De gemeente Westland is sinds 2010 met informatiebeheerplannen bezig. Door het uitwerken van de startpositie, de inzet op automatische controles, het opstellen van (risico)analyses en het periodiek presenteren van managementinformatie aan de concerndirectie maakt de gemeente een verbeterde kwaliteitszorg voor informatiebeheer en de vormgeving van het herziene informatiebeheerplan mogelijk.
Een informatiebeheerplan is een instrument om een overzicht te creëren van de huidige inrichting en status van het informatiebeheer binnen een (verzameling) werkprocessen. Het plan dient als kapstok voor I-disciplines om aanbevelingen te doen over hoe de informatiehuishouding kan worden verbeterd. De VNG is in 2018 met projecten gestart om samen met gemeenten archieven op orde te krijgen en de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te verwezenlijken. De Handreiking Informatiebeheerplan uit 2020 is daarvan een product.
De gemeente Westland gebruikt deze handreiking als leidraad om: een beter inzicht en overzicht in de staat van informatiehuishouding te verkrijgen; goed doordachte keuzes te maken om het informatiebeheer op orde te krijgen en te houden; samenwerking tussen de verschillende informatiedomeinen te verbeteren en te stroomlijnen. De gemeente Westland is omstreeks 2010 al gestart met informatiebeheerplannen, bestaande uit werkwijzen en specifieke afspraken per clusterteam en team DIV over het informatiebeheer inclusief taken, rollen en verantwoordelijkheden. Helaas zijn deze informatiebeheerplannen niet altijd actief bijgehouden of voor ieder clusterteam opgesteld. De kwaliteit van het informatiebeheer is door DIV periodiek getoetst door controles op uitgevoerde werkprocessen in het DMS Corsa, maar niet op opgeslagen informatie elders.
*Deze tekst is het eerste deel van een artikel uit Od 20: Toezicht houden met toekomst. Lees hier verder
