De uitdaging
Bij de start zijn onderstaande speerpunten benoemd:
De uitdaging
Bij de start zijn onderstaande speerpunten benoemd:
- digitaal archief op orde krijgen;
- starten met kwaliteitsbewaking op postregistratie in het zaaksysteem;
- initiëren van verschuiving van registratietaken naar advies- en regierol;
- optimaliseren van eigen werkprocessen.
We maken de balans op in het jaar waarin ook museum de Lakenhal opnieuw zijn deuren opent. In Leiden is de lakenindustrie voor het eerst geïndustrialiseerd. Het productieproces werd verdeeld over meer bedrijven die halffabricaten maakten. Om de kwaliteit te waarborgen was voor het totale proces een strenge controle noodzakelijk. Als een staal van de stof door die controle was gekomen, werd hij van lakenloodjes voorzien, waarop informatie over de kwaliteit en de plaats van herkomst te vinden was.
Onze documentaire informatievoorziening is hier, door alle digitale ontwikkelingen die er zijn, mee te vergelijken. De productie van informatie is verdeeld over alle ambtenaren en partners waarmee we samenwerken. Dossiervorming vindt gedurende het hele proces plaats en alle betrokkenen hebben door zaakgericht werken hierin een eigen taak en verantwoordelijkheid voor het toevoegen van de relevante informatie. Het gaat dan om zowel de documenten als de context waarin deze ontstaan. Grip krijgen en houden op dit proces, om daarmee de kwaliteit van ons archief te garanderen, is de grote uitdaging.
Belangrijke lessen
We hebben voor het eerste jaar gekozen voor een pragmatische aanpak om snel ervaring op te doen en te zien waar onze grootste uitdagingen zitten. Hieronder onze belangrijkste lessen.
Sluit aan bij systeemontwikkelingen
We hebben aansluiting gezocht bij de bestaande besluitvorming over de aanschaf van nieuwe systemen. Hiervoor is een projecttoetsingscommissie verantwoordelijk, waarvan we als afdeling standaard deel uit maken. Bij de totstandkoming van deze commissie is nagedacht over de verschillende aspecten waarop systemen getoetst moeten worden. Naast financiering, aansluiten op de architectuur en de toekomstvisie daarop is ook ‘informatiebeheer en archief’ onderkend als te toetsen aspect. Daarmee hebben we vooraf zeggenschap en invloed op toekomstige voorzieningen waarin archief wordt opgebouwd. Dit draagt bij aan het voorkomen van allerlei complexe herstelacties die nodig zouden zijn wanneer niet goed is nagedacht over het waarborgen van functies voor het bewaren, vernietigen en overdragen van digitaal archief. Meedoen bij systeemontwikkeling is een must omdat het invloed in brede zin geeft en bijdraagt aan meer bewustwording over het belang van goede duurzame voorzieningen voor digitaal archief. Wij vragen nu standaard om voorzieningen die we kunnen koppelen met ons centrale archief in het zaaksysteem of als alternatief de mogelijkheid om binnen een applicatie aan archiefvorming en -vernietiging te kunnen doen.
DSP nieuwe stijl, breng je informatielandschap in kaart samen met andere disciplines
We hebben een informatielandschap opgebouwd door de bestaande informatie over applicaties van de enterprise-architecten te verweven met archiefinformatie in de architectuurtool Blue Dolphin. In deze tool worden de lijnen tussen applicaties, gebruikers, zaaktypegegevens, belang, selectietermijnen en dergelijke grafisch zichtbaar gemaakt. Unknown unknowns zijn nu known unknowns geworden: we weten wat we niet weten en waar we moeten zijn om weer grip te krijgen. Daarnaast biedt de tool de mogelijkheid om gesprekken met de organisatie te ondersteunen door praatplaten te maken. Het effect ervan is dat we in één oogopslag in beeld kunnen brengen voor bijvoorbeeld managers voor welke processen archivering op orde is en voor welke niet.
Prioriteer op basis van risico- en succesfactoren
Bij het op orde brengen van het digitale archief nemen we niet meteen te veel hooi op de vork. De belangrijkste applicaties en de gevoeligste informatie hebben we in het vizier. We laten ons daarnaast leiden door het ‘piepsysteem’: signalen die we krijgen van informatiemanagers, lijnmanagers, berichten op intranet enzovoort. Initiatieven waar je formeel of informeel over hoort en waarvan je denkt: ‘Moet hier niet iets aan informatiebeheer gebeuren?’ Bijvoorbeeld het initiatief om met bodycams te werken bij de handhaving.
We prioriteren op basis van risicoanalyse en zoeken naar de mogelijkheden om successen te behalen. Omdat we het belang van goed informatiebeheer propageren, dragen de organisaties spontaan applicaties voor om in beheer te nemen. Hierdoor is er weinig tegenstand en kan er voortvarend voor gezorgd worden dat een applicatie in goede, geordende en toegankelijke staat kan komen. Deze aanpak helpt om op een constructieve manier zichtbaarder te zijn in de organisatie.
We verwachten dat de goodwill die we nu opbouwen ons van pas gaat komen bij de lastigere vraagstukken.
Toets steekproefsgewijs als input voor verbetering
We hebben een vorm van kwaliteitscontrole op onze eigen registraties ingericht. We toetsen steekproefsgewijs op twintig aspecten van de registratie (waaronder keuze zaaktype, kenmerken document of zaak en de kwaliteit van de digitale scans). We toetsen de gegevens die we handmatig invoeren. Dit heeft voor veel input voor verbetering en actualisering van de werkafspraken gezorgd, zeker in de eerste periode. Daarnaast zien we dat we moeten blijven investeren in het levend houden en ontwikkelen van dit instrument, om te voorkomen dat het een activiteit wordt die geen impuls tot verbetering meer geeft. Een van onze plannen is om de twintig kwaliteitsaspecten op basis van risicoanalyse terug te brengen tot een kleinere lijst.
Richt je op de vraagstukken die in de praktijk ontstaan in plaats van op abstracte modellen We zijn gericht ingesprongen op concrete vraagstukken die er waren of ontstonden binnen de organisatie. Wat daarbij opviel is dat wat begint als een registratie- of archiefvraag bijna altijd ook een proces- of organisatievraagstuk bleek. Bijvoorbeeld: twee afdelingen zijn elkaars leverancier voor stukken in hun dienstverleningsproces en vragen DIV om de registratie te doen. Dit terwijl de documenten al digitaal zijn en door de behandelaar zelf kunnen worden toegevoegd. Dit biedt kansen om in te zetten op onze advies- en regierol en te sturen op standaardisering van werkwijzen.
Zoek partnerschap bij zaakgericht werken
We hebben geïnvesteerd in een specifiek overleg met de beheerders van het zaaksysteem Join waarmee we werken. Hierbij spelen verschillende overwegingen een rol. Als eerste hebben we als DIV-team een aantal specifieke functies van het systeem in gebruik. Daarnaast krijgen zowel de beheerders als wij vragen van gebruikers. In de praktijk lopen de vragen over gebruik van het systeem, de opgenomen informatie, de werkwijzen rond registratie en dossieropbouw vaak door elkaar. Afstemming helpt om grip te krijgen op de samenwerking, standaard werkwijzen te organiseren en wederzijds begrip te creëren voor de mogelijkheden en onmogelijkheden die werken met een systeem met zich meebrengt.
De rode draad
De rode draad in al deze activiteiten is dat ze op een of andere manier erop gericht zijn geweest om verbindingen te leggen. Verbindingen tussen spelers die een rol vervullen in dossieropbouw en archivering, verbindingen tussen informatiebronnen in systemen om tot nieuwe kennis te komen, verbindingen tussen het werk wat we verrichten, het beeld dat we daarvan hebben en hoe het daadwerkelijk uitpakt als je er vanuit toetsingsperspectief naar kijkt. Een kwestie van weven dus en daarmee een netwerk tot stand brengen en invloed uitoefenen. En een kwestie van timing om steeds ontwikkelingen of vragen in de organisatie als trigger te nemen voor afstemming.
Gaandeweg zijn we overtuigd geraakt van het succes van die aanpak als start van de introductie van kwaliteitszorg. Het heeft ons de gelegenheid geboden om op verschillende plekken in de organisatie constructief en vanuit een gedeeld belang of vraagstuk in gesprek te gaan en te investeren in ons netwerk. Bijvangst is dat je vaak ook over de lastige kanten van zaakgericht werken, digitaal werken en archivering beter in gesprek komt, waardoor nieuwe suggesties voor verbetering ontstaan.
De strenge controle die de Leidse lakenindustrie kende hebben we nog niet. Wel zijn we gestart om hiervoor een proces te ontwikkelen en te beschrijven welke controles we uitvoeren, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe we escaleren indien nodig (bij de start van zaakregistraties, gedurende de behandelperiode en na afsluiting van een dossier). Dit doen we samen met onze DIV-partners van de gemeenten Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude met wie we in 2020 samen onderdeel worden van het shared service center SP71. Deze samenvoeging is het sluitstuk van een ontwikkeling om alle functies rond informatievoorziening (architectuur, informatiemanagement, applicatiebeheer, gegevensmanagement en informatiebeheer) bij elkaar te brengen. Dus ook hier weven we met elkaar aan de toekomst en de verbetering van kwaliteit van ons informatiebeheer.
Wilco van de Kamp
Kwaliteitsmedewerker DIV bij Team Documenten van de gemeente Leiden
