Sinds een aantal jaren werk ik als freelancedocent bij SOD en geef cursussen over diverse aspecten van het informatiebeheer.
Sinds een aantal jaren werk ik als freelancedocent bij SOD en geef cursussen over diverse aspecten van het informatiebeheer.
Daarbij gaat het bijvoorbeeld om onderwerpen als e-mailmanagement, geo-informatiebeheer, databeleid en databescherming, Wabo en metadatabeheer. Daarnaast werk ik sinds 1995 als freelanceadviseur en trainer in het buitenland, onder meer in landen als Mexico, Cuba, Panama en Colombia. Daar gaat het om het organiseren van het informatiebeheer als basis voor integraal beheer en duurzame ontwikkeling. Het is grappig om te zien dat de eerder genoemde onderwerpen ook in het buitenland allemaal weer op tafel komen. Kennelijk zijn de problemen met informatiebeheer universeel.
Eén complex systeem
Een paar vragen als voorbeeld. Hoe kan je een goede kustverdediging aanleggen (denk aan de voorspelde zeespiegelrijzing, de film van Al Gore) als je niet precies weet hoe sterk die moet zijn? Kan een golfbreker die op een bepaalde plek van de kust wordt gebouwd om de afslag van het strand te voorkomen, misschien wel strandafslag veroorzaken op verderaf gelegen plekken langs dezelfde kust? Veroorzaakt de aanleg van een nieuwe haven (goed voor de werkgelegenheid en de economie) misschien wel schade aan de nabijgelegen stranden en koraalriffen (ook belangrijk voor de werkgelegenheid en de economie)? Hoeveel toeristen, hotels, auto’s en motorboten zou je in een bepaald gebied maximaal mogen toelaten zonder dat het natuurlijk evenwicht en de duurzaamheid in gevaar komen?
In verband met duurzame ontwikkelingen is een van de belangrijkste uitgangspunten: alles heeft met alles te maken; natuur, biodiversiteit, milieu, samenleving, economie, alles is met elkaar verbonden als één groot en complex systeem.
Iedere verandering binnen één onderdeel heeft daarom zijn gevolgen op andere onderdelen van het systeem. Soms niet op de plek zelf maar verder weg en soms ook pas na enige tijd. Maar gevolgen zijn er altijd! Informatie is noodzakelijk om het systeem te kennen en te begrijpen, te zien waar iets verandert en wat de gevolgen daarvan zijn.
Een ander belangrijk uitgangspunt is dat alles permanent verandert, niets is statisch of permanent. Het paradijselijke strand van vandaag (wit zand, palmbomen) is niet altijd zo geweest en zal ongetwijfeld ook niet altijd zo blijven. Uit de praktijk van het natuurbeheer in Nederland blijkt dat het tegengaan van natuurlijke veranderingen lastig is (de natuur is op den duur sterker) en kostbaar (vereist veel inspanning en speciale technologie) en dat is daarom niet slim. Vandaar dat sinds een aantal jaren vanuit Nederland, met onze wereldnaam op het gebied van waterbeheer, het motto wordt gepropageerd ‘Bouwen met de Natuur’. Dit betekent dat plannen zoveel mogelijk in lijn moeten lopen met de natuurlijke veranderingen om tot maximale duurzaamheid te komen. Die natuurlijke veranderingen moeten dan uiteraard wel bekend zijn en daarvoor is informatie juist zo belangrijk. Die informatie moet dan zeker voldoen aan de ABC-regel: actueel, betrouwbaar en compleet.
Bovendien moet de informatie ‘op orde’ zijn, waardoor die ook goed teruggevonden kan worden.
Goede informatie
Het belang van goede informatie over de natuur en milieu komt nog meer naar voren in deze tijd van kennelijke klimaatveranderingen. En ofschoon er in wetenschappelijke kringen nog steeds twijfel bestaat over de precieze oorzaken van deze veranderingen, een feit blijft dat er zaken aan het veranderen zijn en sneller dan verwacht! Deze veranderingen hebben zonder twijfel grote gevolgen voor de mens, zijn omgeving, zijn activiteiten en zijn toekomst. De uitdaging voor de overheid is om tijdig en adequaat in te spelen op deze veranderingen.
Hiervoor is informatie nodig: over de voorgeschiedenis, over de huidige situatie en over de mogelijke situatie in de toekomst.
Voor dat laatste maakt men overigens gebruik van numerieke modellen (een soort rekenformules), die op basis van de voorgeschiedenis en de huidige situatie, altijd met meer of minder onzekerheid, iets kunnen zeggen over de (nabije) toekomst. Maar zoals we weten van de weersvoorspelling: die klopt niet altijd. En dat is niet verwonderlijk; per slot van rekening is een dergelijke rekenformule altijd maar een weergave van een beperkt deel van de realiteit. Wel is het zo dat hoe beter de informatie waarmee het numeriek model wordt gevoed (ja, zo heet dat), hoe beter de resultaten van het model zullen overeenstemmen met de werkelijkheid en hoe beter de voorspellingen. Dus ook hier weer het belang van goed georganiseerde informatie.
Informatie over de natuur wordt verkregen via waarnemingen en metingen. Hiervoor is een groot aantal uiteenlopende methodes en technieken ontwikkeld, zoals waarnemingen ‘in het veld’, bijvoorbeeld tellingen van vogels en andere dieren, en waarnemingen met geavanceerde technologie vanuit de ruimte (aardobservatie met satellieten), bijvoorbeeld over hoe zeestromingen verlopen en waar vervuiling optreedt. Deze breed gevarieerde informatie moet op de een of andere manier worden samengebracht om een zinvolle interpretatie, analyse en presentatie mogelijk te maken. Een breed scala aan hardware en software (ICT, Geografische Informatie Systemen) stelt wetenschappers en beleidsmakers in staat de informatie die ze nodig hebben op overzichtelijke wijze te organiseren, te bestuderen en analyseren, als basis voor onderzoek, besluitvorming, planning en ontwikkeling van beleid.
De kust bij Varadero
Een goed voorbeeld in dit verband is een project gericht op het ontwikkelen van een informatiesysteem over een gedeelte van de kust van Cuba, ten oosten van Varadero, waarbij ik enkele jaren geleden betrokken was. De lokale overheid had beheersinformatie nodig om te kunnen beslissen over zaken als ‘Hoeveel hotels mogen er worden gebouwd en waar?’, ‘Waar komen wegen en parken?’, ‘Hoe groot mogen de viskwekerijen zijn?’ en ‘Is het water nog wel gezond om in te zwemmen?’. Als een eerste stap is samen met een groep Cubaanse experts vastgesteld wat de gebruikers eigenlijk wilden en daarop is het ontwerp van het uiteindelijke informatiesysteem gebaseerd.
Het is interessant om te vermelden dat bij dit project verreweg de meeste tijd is gaan zitten in het organiseren van de basisinformatie, nodig om het informatiesysteem te voeden en afkomstig van meer dan twintig verschillende instituten en organisaties. In die fase kwamen zaken ter sprake als de onderlinge vergelijkbaarheid van metingen en waarnemingen en de beschikbaarheid van informatie over de gevolgde meetmethode en de meetomstandigheden (metadata). Daarvoor is veel overleg gepleegd met de betrokken onderzoekers en technici, uit verschillende wetenschappelijke disciplines als geologie, biologie, weerkunde, chemie en oceanografie. Verder ging het om het realiseren van de gewenste koppeling tussen informatie over milieu en biodiversiteit (geo-informatie) en belangrijke documentaire informatie, zoals boeken en rapporten. Het grootste deel van de inspanning binnen dit project was het voorwerk: het opzetten van het informatiebeheer voor het systeem en verder uiteraard het ontwerpen van toegesneden data- en informatieproducten (managementinformatie, indicatoren) voor de gebruikers.
Betrouwbare basis
In veel landen krijgt bij de overheid het informatiebeheer onvoldoende aandacht. De neiging bestaat – trouwens net als in Nederland – om zich teveel te concentreren op de techniek: de hardware en de software. Maar die zijn alleen maar middel, het doel is juist de informatie (de inhoud) op een goede, betrouwbare manier op tafel te krijgen via een goed opgezet informatiebeheer. De informatie is vaak afkomstig van allerlei verschillende instellingen en organisaties, meestal zonder enige onderlinge coördinatie of standaardisatie, en wordt vervolgens opgeslagen zonder dat afspraken zijn gemaakt over het beheer van deze archieven op langere termijn. In veel gevallen is niet eens goed bekend welke informatie een organisatie precies in huis heeft (DSP) en of deze wel actueel, betrouwbaar en compleet is (kwaliteitsmanagement). Een ander belangrijk aspect is dat niet iedereen bereid is om ‘zijn’ informatie zomaar te delen met anderen (informatiebeleid).
Kortom, zonder goed informatiebeheer is er geen betrouwbare basis om belangrijke besluiten te nemen over duurzame ontwikkeling! Een belangrijke taak voor de DIV’er nieuwe stijl, waar binnen de SOD steeds vaker over wordt gesproken, is om binnen de eigen organisatie het grote belang te benadrukken van een adequaat informatiebeheer als basis voor besluitvorming en beleid in relatie tot duurzame ontwikkeling.
Op basis van cursusmateriaal van de SOD wordt dit onderwerp onder de aandacht gebracht van overheden in het buitenland. Het lijkt erop dat in steeds meer landen het besef begint door te dringen dat het informatiebeheer van de overheid beter moet worden georganiseerd, als een essentiële basis voor duurzame ontwikkeling. Training en adviezen gebaseerd op de cursussen van de SOD kunnen dit proces in belangrijke mate ondersteunen, waarbij hopelijk in elk land een kern ontstaat van mensen die dit proces verder gaan oppakken en begeleiden. Op deze manier draagt het informatiebeheer bij aan een optimale vorm van duurzame ontwikkeling, die ook een verbetering inhoudt van de leefomstandigheden van de bevolking, in goede harmonie met natuur en biodiversiteit.
Paul Geerders beheert het bureau P. Geerders Consultancy en is freelancedocent bij de SOD.
