Rogier Bosman is adviseur informatiehuishouding bij de Belastingdienst
De Belastingdienst wil in control komen over zijn informatiehuishouding. Er worden mooie stappen gezet, maar er liggen voor de komende jaren nog legio uitdagingen en kansen in het verschiet. Het is een forse opgave. Bij het regieprogramma IOOBD ligt inmiddels een aanvraag van DF&A, maar ook van andere directies en diensten om meer fte hiervoor beschikbaar te stellen. Dus wie weet kan ik binnenkort samen met vakgenoten mijn tanden erin zetten. Maar wat er ook gebeurt, ik hoef me absoluut niet te vervelen. Ik heb er zin in!
De Belastingdienst wil graag een transparante en betrouwbare overheidsorganisatie zijn. Dat wil hij, onder andere, bereiken door grip te krijgen op haar informatiehuishouding. In 2021 is, als afgeleide van het rijksbrede programma Open op Orde, het regieprogramma PRIOBD (PRogramma Informatiehuishouding op Orde Belastingdienst) opgericht. Recentelijk is de naam veranderd in IOOBD (Informatiehuishouding Op Orde Belastingdienst). Vanuit het programma werd geregeld dat alle directies en diensten een adviseur informatiehuishouding kregen. Een paar maanden later, in het voorjaar van 2022, ben ik aan de slag gegaan bij de Corporate Dienst DF&A (DataFundamenten & Analytics). Een dienst waar ongeveer 350 mensen werken en waar analytische producten ten behoeve van primaire directies ontwikkeld worden. Het is mijn eerste betrekking bij de rijksoverheid. Hiervoor heb ik 9 jaar in de informatievoorziening bij de lokale overheid gewerkt.
Bewustzijn
Het eerste wat me opviel bij de Belastingdienst is dat er nog een lange weg te gaan is om in control te komen van de informatiehuishouding. Belangrijke processen en systemen voor goed digitaal informatiebeheer moesten nog worden ingericht. Met name voor de ondersteunende processen, waar DF&A mee te maken heeft. Zo is er geen documentmanagementsysteem (deze lijkt er in 2024 wel te komen) en geen ondersteuning voor recordmanagement. Ik was in mijn jaren bij de gemeente niet anders gewend dan dat deze voorzieningen een vanzelfsprekendheid zijn ter ondersteuning van de digitale informatievoorziening. In plaats daarvan staat gigantisch veel ongestructureerde data op de netwerkschijf, in applicaties en op het samenwerkingsplatform. Probeer daar maar eens fatsoenlijke waardering en selectie op te plegen.
In mijn eerste maanden bij DF&A kwam er een rapportage met bevindingen vanuit de interne kwaliteitsmonitor van de Belastingdienst (i-control), inclusief aanbevelingen ter bevordering van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Op basis hiervan, gecombineerd met mijn eigen waarnemingen en bevindingen heb ik een Verbeterplan voor de IHH van DF&A opgesteld. Deze is vastgesteld door het MT van DF&A. Dat verbeterplan voorziet in het realiseren van systemen, structuren en processen op het gebied van de informatiehuishouding in de komende jaren. Waarbij een belangrijke activiteit is om de bewustwording van informatiehuishouding bij medewerkers te bevorderen en wat zij kunnen doen om de informatiehuishouding op een hoger niveau te krijgen. De effectiviteit van de systemen, structuren en processen staat of valt met hoe bewust gebruikers er mee om gaan.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 33: Kwaliteitsawards. Lees hier verder
De inschrijving voor de Kwaliteitsawards 2024 is geopend! Verdient jouw organisatie de titel? Schrijf je dan nu in via het aanmeldformulier
