Informatiearchitectuur is niet NORA. Of GEMMA.3 Net zo min is het zaakgericht werken hetzelfde als het RGBZ of is archiefbeheer hetzelfde als de NENISO 15489. Informatiearchitectuur is wat je doet en NORA en haar dochters zijn daar nationale standaarden in. Er zijn echter ook andere relevante standaarden.
Informatiearchitectuur is niet NORA. Of GEMMA.3 Net zo min is het zaakgericht werken hetzelfde als het RGBZ of is archiefbeheer hetzelfde als de NENISO 15489. Informatiearchitectuur is wat je doet en NORA en haar dochters zijn daar nationale standaarden in. Er zijn echter ook andere relevante standaarden.
Informatiearchitectuur is weten wat je belangrijk vindt (architectuurprincipes), weten wat je hebt (architectuurplaten en meer) en analyseren wat er moet veranderen (projectarchitectuur). NORA en GEMMA zijn (verzamelingen aan) standaarden waar je architectuur wel, niet of deels aan voldoet. Je kunt het belangrijk vinden dat je systemen aan NORA en/of GEMMA voldoen en dit dan ook eisen van je leveranciers, maar dan doe je nog niet aan architectuur.
De laatste twee letters van NORA en GEMMA zeggen dit impliciet ook; het zijn referentiearchitecturen die model kunnen staan voor je eigen architectuur. Je zult echter een eigen architectuur moeten opstellen om deze vervolgens te kunnen toetsen aan deze standaarden.
Inzicht en overzicht
Wat is informatiearchitectuur dan wel? Laten we het eerst in een context plaatsen. Als organisatie wil je iets bereiken. Dat kan variëren van simpelweg het hoofd boven water houden tot de hele wereld veroveren. Meestal zijn er wel een aantal doelen die men wil bereiken. Dat noemen we de bedrijfsdoelstellingen. Om die doelstellingen te bereiken moeten (top)managers sturen. Zij doen dat op alle facetten van de bedrijfsvoering: personeel, financiën, huisvesting, ICT en alle andere COPAFIJTH-letters.4 Het is daarbij belangrijk om de samenhang tussen al deze facetten te bewaken. Architectuur helpt daarbij door bij te houden wat de organisatie nu heeft en hoe dat met elkaar samenhangt. Architectuur helpt om veranderingen door te voeren, omdat er snel inzichtelijk gemaakt kan worden welke andere facetten geraakt worden bij het wijzigen van één facet.
Eenvoudig gezegd, bij architectuur worden er lijstjes bijgehouden en worden er relaties tussen die lijstjes gelegd. Denk bijvoorbeeld aan lijstjes met afdelingen, processen en applicaties. Het helpt in de communicatie om daar dan ook een mooie praatplaat (c.q. architectuurplaat) bij te tekenen. Dit doe je door regels uit die lijstjes als blokjes te tekenen. De relaties tussen die lijstjes teken je als lijnen en pijlen tussen die blokjes. Een vrij uitvoerige standaard hiervoor is bijvoorbeeld Archimate5, maar een beginner heeft waarschijnlijk meer aan eenvoudige, intuïtieve plaatjes met bijvoorbeeld poppetjes, enveloppen en beeldschermen.6
Architectuur in delen
In de bovenstaande uitleg hebben we het eigenlijk over de bedrijfsarchitectuur, of om de Engelse termen erbij te halen: de enterprise architecture of business architecture. Informatiearchitectuur is een onderdeel van de bedrijfsarchitectuur, maar er zijn ook andere deelarchitecturen. Denk dan bijvoorbeeld aan een procesarchitectuur of een technische architectuur (hardware e.d.), maar ook aan:
- de organisatiestructuur (afdelingen, teams, functies, medewerkers);
- de structuur van de boekhouding (budgetten, budgethouders);
- huisvesting (gebouwen, verdiepingen, kamers);
- et cetera.
Een volledig en tot in detail uitgewerkte bedrijfsarchitectuur is de natte droom van elke controlfreak, maar zelden haalbaar of de investering waard. Het hangt af van wat je wilt bereiken met architectuur, welke onderdelen je gaat uitwerken. Houd er ook rekening mee dat niet iedereen in je organisatie een voorstander zal zijn van deze analytische, mechanische benadering van bedrijfsvoering.
De informatiearchitectuur wordt soms weer verder opgedeeld in een applicatiearchitectuur en een data-architectuur. Een applicatiearchitectuur richt zich op de software. Denk aan applicaties, modules, functionaliteiten, koppelvlakken, interfaces, et cetera. Een data-architectuur richt zich op de gegevens en documenten.
Aan de slag
Maar hoe doe je dan aan architectuur? Er zijn standaarden c.q. best practices die je moeten helpen om de architectuurfunctie in je organisatie in te richten, zoals DYA7 en TOGAF8. Volgens deze standaarden begin je met afspraken te maken over wat je wilt bereiken met architectuur, om vervolgens architecturen (IST en SOLL) op te stellen en de nodige wijzigingen door te voeren. Een dergelijke aanpak leidt in de praktijk echter vaak tot de volgende stappen:
- een lange discussie over wat architectuur nou eigenlijk is;
- een lange discussie over welke prachtkansen er allemaal liggen en wat men allemaal zou kunnen doen;
- de opmerking dat het allemaal wel praktisch moet blijven;
- het schrijven van een plan van aanpak, dat uitgaat van ‘klein beginnen en dan zien we wel weer verder’.
Ondertussen zijn diverse collega’s alweer afgehaakt. Het advies luidt dan ook: begin gewoon ergens! Hopelijk heb je een beetje in de gaten wat er om je heen gebeurt en waar de kansen liggen. Maak dat inzichtelijk in overzichtslijsten en praatplaten!
Maak bijvoorbeeld een lijstje applicaties en relateer deze met een lijstje aan afdelingen. Daar ben je waarschijnlijk wel een paar uur zoet mee. Je ziet welke afdelingen veel applicaties gebruiken en welke afdelingen er maar een paar hebben. Je ziet welke applicaties door veel afdelingen gebruikt worden en welke door maar één. Werk dit uit in een overzichtelijke poster (architectuurplaat), bespreek die met je collega’s en je baas en zie wat er gebeurt.
Ook over één enkele applicatie kun je lijstjes maken, bijvoorbeeld het DMS. Welke soorten informatie zitten er in de applicatie? Hoe worden deze gevuld? Kunnen ze aan elkaar gelinkt worden? Zijn al die verschillende soorten wel nodig? Worden ze gebruikt? Wie gebruikt ze?
En nogmaals, voor alle duidelijkheid, het hangt van de context in jouw organisatie af met welke lijstjes je moet beginnen.
Architectuurstandaarden
En NORA en haar dochters dan? Organisaties en managers zijn veel meer geholpen met een overzicht van wat ze hebben dan met een overzicht van wat ze zouden moeten hebben. Als je weet wat je hebt, dan kun je dit daarna alsnog vergelijken met de standaarden. De verschillen én overeenkomsten worden dan inzichtelijk en ook daar kun je dan een lijstje en een mooie praatplaat van maken.
marco.klerks@gmail.com, Marco Klerks is informatieachitect DIV bij de gemeente Den Bosch.
1 Od (2014) 6: ‘Informatiearchitectuur in de praktijk’, door Eric Kokke.
2 Dit artikel is een bewerking van de eerder verschenen blog: http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/informatiearchitectuur-en-gemma-zijn-niet-hetzelfde
3 Daar waar GEMMA staat, kan ook iedere andere NORA-dochter gelezen worden.
4 Communicatie, Organisatie, Personeel, Administratieve processen, Financiën, Informatievoorziening, Juridisch, Technologie en Huisvesting.
5 http://www.archimate.nl/
6 Leestip: ‘The Back of the Napkin’ (2008), door Dan Roam, ISBN 978-15- 918-4199-9.
7 http://www.dya.info/
8 http://www.opengroup.org/subjectareas/enterprise/togaf
