, 23 januari 2013

Informatiebeheersplan: een krachtig instrument

image for Informatiebeheersplan: een krachtig instrument image Case

Verbeterpunten

Verbeterpunten
In het Model Besluit Informatiebeheer Gemeenten dat veel gemeenten overnemen voor het eigen besluit Informatiebeheer, lijkt niet geregeld te zijn ook een jaarlijks besluit op te stellen. In de Rotterdamse regels, die ook bij Kinggemeenten.nl is gepubliceerd, wordt gewezen op de kracht van een informatiebeheersplan en wordt vervolgens ook aangedrongen op het onderhouden van dit plan. De gemeente Amsterdam gaat het verst, waarbij het stadsarchief medio 2012 alle dienstonderdelen heeft aangeschreven om het jaarlijkse informatiebeheersplan voor 1 december 2012 vast te laten stellen en ter kennis te brengen van de stedelijke archiefinspectie.
Zowel het Model Besluit als de inhoud van een informatiebeheersplan is redelijk eenduidig. De bedoeling is dat je gegevens opneemt over de organisatie en de werkwijze en een overzicht geeft van voorkomende (proces)informatie. De grote steden geven daarnaast de richtlijn mee om verbeterpunten op te nemen. En juist in die verbeterpunten zit mijns inziens de kracht van de informatiebeheersplannen. In het vervolg van het artikel werk ik een Amsterdams voorbeeld uit, waarbij ik betrokken ben geweest.

Amsterdamse model
Amsterdam heeft een handreiking beschikbaar gesteld in de vorm van een toelichting op het beheerplan Informatiehuishouding. Sterk is dat diensthoofden het beheerplan vaststellen (eigen verantwoordelijkheid nemend) en het ter kennisgeving aan de archiefdienst zenden. Tevens wordt bij de totstandkoming en vaststelling gevraagd dit in samenwerking met relevante interne actoren te doen. Denk hierbij aan de DIV-adviseur, de proceseigenaar, inhoudelijk deskundigen, de informatiemanager/adviseur ICT, informatieadviseurs, applicatiebeheerders, de kwaliteitsmanager, de informatiebeveiligingscoördinator, aan de afdeling Control/Financiën, Juridische Zaken, het hoofd ICT, het hoofd DIV, MT- en DT-leden, en de directeur of de stadsdeelsecretaris. En er wordt een aanpak geschetst waarbij de volgende onderdelen van belang zijn: draagvlak, opdracht en projectgroep, eerste onderdelen beheerplan, informatiebeleid, huidige situatie (inclusief handige tabellen), conclusies, SWOT-analyse (met enkele voorbeelden), plan van aanpak (uitwerking verbeterpunten en uitwerking project), overleg met de opdrachtgever, voorbereiding besluitvorming en het tijdsbeslag (ca. honderd uur met doorlooptijd van ca. drie maanden).
Een stevige aanpak die naar mijn overtuiging veel oplevert, want zoveel plan heeft de gemiddelde DIV-organisatie niet voor haar werkzaamheden.

Huidige situatie bij gemeenten
In de handreiking wordt, van het algemene naar het bijzondere, de informatiehuishouding in beeld gebracht. Zeg maar: vanaf organisatie en taken toewerkend naar een overzicht op meer gedetailleerd niveau.
In de huidige situatie worden fysiek en digitaal scherp onderscheiden. Waar hybride de huidige werkwijze is, is er de mogelijkheid om dit toe te lichten. Voor de fysieke informatie komt het vooral neer op de score die past bij het ‘postzakmanagement’ dat nog op weg is naar informatiebeheer. Bij het invullen wordt pijnlijk duidelijk hoeveel verbetering hier nog op mogelijk wordt, als je een en ander benadert vanuit informatiebeheer in plaats vanuit de traditionele kaders.
Ik geef hier een voorbeeld van het inzicht in de huidige situatie voor digitaal informatiebeheer, die volgens mij voor vele gemeenten ook de werkelijkheid schetst (zie tabel 1).

Aspect/werkproces Procedure aanwezig: ja/nee/deels Toegepast in % Toelichting
Ontstaan/binnenkomen/distribueren/verzenden van informatie Nee   Er is divers gedrag op afdelingen om via DIV in- en uitgaand te laten registreren
Dossiervorming Nee, m.u.v. Andreas en II-vervoer 20% Voorbeeld leerlingen-vervoer (strakke afspraken) digitaal afspraak is papier maken
Benoemen digitale bestanden Nee    
Systematisch overzicht bijhouden; met aandacht voor duurzaamheid en authenticiteit Nee    
Gebruik van metadata-standaard Nee    
Overplaatsen naar semi-statisch archief Nee    
Vernietiging Nee    
Overdracht in geval van fusie, verzelfstandiging Nee    
Overbrengen naar stadsarchief Nee    

Tabel 1. Huidige situatie voor digitaal informatiebeheer (voorbeeld)

Kortom de Archiefwet van 1995 is op veel plaatsen, en dat weten we ook wel, nog niet erg goed geïmplementeerd.
De huidige situatie met betrekking tot de overige beheersaspecten is al niet veel beter (zie tabel 2 hiernaast).

Aspect Ja Nee Toelichting
Opstellen en actualiseren beheerplan is opgenomen in de P&C-cyclus   Nee Informatiebeheerplan maakt geen onderdeel uit van P&C-producten.
Vastgesteld informatiebeleid   Nee Er is wel een werkwijze.
Er is een gefragmenteerd afdelingsinformatiebeleid (afspraken).
Vastgesteld informatie-beveiligingsbeleid Deels   Informatiebeveiliging omvat een fysieke en een gedragscomponent.
De inrichting van het DMS is ‘open tenzij’, dat veel ruimte biedt voor te brede inzage in gegevens.
Controle ACAM wat betreft informatiebeveiliging is uitgevoerd afgelopen twee jaar   Nee Directie ‘verklaring’ 2011 (jaarrekening).
Er is geen ACAM-audit beschikbaar of gepland.
Er is wel een privacy- en informatiebeveiligings- (PIB) ambitie.
Archiefruimten ingericht en beheerd volgens de normen Ja Nee Enkele ruimtes voldoen aan de wettelijke eisen. Er is nog een onbewerkt deel van het archief in de kelderruimte van xx (die niet voldoet) dat wordt bewerkt voor mei 2013. Het traject voor opschoning is gestart.
Digitale beheeromgeving ingericht en beheerd volgens de normen   Nee Systemen voldoen niet aan de vereisten voor het digitaal beheer van documenten. Of het systeem voldoet wel, maar onze inrichting niet geheel. Tevens zit veel materiaal slechts in outlook of op gedeelde schijven die niet voldoen aan de vereisten.
Overzicht van informatie, applicaties, werkprocessen Ja   Overzicht werkprocessen, zie bijlage.
Er is een overzicht van applicaties aan processen gekoppeld.

Tabel 2. Huidige situatie voor overige beheeraspecten

Conclusies
De conclusies voor de huidige situatie komen in het kort neer op het volgende:

  1. Zwak beleid en zwakke organisatie.
  2. Matig werkende procedures fysiek informatiebeheer (onvolledig, fragmentarisch) en er is vrijwel niets geregeld voor digitaal informatiebeheer en overige beheersaspecten.
  3. Geen systemen voor digitaal beheer van informatie en geen of zelfs geen aanzet tot e-depot.
  4. De wijze waarop authenticatie, duurzaamheid en beveiliging van informatie worden geregeld, is niet optimaal.
  5. Een hoopvolle ontwikkeling is de aanwezigheid van een DMS, de werkwijze van de implementatie of het hebben van een businesscase hiervoor.

Op basis van de huidige situatie worden in Amsterdam dan een SWOT-analyse, een plan van aanpak met verbeterpunten/ acties en een projectplan vervaardigd en vastgesteld door de directie. Dit vastgestelde document wordt ter kennis gebracht aan het stadsarchief. Vele dienstonderdelen in Amsterdam hebben tijdig een goed, voldoende of matig informatiebeheersplan ter kennis gebracht aan het stadsarchief.

Ter relativering vermeld ik hierbij dat de Regeling archiefbeheer steeds weer wordt aangepast. Het betreft wijzigingen op het gebied van verantwoordelijkheden en instrumentaria, echter voor wie het vermogen heeft om op deze bewegende doelen op de hoofdlijnen te (blijven) acteren, is het jaarlijks of tweejaarlijks vaststellen en onderhouden van een informatiebeheersplan een aanrader. En, zolang de fusies tot 100.000 inwoners voor alle gemeenten (nog) niet is doorgevoerd: gewoon maar aan de slag gaan hiermee, lijkt mij. Als je er nu mee start, kunnen de verbeterplannen nog mee met de begrotingsbehandelingen voor 2014! 

aplat@hermes-am.nl, André Plat is redactielid Od.

Meer lezen:



1
Het hebben van het inzicht dat een informatiebeheersplan een krachtig instrument is voor de regiefunctie van informatie- en archiefbeheer, is al vele malen sterker, dan het niet voor elkaar hebben, maar ook het inzicht missen; laat staan dat er dan verbeterpunten en acties aan gekoppeld worden.