14 februari 2019

Informatiebeheer: groeien van puber naar volwassene

image for Informatiebeheer: groeien van puber naar volwassene image

Op 1 januari 2019 is er een bijzondere situatie ontstaan. Er zijn drie gemeenten gefuseerd tot de nieuwe gemeente Noardeast-Fryslân. Op zich is een herindeling van gemeente niet echt bijzonder meer te noemen. Wat is er dan wel zo bijzonder aan deze situatie?

Op 1 januari 2019 is er een bijzondere situatie ontstaan. Er zijn drie gemeenten gefuseerd tot de nieuwe gemeente Noardeast-Fryslân. Op zich is een herindeling van gemeente niet echt bijzonder meer te noemen. Wat is er dan wel zo bijzonder aan deze situatie?

Op het moment dat de herindelingsplannen zijn ontstaan waren er vier gemeenten die zich hierin konden vinden. In maart 2016 besluit de gemeenteraad van Dantumadiel wel ambtelijke te fuseren maar niet bestuurlijk!1 Daardoor is nu de situatie ontstaan dat de gemeente Datumadiel wel een bestuurslaag heeft, maar geen ambtenaren meer in dienst heeft op de gemeentesecretaris en de griffier na. Alle diensten worden afgenomen van de nieuwe gemeente Noardeast-Fryslân. Wat leidt tot een unieke situatie in gemeenteland en in de informatievoorziening.

De complexe route naar de herindeling
Ter voorbereiding op de herindeling is er op 1 januari 2017 de gemeenschappelijke regeling DDFK2-gemeenten ontstaan. Voor deze organisatie werkten alle ambtenaren die voorheen bij de gemeenten werkten. Daardoor ontstond een situatie waarin continu gedacht moest worden ‘voor welke organisatie is dit bestemd?’ Een document kan voor één organisatie bestemd zijn, maar ook voor vier organisaties of in een enkel geval zelfs voor vijf! Een situatie die voor alle ambtenaren in de organisatie erg lastig is. Laat staan voor het beheer op de informatie Daarnaast is op 1 januari 2017 het zaakgericht werken ingevoerd. Dat betekende een nieuwe (tijdelijke) organisatie en een verandering in werkwijze. Nieuwe systemen, nieuwe werkplekken en niet-geharmoniseerde processen.

Een erg lastige situatie. Daarbovenop kende het zaaksysteem nog wel wat problemen. In de zomer van 2018 heeft dat ertoe geleidt dat de gehele organisatie gedwongen werd over te stappen op een nood-zaaksysteem. Dat heeft uiteraard zijn uitwerking gehad op alle medewerkers binnen de gemeenten. Er werd wederom een beroep op hen gedaan.

Het vertrouwen in het digitale werken is verder gedaald. Dit krijgt zeker in het project zijn nodige aandacht! Al met al een combinatie van heel veel factoren die onder andere het goede beheer van de informatie in de organisaties erg moeilijk maakten.

De informatievoorziening pubert!
In 2018 is er veel tijd besteed aan het in kaart brengen van de staat van het archief voor de DDFK-periode. Hoe staan we ervoor? Wat is er precies aan de hand? Bij deze inventarisatie is een afvaardiging uit ons team gesprekken aangegaan met alle afdelingen en teams. Op basis van die gesprekken heeft het team overzichten gemaakt.

Het afgelopen jaar is gebleken dat het archief voor de DDFK-periode niet op orde is. Het zaakgericht werken is niet goed in de DDFK-organisatie gestart en geland. Dit is gepaard gegaan met de nodige weerstand. Dat hoort ook wel een beetje bij de pubertijd, maar het heeft flinke gevolgen: een archief dat zowel digitaal als analoog niet op orde is.

Bovenstaande situatie is een goed voorbeeld waarom een nieuwe archiefwet noodzakelijk is. De huidige wet is niet ingericht op een digitale samenleving.3 Dat is niet heel gek, omdat de digitale samenleving met sprongen verandert en het wetgevende proces heeft tijd nodig. Binnen de DDFK-periode hebben we zaken op papier, of digitaal, of in beide vormen, of helemaal niet compleet. Onder de huidige wet is dit een absolute no-go. Uiteraard blijft het een no-go dat zaken niet compleet zijn, maar een hybride archief is ook geen mogelijkheid.

Minister Slob ziet ook in dat er iets moet gebeuren. De staat waarin de overheidsarchieven momenteel verkeren, vergelijkt hij met een puberbrein4. En laten we nu eerlijk zijn, pubers zijn niet het beste in het onthouden van zaken! In de samenwerking DDFK-gemeenten was dat niet anders. Ook deze organisatie was nog volop in ontwikkeling. Niet gek dus dat het geheugen nog niet volwassen was en is!

Wel is het team Ynformaasjefoarsjenning5 zich bewust van de organisatieontwikkeling. Het eerste wat zij dus ook hebben gedaan is er in de gehele organisatie aandacht voor vragen. Aandacht voor de huidige situatie, de problemen, maar ook voor de ontwikkelingen die er moeten komen.

Het moet anders, is de boodschap. Wij hebben een taak om het archief op orde te hebben. En die ‘wij’ is niet alleen team Ynformaasjefoarsjenning. Wij is de gehele organisatie. Van boven tot onder!

‘Goed informatiebeheer is een burgerrecht’ is een citaat van Minister Slob6. Iets waar wij maar wat graag bij aan willen sluiten. Maar hoe?

De zaken op orde met een project
Vanwege de complexiteit van het probleem is er voorzichtig te werk gegaan. Het zogenoemde project ‘Saken op Oarder’ begon in de eerste helft van 2018 zijn vormen te krijgen. We zijn eerst de organisatie in gegaan. Het probleem is niet alleen van Ynformaasjefoarsjenning, maar van de hele organisatie.

Het was heel mooi om te merken dat ondanks alle problemen, ondanks alle weerstand, de gehele organisatie achter ons staat. Alle afdelingen weten dat het anders moet! Dat het archief op orde moet zijn. En ze willen ook meewerken. Het belang van een goed geordend en toegankelijk archief is in de hele organisatie duidelijk. Ook is het wel duidelijk dat de transitie van papier naar digitaal niet vanzelf gaat. De veranderingen van rollen en activiteiten die daarbij horen, kosten tijd en energie. Heel bijzonder is ook dat de besturen achter het project staan. In de periode van DDFK hebben de besturen middelen beschikbaar gesteld voor dit project.

De volgende stap is het vaststellen van de contouren van het project. Wat gaan we nu precies doen. En wat niet?! We moeten wel realistisch zijn. Alles herstellen kan simpelweg niet. Ook hier hebben we weer zo veel mogelijk disciplines bij de plannen betrokken, van de directie tot de archiefinspecteur; collega’s hebben hier gezamenlijk over kunnen overleggen. Er is een besluit genomen over wat er hersteld moet worden. Van daaruit is verder invulling geven aan het project. Hier is inmiddels duidelijk geworden dat het een organisatiebreed project gaat worden.

Een dementerende overheid?
Is alleen het herstellen van zaken voldoende? Dan is immers het archief voor de periode 2017-2019 weer op orde. In het project is besloten dat het niet voldoende is om alleen maar te herstellen. Op die manier gaat er niks gebeuren aan de oorzaken waardoor we op dit punt beland zijn. Kort gezegd: gaan we dan alleen maar dweilen, terwijl niemand de kraan dichtdraait? Dat zou een uitermate vermoeiende klus worden, waar ook nog eens geen einde aan gaat komen.

Dit is ook precies waarom de archiefwet veranderd moet worden. Als we de zaken op orde (hersteld) hebben, zouden we een gemeente zijn die alles, op het oog in elk geval, goed voor elkaar heeft. Maar in de praktijk zou het zo zijn dat we maar hybride blijven werken. Dat zaken zowel digitaal als op papier niet volledig worden gemaakt. En het geheugen van de organisatie blijft in gevaar! Met recht een dementerende overheid.

Daarom gaan we het project in drie deelprojecten opdelen.

  • Deelproject 1 wordt het dichtdraaien van de kraan. Het zaakgericht werken herintroduceren in de organisatie. Het gesprek aangaan met de organisatie. En de medewerkers daarbij helpen! Inventariseren wat de organisatie nodig heeft van Ynformaasjefoarsjenning, maar niet alleen van haar! Wat we tegen gaan komen weten we niet, maar mocht er bijvoorbeeld een training nodig zijn, dan kan dat ook. In dit deelproject is er ruimte en tijd nodig. Geen tastbare begrippen, maar wel noodzakelijke dingen.
  • Deelproject 2 is het dweilen. In dit deelproject gaan we werken aan het herstellen van het archief voor de periode 2017-2019. Dit gaat Ynformaasjefoarsjenning niet alleen doen. De hele organisatie gaat meewerken. Het compleet maken van zaken is en blijft verantwoordelijkheid van de behandelend ambtenaar. Wij gaan hierin alleen helpen en ondersteunen. Tijdens het herstellen trainen we op deze manier ook alle collega’s.
  • Deelproject 3 is trainen en opleiden. We gaan kijken wie welke training of opleiding nodig heeft. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen zijn of haar werk optimaal kan doen? We gaan bijvoorbeeld de mensen die het proces faciliteren opleiden, ons eigen team dus! Hier is veel winst te behalen. Hoe beter de instructeurs, hoe beter de overdracht van kennis zal zijn.

Een aandachtspunt dat door het hele project gaat spelen, is de AVG. Nu we toch de organisatie in gaan, willen we van de gelegenheid gebruikmaken om de AVG nog meer onder de aandacht te brengen. Deze taak is belegd bij de privacy officer.

Onze aanvliegroute
Het is een groot project geworden, waar we in 2019 onze handen vol aan gaan hebben. Daarnaast is er de nieuwe gemeente die van start is gegaan. Teruggaan van vier besturen naar ‘slechts’ twee besturen is een ingrijpende overgang. We willen de burgers van de gemeenten optimaal blijven bedienen. Het wordt dus met recht een spannend jaar. Maar juist doordat het proces niet alleen wordt gedragen door Ynformaasjefoarsjenning, maar door de hele organisatie, gaan we met een positief gevoel van start. Ja, het gaat veel vragen van de organisatie, en zeker ook van Ynformaasjefoarsjenning. Ynformaasjefoarsjenning blijft de faciliterende rol pakken, maar gaat samen met de organisatie op pad. Alleen als we het samen doen, gaat de opbrengst van dit project er naar zijn. En kunnen we met recht zeggen dat we op een volwassen manier omgaan met onze informatie.

Het is de bedoeling dat uiteindelijk de drie deelprojecten samenkomen, zodat we aan het einde van dit jaar met recht kunnen zeggen dat wij de ‘saken op oarder hawwe’.7 


Gerdien Drost

Is vakspecialist Ynformaasjefoarsjenning bij de gemeente Noardeast-Fryslân


Noten

1 Bron: https://www.nrc.nl/nieuws/2018/11/16/waldpyken-en-klaaikluten-buren-en-toch-vreemden-a2755497 16-11-2018.
2 DDFK staat voor Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadeel en Kollumerland ca.
3 Bron: https://ibestuur.nl/nieuws/goed-informatiebeheer-is-een-burgerrecht dd 20-12-2018.
4 Bron: zie noot 3.
5 Binnen de organisatie hebben alle afdelingen een Friese naam. Ynformaasjefoarsjenning betekent informatievoorziening.
6 Bron: zie noot 3.
7 De zaken op orde hebben.