vestigingen zijn waar medewerkers een werkplek vinden. Deze kleinere vestigingen bevinden zich soms buiten de bebouwde kom.

Startsituatie
Evides Waterbedrijf werkt vanaf 2001 met Content Server van OpenText. Deze software wordt gebruikt voor document- en kennismanagement en het toegankelijk maken van informatie. De database bevat zo’n 4,5 miljoen items en wordt bedrijfsbreed gebruikt. Om welk type informatie gaat het? Het overgrote deel van de database is gevuld met informatie van de bedrijfsonderdelen Infra, Drinkwater en Industriewater. Zij bouwen en beheren zuiveringsinstallaties en leidingnetten. Het gaat daarbij om informatie die vaak lang bewaard moet blijven. Denk daarbij aan technische documenten met assetinformatie, tekeningen en contracten. Het bedrijf werkt veel projectmatig, daartoe zijn verschillende projectomgevingen ingericht. Ook deze omgevingen worden intensief gebruikt.
Het waterbedrijf heeft recordsmanagement ingericht, daarin zijn bewaartermijnen vastgelegd per type content, waarbij bijvoorbeeld assetinformatie tot dertig jaar bewaard moet blijven. Op basis van de bewaartermijnen wordt de database periodiek geschoond van verouderde content. Een mooie en efficiënte manier om compliant te blijven en te voldoen aan wet- en regelgeving. En vooral te zorgen dat gebruikers informatie makkelijk en snel kunnen vinden, doordat verouderde content tijdig wordt verwijderd.

Informatie makkelijk en snel kunnen vinden
Net als bij veel andere bedrijven, speelde ook bij Evides de vraag of dit alles niet beter in SharePoint kon worden ondergebracht. Het bedrijf voert een ‘Microsoft tenzij’-beleid en daarbij is SharePoint de meest voor de hand liggende optie.
Na een uitgebreid onderzoek, met referentiegesprekken en meerdere proof of concepts heeft het bedrijf gekozen voor een ‘hybride oplossing’ (figuur 1).

Figuur 1. User interface met SharePoint en AGA

In deze hybride oplossing blijft het DMS met 4,5 miljoen documenten intact, inclusief alle functionaliteit, waaronder recordsmanagement.
Tussen het DMS en SharePoint zit het webpart AGA1 van OpenText. Dit webpart zorgt voor de koppeling en ontsluiting vanuit SharePoint van de documentendatabase. Het webpart AGA kan out of the box geïmplementeerd worden.
In overleg met de gebruikersorganisatie (klankbordgroep) is besloten om een aparte interface in te richten, met gebruikersvriendelijke tegels naar de meest gebruikte informatie (zie figuur 2).

Figuur 2. Voorbeeld startpagina met tegels voor de afdeling Informatiemanagement

Voor de eindgebruikers lijkt het visueel alsof ze in Share- Point zitten te werken. Met alle voordelen daarvan, zoals een gebruikersvriendelijke user interface en integratie met de andere Office-toepassingen. Ook is het mogelijk om samen tegelijkertijd in documenten te werken. De documenten zelf staan nog steeds in Content Server.

Een belangrijk voordeel van deze oplossing is dat er geen migratie nodig is van de database, dit ontlast de organisatie. Bovendien is de oplossing voor eindgebruikers nagenoeg transparant. Ze kunnen met hun documenten werken met de bekende menubalk, zoals die overal in de Microsoft-oplossing gebruikt wordt. Tegelijk kunnen meer ervaren gebruikers nog steeds de functionaliteiten van Content Server gebruiken.
Het waterbedrijf heeft de businesscase voor deze oplossing ontwikkeld op basis van een gebruiksperiode van vijf jaar. Het is daarmee een oplossing voor de langere termijn.

Waarom deze keuze?
Samengevat, de belangrijkste argumenten waarom Evides voor deze oplossing met AGA heeft gekozen:

• In de nieuwe oplossing, combineren we het beste van twee werelden:
  – de laagdrempelige user interface van SharePoint, die gebruikers gewend zijn;
  – gecombineerd met de krachtige functionaliteit van Content Server, waaronder recordsmanagement. 
• Er zijn mogelijkheden om nieuwe functionaliteit van SharePoint te gebruiken, zoals samenwerken in een document. 
• Er is een goede integratie met Microsoft-producten, een belangrijke wens van ICT (‘Microsoft tenzij’-beleid). 
• Er is geen grote database-migratie nodig, een belangrijk voordeel voor de organisatie. 
• Er is geen third party add-ons nodig om ontbrekende functionaliteit aan te vullen. 
• Het is een positieve businesscase, met een terugverdientijd van vijf jaar. 

Implementatie?
De implementatie is gebeurd in een aantal fasen. Allereerst is het AGA-webpart enigszins aangepast naar de belangrijkste wensen van Evides. Zo zijn de meest gebruikte functies van het DMS nu ook te benaderen via SharePoint, dat is makkelijk voor eindgebruikers. Vervolgens is nagedacht over de visuele interface, dit op nadrukkelijk verzoek van de klankbordgroep.
We hebben een standaardset tegels ontwikkeld, in de huisstijl en kleuren van het bedrijf. Deze zijn in een bibliotheek gezet, waaruit de organisatie kan kiezen bij de inrichting. Ook is nagedacht over de toegang via het intranet, daarbij is gekozen voor een standaardtegel naar de documentomgeving, die op alle relevante plekken van het intranet te vinden is.

Een belangrijke stap was de implementatie in de organisatie. Dat heeft het waterbedrijf projectmatig aangepakt. Centraal werd het project getrokken door een projectleider. Een aantal functioneel beheerders zorgden voor de inrichting en het testen. Gespecialiseerde kennis van het pakket kwam van externe experts.
Vanaf het begin is gewerkt met een klankbordgroep. Ieder besluit werd vooraf getoetst in deze klankbordgroep. Daarnaast is gewerkt met een groep decentrale contentbeheerders, de linking pins naar de afdelingen. De contentbeheerders hebben een training ontvangen. Daarna is samen met hen nagedacht welke informatie het meest gebruikt wordt en dus het gemakkelijkst te vinden moet zijn. Op basis van deze analyse zijn vervolgens startpagina’s ingericht voor afdelingen en projectteams. Deze informatie is niet statisch. Een contentbeheerder heeft de rechten om een startpagina aan te passen, binnen de huisstijl van het bedrijf. Zo borgen we dat deze pagina’s altijd relevant en up-to-date blijven. De contentbeheerders hebben een belangrijke rol in de voorlichting van de organisatie en de eindgebruikers.
Tussentijds is de afdeling ICT gereorganiseerd. In die periode ontbrak focus waardoor het project een tijd stil heeft gelegen. Nadat de reorganisatie was afgerond, is het project binnen een doorlooptijd van enkele maanden gerealiseerd.

Lessons learned
Vanuit dit project zijn er zeker ook lessons learned. Een van de lessen is dat commitment van het hoger management belangrijk is. Niet alleen bij de besluitvorming, maar zeker ook bij de uitvoering van het project. Een onderwerp als documentmanagement staat in een technisch bedrijf niet noodzakelijk bovenaan in ieders aandacht. Daarom is organisatie en betrokkenheid vanuit de top noodzakelijk, zij kunnen borgen dat voldoende tijd wordt vrijgemaakt in de organisatie.
Daarnaast is het belangrijk de eindgebruikersorganisatie voldoende te betrekken. Bijvoorbeeld door een klankbordgroep in te richten en decentrale contentbeheerders een rol te geven. Dit vraagt tijd en aandacht en moet bij de begroting van het project meegenomen worden.
Tot slot heeft het overleg over de inrichting van de architectuur van SharePoint veel aandacht gevraagd. Er zijn veel partijen betrokken en dan duurt het langer voordat er overeenstemming is.

Hoe loopt het beheer?
Voor het beheer wordt gebruik gemaakt van het kapstoken jassenmodel. Meerdere afdelingen werken met verschillende toepassingen in SharePoint.
Bijvoorbeeld, de afdeling Communicatie met het intranet, de afdelingen Projecten met EPM (Enterprise Project Management). Daarvoor is een governancemodel voor SharePoint opgezet. Dit is door de architect van het bedrijf vastgelegd in een conceptuele plaat, het zogenaamde ‘kapstok- en jassenmodel’ (figuur 3).

Figuur 3. Architectuur ‘kapstok en jassen’ in SharePoint, van A. Schop, Evides’ architect

Eigenaar van de SharePoint-kapstok is de ICT-manager, als eigenaar van de generieke applicaties. In dit gedeelte wordt de basis vastgelegd en de generieke inrichting van SharePoint bepaald. Daarnaast heeft iedere applicatie zijn eigen ‘jas’ met zijn eigen eigenaar, die, binnen de gezamenlijk afgesproken kaders, verder zijn eigen inrichting kan bepalen. De afdeling Communicatie zorgt voor een generieke huisstijl, zodat alles aan de look & feel van het waterbedrijf en aan gebruiks vriendelijkheid voldoet.

Op basis van dit model is SharePoint ingericht. Het bedrijf werkt met SharePoint 2013 en doet het functioneel- en applicatiebeheer zelf. Beheerders stemmen af met de business en voeren de regie over wijzigingen die door externe partners worden uitgevoerd. Macaw voor de Sharepointkapstop. En I.R.I.S. voor de DMS-jas en het webpart AGA.

Wat is het resultaat?
Omdat de hele organisatie dagelijks met deze applicatie werkt was een geruisloze overgang belangrijk. Een grote en kostbare migratie was niet nodig. Om de eindgebruikers mee te nemen in de nieuwe oplossing is gebruik gemaakt van een training voor de contentbeheerders, voorlichting aan de organisatie en een digitale handleiding in een kennisbank (Wiki). Parallel aan dit project is ook het intranet vernieuwd. Informatie is nu makkelijk te vinden, samenwerken in documenten is mogelijk en bestaande functionaliteit zoals recordsmanagement is behouden. Medewerkers zijn in staat om vanuit huis of vanaf andere locaties met hun documenten te werken.

De inrichting van SharePoint sluit aan op de inrichting in Content Server, de rechten zijn gestandaardiseerd en het gebruik van metadata is op elkaar afgestemd. Zodat de gebruikers in alle omgevingen een consistente inrichting hebben.

Wat wordt de volgende stap?
Uiteraard kan er nog verder verbeterd worden. De start – pagina’s kunnen nog meer worden toegesneden op de behoeften van de organisatie.
Samen met de decentrale contentbeheerders zullen we verder werken aan het nog makkelijker en sneller kunnen vinden van informatie, bijvoorbeeld door voorlichting aan eindgebruikers over de nieuwe mogelijkheden en verschillende ‘ingangen’ naar informatie.
De zoekfunctie kan beter worden ingericht ter verhoging van het gebruiksgemak.
Door middel van analytics gaan we het gebruik van de omgeving monitoren en verbeteren.

Conclusie
Met de keuze voor AGA in combinatie met SharePoint heeft Evides alle benodigde software in huis om informatie makkelijk en snel te kunnen vinden. En daarmee een belangrijke basis gelegd voor een toekomst vaste, stabiele oplossing voor informatiemanagement. Wat past bij het karakter van het bedrijf: stabiel en betrouwbaar. 

G.vanMeijel@evides.nl, Gerry van Meijel is informatiemanager bij Evides Waterbedrijf.

Noot

• AGA = Application Governance & Archiving, een module van Open-Text.