22 oktober 2012

Informatiebeheer, toen, nu en straks

image for Informatiebeheer, toen, nu en straks image

Toen

Toen
Een van de voordelen als je wat langer in het vak mee gaat, is het voorrecht om terug te mogen kijken. Toen ik in de jaren tachtig de SOD-opleiding volgde bij Ad van Heijst in het Zeeuwse Goes, prees ik mezelf gelukkig dat ik bij een historische archiefdienst werkzaam was. De SOD-lesstof over het moderne archiefbeheer bevatte onderdelen zoals ‘de tien regels van de secretaresse’ en ‘hoe zit een typemachine in elkaar’, om over het ‘fiche-doorschrijfsysteem’ maar te zwijgen. Niet dat de werkomgeving bij de historische archiefdienst zelf zo opwindend was. Men leze hiervoor de romancyclus Het Bureau van Han Voskuil er maar eens op na.
Tegelijkertijd was het voor mij zeer leerzaam om kennis te maken met de vorming van overheidsadministraties. Destijds werd door de archiefdienst en de toenmalige archiefopleiding nauwelijks enige kennis op dat gebied bijgebracht. Beide diensten waren zeer gescheiden werelden. Het werkleven van een medewerker documentaire informatievoorziening, afgekort tot DIV, leek in die tijd simpel en eenvoudig. De post kwam binnen bij post- en archiefzaken en de interne documenten werden keurig gedistribueerd. Was er sprake van een uitgaande brief, dan werd het concept verwerkt door de typekamer of het secretariaat. De afdeling post- en archiefzaken ontving een authentieke geparafeerde minuut. Met hulp van de Basis Archiefcode (BAC) werden er dossiers gevormd. Ik herinner me nog collega’s, die de BAC .07 en .08 foutloos konden memoreren. De BAC-dossiers werden pas na vijftig jaar naar een archiefbewaarplaats overgebracht. Er was een zekere schroom om informatie te vernietigen; dit veranderde met de Archiefwet 1995.
De eerste keer dat ik me realiseerde dat informatiebeheer anders zou worden, was bij de opheffing van Rijkswaterstaat-Deltadienst in Burgh-Haamstede rond 1986. Veel taken werden al digitaal uitgevoerd door ingenieurs, en de door hen vervaardigde Machine Leesbare Gegevensbestanden (MLG’s) waren, hoewel de naam anders doet vermoeden, niet meer leesbaar. Het volgende bewustwordingsmoment vond plaats tijdens de modules van de archiefschool aan het begin van dit millennium. Het recordscontinuümmodel werd me uitgelegd. Als gevolg van de ICT zou het traditionele levensloopmodel, de dynamische, semi-statische en statische fase, niet meer te gebruiken zijn.

Nu
Bij wijze van carrièreswitch maakte ik rond 2000 de overstap van het Rijk naar gemeente. Meteen viel me op dat, hoewel takenpakketten van gemeenten vrijwel dezelfde zijn, de uitvoeringen per gemeente kunnen verschillen.
Overheden kiezen steeds meer digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Een ingezette trend is dat de mogelijkheid om als gemeente zelf sturing te geven aan informatieprocessen, ingeperkt wordt. De kwaliteit van de informatiehuishouding, standaard ICT-middelen en de invoering van het zaakgericht werken zijn bepalend voor het vormgeven van een dienstverlenende digitale overheid. Informatiebeheer bij de overheid is zeer complex geworden. Overheidsinformatie bevindt zich overal en nergens. Bestaat er nog wel één informatiehuishouding? E-mail en Twitter worden veelal niet geregistreerd, werkdossiers bevinden zich in bureauladen, op iPads en usbsticks. Ontwikkelingen als Bring Your Own Device (BYOD) en Het Nieuwe Werken (HNW) maken het overzicht nog ongrijpbaarder. De afdelingen, teams of clusters zoals ‘post- en archiefzaken’ bestaan nog steeds, maar lijken deels de grip op het digitale informatiebeheer verloren te hebben. Vakafdelingen gaan soms helemaal hun eigen gang zonder dat informatiebeheer eraan te pas komt. Gemeenten plaatsen taken buiten de deur, maar het regelen van informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden of uitbesteding wordt vaak achterwege gelaten.
Paradoxaal genoeg is de werkdruk bij informatiebeheer hoger dan ooit in deze hybride omslagperiode. Papieren erfenissen in archiefruimten moeten blijven worden beheerd. Nieuwe vraagstukken als zaaksystemen en werkprocessen eisen de aandacht op. Traditionele kennis blijft nodig vanwege de papieren erfenissen, terwijl nieuwe knowhow eigen moet worden gemaakt. De medewerker moet vooraan bij de inrichting van het proces betrokken zijn. In plaats van reactief op afgedane documenten te wachten, wordt nu een proactieve houding verwacht. Proactiviteit vormt een van de zeven competenties, ontwikkeld door de onlangs overleden managementfilosoof Stephen R. Covey (1932-2012).

Straks
Deze overgangstijd moet leiden naar een situatie waar medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor (digitale) informatie en processen. Veel uitvoerend werk zal door het zaakgericht werken (ZGW) vervallen. Welke rol is dan weggelegd voor de informatiebeheerder? Zal dit leiden tot een tweedeling op de werkvloer? Het heeft er alle schijn van dat er een groep ontstaat met alleen medewerkers informatiemanagement, die zich met strategie en sturing van het informatieproces bezighouden. De andere, naar verwachting grotere groep medewerkers, zal zich gaan richten op de kwaliteit van het zaakproces, zoals bijvoorbeeld de controlewerkzaamheden. Deze werkzaamheden liggen in het verlengde van de secretariaten en het lijkt logisch om beide taken te integreren. De geschetste tweedeling zie je al terug bij het onderwijsaanbod en vacatures, organisaties volgen geleidelijk.
De archiefwereld staat ook voor keuzes. Kan de uitdaging van het e-depot waargemaakt worden? Of wordt het toch een gecontroleerde cloud en blijven archivarissen de beheerders van de papieren erfenis tot 2015? Dat laatste heeft niet mijn voorkeur. Bovengenoemde Stephan Covey ontwikkelde zijn filosofie in de jaren zestig van de vorige eeuw. Een veel gebruikte term toen was borderlessness. Tegen de achtergrond van het zaak- en procesgericht werken en het feit dat het recordscontinuüm praktijk is geworden, wil ik deze bijdrage beëindigen met een pleidooi om de schotten tussen beide werelden op te heffen en daar waar mogelijk te verbinden.

yvonnewelings@gmail.com, Yvonne Welings is gemeentearchivaris van twaalf gemeenten in Midden- en West-Brabant met als centrumgemeente Tilburg. Ze is medeoprichter en redacteur van het netwerk BREED.