14 december 2015

Informatie snel en makkelijk vinden

image for Informatie snel en makkelijk vinden image

Bedrijfsprofiel
Evides Waterbedrijf levert 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, veilig, schoon én smakelijk drinkwater aan 2,5 miljoen klanten en bedrijven in Zeeland, het zuidwesten van Zuid-Holland en de Brabantse Wal. Daarnaast biedt het waterbedrijf industriewaterdiensten op maat aan grote industriële klanten in onder meer Nederland, België en Duitsland.
Verder zuivert het bedrijf ’t afvalwater van Den Haag/ Delft, Schiphol, bedrijvencomplexen in het Sloe-gebied (Vlissingen) en in Delfzijl.

Bedrijfsprofiel
Evides Waterbedrijf levert 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, veilig, schoon én smakelijk drinkwater aan 2,5 miljoen klanten en bedrijven in Zeeland, het zuidwesten van Zuid-Holland en de Brabantse Wal. Daarnaast biedt het waterbedrijf industriewaterdiensten op maat aan grote industriële klanten in onder meer Nederland, België en Duitsland.
Verder zuivert het bedrijf ’t afvalwater van Den Haag/ Delft, Schiphol, bedrijvencomplexen in het Sloe-gebied (Vlissingen) en in Delfzijl.
De medewerkers werken verspreid over verschillende locaties. De meeste medewerkers van de centrale diensten zijn werkzaam in een van de drie grote vestigingen in Rotterdam, Middelburg en Oud-Beijerland. De aard van het bedrijf, dat sterke binding heeft met de fysieke omgeving, brengt met zich mee dat er daarnaast vele kleine vestigingen zijn, waar een aantal medewerkers een werkplek vinden. Deze kleinere vestigingen bevinden zich vaak ver buiten de bebouwde kom.

Wat gaan we doen?
Evides Waterbedrijf werkt al vanaf 2001 met Content Server (voorheen Livelink) van OpenText. Deze software wordt gebruikt voor documentmanagement en kennismanagement, het ontsluiten van informatie. Op dit moment bevat de database zo’n vier miljoen items. Het overgrote deel van de documenten betreft informatie van de afdelingen Infra, Drinkwater en Industriewater, die zuiveringsinstallaties en leidingnetten beheren. Denk dan aan technische documenten met asset-informatie, tekeningen en contracten. Ook wordt er veel projectmatig gewerkt, hiertoe zijn meerdere projectomgevingen ingericht in Content Server.
Het waterbedrijf implementeert verder de module records management (RM) in Content Server. In RM worden elektronische bewaartermijnen gedefinieerd. Op basis van deze bewaartermijnen wordt de database periodiek geschoond van verouderde content. Een mooie en efficiënte manier om compliant te blijven, te voldoen aan wet- en regelgeving. En vooral te zorgen dat gebruikers informatie snel en makkelijk kunnen vinden, doordat verouderde content tijdig wordt verwijderd.
Net als bij veel andere bedrijven, speelde ook bij het water bedrijf de vraag of dit alles niet beter in SharePoint kon worden ondergebracht. Daar is onderzoek naar gedaan, inclusief een pilot en verschillende referentiegesprekken. Uiteindelijk was de conclusie dat voor een database van ruim vier miljoen items, SharePoint niet de meest aangewezen oplossing is. Met name op het gebied van RM ontbrak functionaliteit, ook zou het erg veel aandacht vragen om een goede performance te krijgen. Daarop is verder onderzoek gedaan naar de zogenaamde ‘hybride oplossing’ (figuur 1).

User Interface met SharePoint en AGA
Figuur 1. 
User Interface met SharePoint en AGA, van A. Duijm, Evides Adviseur

In deze hybride oplossing blijft de bestaande database van OpenText intact, alle functionaliteit inclusief RM blijft behouden, en er is geen migratie nodig van de database, een belangrijk voordeel.
SharePoint 2013 wordt ingezet als user interface. De gebruikers werken in SharePoint met de bekende ribbon, zoals die overal in de Microsoft Office Suite gebruikt wordt. Via AGA1, een webpart van OpenText, kunnen de gebruikers via SharePoint in Content Server werken. Dit is voor de eindgebruikers nagenoeg transparant. Deze oplossing is uiteraard getoetst in een pilotopstelling en in meerdere referentiegesprekken, met Anglian Water in Engeland, Waterlink in het Belgische Gent en Hydro One in Canada. Alle referenten waren tevreden over de software en de implementatie. Als laatste stap hebben zowel OpenText als Microsoft in een gesprek bevestigd dat zij een strategisch partnerschap hebben gesloten voor deze oplossing.
Op basis van deze informatie heeft Evides een positieve businesscase kunnen maken, die uiteindelijk aan het management is aangeboden ter besluitvorming. In de businesscase is uitgegaan van een terugverdientijd van vijf jaar.

Waarom deze keuze?
In het kort de belangrijkste argumenten waarom het waterbedrijf voor deze oplossing met AGA heeft gekozen. Waarbij documentopslag in Content Server blijft bestaan, en toegang middels SharePoint plaatsvindt.

  • In de nieuwe oplossing, wordt door middel van Share- Point een gebruikersvriendelijkere manier van werken geïmplementeerd.
  • Er zijn mogelijkheden om nieuwe functionaliteit van SharePoint te gebruiken, zoals samenwerken in een document en aanpassen van interface.
  • Er is en goede integratie met Microsoft-producten, een belangrijke wens van ICT.
  • Er is geen grote migratie van de database nodig, een belangrijk voordeel voor de organisatie.
  • De bestaande functionaliteit blijft behouden, waaronder recordsmanagement, waardoor het waterbedrijf compliant kan blijven.
  • Er is geen third-party-add-ons nodig om ontbrekende functionaliteit aan te vullen.
  • Dit alles geeft een positieve businesscase met een terugverdientijd van vijf jaar.

Hoe ver is het project?
De basis voor het project is de software van OpenText, Content Server. Als eerste stap is deze software geüpgraded naar versie 10.5. Volgende stap was het maken van een HLD (high level design) voor SharePoint. Extra aandachtspunt hierbij was dat er meerdere afdelingen met verschillende toepassingen in SharePoint werken. Bijvoorbeeld, de afdeling Communicatie met het intranet, de afdelingen Projecten met EPM (Enterprise Project Management). Dit maakte het nodig om een governancemodel voor SharePoint op te zetten. Daarbij is voor iedere toepassing een plekje gevonden. Dit is door de architect van het waterbedrijf vastgelegd in een conceptuele plaat, het zogenaamde ‘kapstok- en jassenmodel’. Eigenaar van de SharePoint-kapstok is de ICT-manager, als eigenaar van de generieke applicaties. In dit gedeelte wordt de basis vastgelegd en de generieke inrichting van SharePoint bepaald. Daarnaast heeft iedere applicatie zijn eigen ‘jas’ met zijn eigen eigenaar, die binnen de gezamenlijk afgesproken kaders, verder zijn eigen inrichting kan bepalen. De afdeling Communicatie zorgt voor een generieke huisstijl, zodat alles aan de look & feel van het waterbedrijf en aan gebruiksvriendelijkheid voldoet.

Op basis van dit model is de SharePoint-software ingericht. Het waterbedrijf heeft daarbij gekozen voor SharePoint 2013 en werkt samen met meerdere leveranciers. Macaw richt de ‘kapstok’ in en zal deze ook beheren. I.R.I.S. Nederland richt de DMS-jas in, en is partner van het waterbedrijf voor de implementatie van het project, waarbij het hele DMS-domein uiteindelijk door I.R.I.S. zal worden beheerd. Dit vergde de nodige afstemming tussen alle partijen, geborgd in een stuurgroep waarin alle interne en externe partijen sturing hebben gegeven aan dit proces.
Ondertussen is het waterbedrijf zover dat de Share- Point-‘jas’, inclusief DMS en AGA, wordt ingericht. De basis hiervoor is vastgelegd in een ontwerp. En na afstemming met alle betrokken partijen, zal dit de komende maanden worden uitgerold.

Architectuur 'kapstok en jassen' in SharePoint

Figuur 2. Architectuur ‘kapstok en jassen’ in SharePoint, van A. Schop, Evides-architect (klik hier voor vergroting)

Wat gaat het betekenen voor de organisatie?
Omdat de hele organisatie dagelijks met deze applicatie werkt is het belangrijk om te zorgen voor voldoende draagvlak. Vanaf het begin van het project is een klankbordgroep actief, met een dwarsdoorsnede uit de organisatie. Deze klankbordgroep heeft vanaf het begin meegedacht over en meegekeken in de gewenste oplossingsrichting. In de vervolg fase zal de klankbordgroep meedenken over de inrichting en een rol krijgen in testen en opleiding. Daarnaast wordt gewerkt met een groep decentrale content beheerders. Iedere afdeling heeft zijn eigen content beheerder. Samen vormen deze de linking pins in de organisatie en krijgen een rol in het testen van de software en het toetsen van de juiste inrichting.

De inrichting van SharePoint zal zoveel mogelijk aansluiten op de inrichting in Content Server, waarbij de rechten worden gestandaardiseerd en ook het gebruik van metadata op elkaar wordt afgestemd. Zodat de gebruikers in alle omgevingen een consistente inrichting krijgen.
Omdat de user interface voor de gebruikersorganisatie verandert, zal een bedrijfsbrede training worden aangeboden. Aangevuld met digitale handleidingen en korte instructiefilmpjes, waarin gebruikers snel en makkelijk kunnen opzoeken hoe alles werkt. Informatie uit referentiebezoeken leerde dat de user adaptatie van SharePoint hoger is vanwege de ‘Microsoft interface’ waar medewerkers al aan gewend zijn.

Wat wordt het vervolg?
De verwachting is dat het waterbedrijf de komende maanden druk zal zijn met de inrichting van SharePoint en het voorbereiden van de organisatie op de veranderingen. Nadat dit project is afgerond zijn er nog twee belangrijke vervolgstappen.

De eerste is het inrichten van Microsoft FastSearch. Dit is een in SharePoint 2013 geïntegreerde zoektechnologie. Waarmee gebruikers op een ‘Googleachtige’-manier kunnen zoeken. Een grote wens van de eindgebruikers. Het plan is om deze software als laag boven zowel SharePoint als Content Server te zetten. Zodat gebruikers tegelijkertijd in beide databases kunnen zoeken. Op advies van Microsoft is dit gedefinieerd als een apart project.

Een goede inrichting vergt veel aandacht en voorbereiding. Uiteindelijk kan FastSearch ook over andere databases worden gezet, bijvoorbeeld de asset-informatie in Extended Associative Memories (EAM), dat is verdere toekomst. Dit project zal leiden tot een grotere gebruikerstevredenheid en het sneller en makkelijker kunnen vinden van informatie.

De tweede vervolgstap is het inrichten van Archiving, een onderdeel van de AGA-module, waarmee content kan worden gefilterd op bijvoorbeeld ouderdom en relevantie, en langs automatische weg kan worden gearchiveerd naar andere, goedkopere opslagmedia. Dit is een project dat zal worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met ICT en zal leiden tot efficiëntie en beperking van kosten van dataopslag en data handling zoals het maken van back-ups.

Met de keuze voor AGA in combinatie met SharePoint heeft het waterbedrijf alle hiertoe benodigde software in huis, en er is daarmee een belangrijke basis gelegd voor een toekomst vaste, stabiele oplossing voor informatiemanagement. Wat past bij het karakter van het bedrijf: stabiel en betrouwbaar.

G.vanMeijel@evides.nl, Gerry van Meijel is hoofd Documentair Beheer bij Evides Waterbedrijf.

Noot
1 AGA = Application Governance & Archiving, een module van Open-Text.