Informatiebijeenkomst provinciale archiefinspectie

In de archiefwetgeving wordt toegewerkt naar horizontaal toezicht, wat betekent dat de archivaris bij de lagere overheid nu zelf, bijna volledig, toezicht gaat houden en de provinciale archiefinspecteur een andere rol krijgt. De provinciale archiefinspecteurs van Noord- en Zuid-Holland zijn begonnen met informatie-uitwisseling en extra trainingen.

In de archiefwetgeving wordt toegewerkt naar horizontaal toezicht, wat betekent dat de archivaris bij de lagere overheid nu zelf, bijna volledig, toezicht gaat houden en de provinciale archiefinspecteur een andere rol krijgt. De provinciale archiefinspecteurs van Noord- en Zuid-Holland zijn begonnen met informatie-uitwisseling en extra trainingen.

Inspectie van een archiefruimte
3 november in het gemeentehuis van Alphen aan den Rijn was zo’n dag. Een aantal gemeentearchivarissen c.q archiefinspecteurs was uitgenodigd. De adjunct-provinciaal inspecteur van Noord-Holland Kees Schabbing trapte, na een welkomstwoord door de streekarchivaris van Rijnlands Midden, af met een stukje theorie en een praktische toepassing. Hoe gaat de inspectie van archiefruimten te werk en dus waar moet op gelet worden. Van gemeentelijk archiefinspecteurs wordt straks verwacht dat zij een professionele inspectie kunnen uitvoeren. Daarbij is het de bedoeling niet alleen te letten op de bouwkundige staat van de ruimte, maar ook op de wijze waarop het beheer ‘zichtbaar’ wordt uitgevoerd. Zichtbaar betekent dan hoe opgeruimd een dergelijke ruimte eruitziet. Schabbing toonde de zaal een aantal foto’s zoals het niet zou moeten, maar soms wel de praktijk is. Na een kwartiertje theorie werden de aanwezigen met een inspectieformulier in de hand gevraagd de archiefruimte van Alphen aan den Rijn te beoordelen.
In groepjes van twee (twee zien er meer dan één) werd het formulier doorlopen in de ruimte zelf. Uiteraard ontstonden er vele vragen over de op het eerste gezicht onduidelijke dingen. Wat is er tegen het plafond geschroefd; blijkbaar een temperatuur- en relatieve vochtigheidsmeter. Wat doen die doosjes met een afbeelding van een rat op de grond? Is het koud genoeg en ververst de ruimte wel voldoende met schone lucht. De deur, vijf cm dik, is dat conform de Archiefregeling? En die poederblusser, die zal toch zeker wel goed zijn, want hij is goedgekeurd door de brandweer. Blijkbaar is een koolzuursneeuwblusser een beter alternatief voor archiefbescheiden, maar dat staat natuurlijk gewoon in de Archiefregeling. Schuimblussers blussen wel goed, maar maken er een bende van, trekken stof aan en je krijgt het schuim niet meer uit je stukken; tel uit je winst.
Zouden er schimmels aanwezig zijn? Die zie je niet zomaar, maar een zilvervisje als indicator werd niet gevonden, dus dat zit wel snor in Alphen. Alle antwoorden kregen we niet direct, want vele zaken leverden een flinke discussie op. Een inspectie van een archiefruimte is zeker geen saaie aangelegenheid en voor een eerste keer ook niet eenvoudig.
Voor de digitaal geïnteresseerden was het interessant te horen dat een speciale commissie aan de slag is om de serverruimte te beoordelen als archiefruimte; wat zijn de beperkingen, de overeenkomsten en de gewenste situatie.

Eigen verantwoordelijkheid
Na de lunch, geregeld door de archiefinspecteur Jeanine Nolen, schetste Emile Kretzschmar van Zuid-Holland de situatie met betrekking tot de Wet revitalisering generiek toezicht, die volgens planning per 1 juli 2012 in werking zal treden. De wet ligt nu bij de Eerste Kamer. Ook de archiefwetgeving wordt hiertoe aangepast. Standaardinstrumenten als schorsing, vernietiging en taakverwaarlozing blijven bestaan bij het niet voldoen aan de Archiefwet c.a.¹ Er blijft blijkbaar altijd nog een vorm van toezicht gelden met als uitgangspunten: nabijheid, enkelvoudigheid, vertrouwen, selectiviteit, proportionaliteit, horizontale verantwoording, kwaliteitsborging en samenwerking met overige toezichthouders.
Het wordt een eigen verantwoordelijkheid voor de zorgdragers, die door de eigen inspecteurs worden ondersteund met onder andere de invulling van zogenaamde KPI’s (key performance indicators), jaarverslagen en persberichten. De provincie blijft in eerste instantie op de achtergrond bij het beoordelen (zie de uitgangspunten), maar heeft wel het instrument ‘de interventieladder’ om bij achterstallig onderhoud bij te sturen. Die interventieladder begint heel voorzichtig met signaleren, maar kan in het slechtste geval leiden tot het uitvoeren van een sanctie.
In artikelen in het Archievenblad en Od zullen de provinciale archiefinspecteurs nadere uitleg geven over het nieuwe toezicht.

De interventieladder

Uitdaging
Als laatste kwam Peter Diebels, adjunct inspecteur van Zuid-Holland, aan het woord. Hij noemde zijn presentatie ‘Van toezicht op de zorg naar wat zijn de resultaten’. Diebels benadrukte vooral de uitdaging van digitale archivering bij gemeenten en waterschappen. Uiteraard binnen het kader van de horizontale inspecties en interne kwaliteitsborging. De provincie zal ook hier mede sturen door het houden van zogenaamde reality checks en ondersteunen door advisering, momenten van kennisoverdracht en uitbrengen van hulpmiddelen als beleidsregels, rekenmodellen en referentiekaders (zie RODIN).
De inspectie verwacht straks dat de kwaliteitsborging tot uiting komt door het uitwerken van de KPI’s en dat de inspectie daarover geïnformeerd zal worden.
Uit het ROPAI jaarverslag van 2009-2010 blijkt dat er nog veel werk aan de winkel is, voordat de doelstelling om 95% van de digitale dossiers op orde te hebben, bereikt zal zijn. In het jaarverslag staat ook dat de inspectie die 95% voor elkaar wil krijgen door aandacht te vragen en bewustzijn te creëren en dat de provincie met een stappenplan zal komen om dat te bereiken. Dit stappenplan zal de provincie niet geheel alleen maken, maar met hulp en inzichten van de gemeentelijk archiefinspecteurs, zodat het een gezamenlijk gedragen product kan worden. Een van de instrumenten die door samenwerking wordt verbeterd en praktischer gemaakt gaat worden is het RODIN (referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer). Met die verbetering zal de invulling ook uniform en realistisch kunnen zijn.

hvanrijn@gmail.com

¹ C.a.: met bijlagen (red.).