Innovatieplatform DIV over zelf doen, samen doen of outsourcen?

Zelf doen, samen doen of uitbesteden?

Zelf doen, samen doen of uitbesteden?
Toch maar liever niet (nog meer) zelf doen of kiezen voor het vertrouwen op outsourcen? Post scannen doe je in een postsorteercentrum, kan het qua logistieke logica logischer? Nog zo één: dossiers scannen doe je in een externe archiefbewaarplaats en wel zodra deze dossiers nodig zijn! Gebruik maken van andere partijen die gespecialiseerd zijn in activiteiten schept afhankelijkheden, maar kan verstandig zijn teneinde geheel bij te blijven qua innovatie. In gezamenlijkheid met de externe partij kun je zelfs dieper ingaan op zaken als recordmanagement, back-ups, dataprotectie en zo meer.
Het steeds efficiënter maken van processen is echter wel bovengeschikt gemaakt aan het beheren en goed kunnen reconstrueren van relevante informatie in tijden van alsmaar veranderende organisaties. Ik bedoel dat de externe partij geen weet en boodschap heeft aan alles wat jij binnen jouw organisatie in het verleden hebt meegemaakt. Aan alles wat nodig is om informatie te kunnen raadplegen, op het goede moment en in de gewenste context, kan dan ook vaak niet eens worden voldaan. Terwijl eigen archiefmedewerkers een stapje extra zetten en alsnog naar logica in het foutief archiveren konden zoeken, laat de externe partij weten: ‘dossier is niet aanwezig’. Terwijl eigen postmedewerkers vertrouwd zijn met klanten, post, poststromen en afdelingen waarvoor deze bestemd zijn, laat de externe partij weten: ‘poststuk is niet toe te wijzen’.
Het aantal documenten is afgenomen, maar het lijkt wel de kerncompetentie te zijn geworden om de ondersteunende diensten uit te besteden. Onderwijl dreigt de groei in verscheidenheid als gevolg van veranderingen in organisaties, processen, producten en informatiestromen in zowel de post- als archiefwereld. Zelf doen schurkt het dichtst tegen de primaire processen van de organisatie aan, samen doen is vervolgens de keuze. Uitbesteden leidt tot kostenreductie, na een flinke investering, maar sluit vooral niet altijd goed aan bij het steeds veranderende interne informatiemanagement.

Ton van Bedaf, bedaf@planet.nl

Ambitie als uitgangspunt voor outsourcen, samenwerken of zelf doen
Outsourcen, samenwerken of zelf doen? Ik heb associaties met call centres, ICT-diensten, joint ventures, kostenbesparingen en schaalvoordeel. Ook proef ik ondermijning van het bestaansrecht van bepaalde organisatieonderdelen. Een interessante vraag, waarbij ik mij direct afvraag welke overwegingen van belang zijn, naast kostenbesparing. Wat is de beweegreden om bedrijfsprocessen uit te besteden aan derden? Vooral economische motieven lijken de achtergrond te zijn om werkzaamheden uit te besteden of om samenwerkingsverbanden aan te gaan. Bezien vanuit het perspectief van commerciële organisaties is het motief om alleen datgene zelf te doen waarin je als organisatie wilt excelleren. Die bedrijfsprocessen die niet tot de kerntaken behoren willen ze uitbesteden. Het is werk wat moet gebeuren tegen een zo laag mogelijk prijs. Het grote voordeel hiervan is dat je je kunt concentreren op je kerntaken. Waar ik bij outsourcing eerst dacht aan puur een kostenbesparing, komt het eigenlijk neer op alleen dat te doen waar je echt goed in wilt zijn.
Nu zien we in overheidsland steeds meer een verschuiving en hierdoor komen meer bedrijfsprocessen in aanmerking voor outsourcing, ook DIV-functies worden in dit verband genoemd. Bezuinigingen lijken hiervoor de belangrijkste motivator. Maar voordat we ons direct focussen op veronderstelde kostenbesparing die outsourcing kan opleveren, moet de kwaliteit niet worden vergeten. Richt je als gemeente eerst op de vraag in welke kernactiviteiten je wilt excelleren. Waar wil je goed in zijn en doe je het dan ook goed? Niet gemakkelijk voor gemeenten, maar het draait uiteindelijk om keuzes durven maken. Je kunt nou eenmaal niet overal goed in zijn. Door te focussen op de gedeelde ambitie en kwaliteit biedt het outsourcen van bepaalde processen in plaats van ondermijning van het vakgebied juist prachtige kansen voor verdere professionalisering. Maar bezint eer ge begint!

Anne Marie Steijven, annemarie.steijven@kbenp.nl

Zelf doen, samen doen of outsourcen?
Afgelopen week ben ik op een heel praktische wijze op een aantal fronten met de vraag ‘zelf doen, samen doen of outsourcen?’ bezig geweest.
Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelijke regeling van zes gemeenten. Drie van deze gemeenten – Tiel, Culemborg, Geldermalsen – werken samen op het gebied van informatiediensten (ICT en DIV). De afdeling documentenbeheer van de gemeente Tiel is geslaagd voor de strenge audit ‘substitutie van te bewaren archiefdocumenten’. Binnenkort zal de ondertekening van de toestemming voor de vervanging plaatsvinden. In het kader van de samenwerking wordt gekeken in hoeverre het door Tiel bereikte resultaat door de twee andere gemeenten geadapteerd kan worden. Pure winst als je kijkt naar het (her)gebruik van de ontwikkelde kennis!
In datzelfde verband is gekeken naar de ICT-infrastructuur. Tussen deze gemeenten is een aparte glaskabel gelegd. De gespiegelde servers staan op twee locaties om optimale veiligheid te bevorderen. In geval van calamiteiten kunnen ze het werk van de ander overnemen en zelfs de gemeentelijke medewerkers kunnen dan uitwijken naar een andere werkplek in een andere plaats. Ook de aanbestedingen worden gezamenlijk opgepakt. Vandaag is er op mijn bureau een nieuw telefoontoestel neergezet (het RAR heeft haar eigen ICT-diensten middels SLA ook daarin ondergebracht).
Het RAR voert gesprekken met een nabijgelegen archiefdienst om te komen tot gezamenlijke visie op het archiefbeleid, die wellicht zullen resulteren in het politieke besluit om beide diensten samen te voegen. Een schaalvergroting, met als resultaat één archiefdienst voor het hele rivierengebied.
Stroom is een organisatie van jonge ambtenaren in het Rivierengebied, waar tien gemeenten uit de regio aan deelnemen. Afgelopen week hebben zij een collegetour georganiseerd met als hoofdspreker Davied van Berlo, initiator achter Ambtenaar 2.0 en schrijver van o.a. Wij, de overheid, Cocreatie in de netwerksamenleving. Uit de zaal kwamen veel vragen over de mogelijkheden tot en vormen van burgerparticipatie en de rol daarin van de overheid.
Bij het afscheid van Klaas Tammes als burgemeester van Buren komt binnenkort een boek uit over tweehonderd jaar burgemeesters in Buren. Het laatste hoofdstuk, net opgeschreven door ondergetekende, gaat over de heer Tammes zelf, die het burgemeestersambt vijfentwintig jaar heeft vervuld. Het hoofdstuk (net als de rest van het boek) is geschreven op basis van gemeenteraadsnotulen en typeert Tammes als samenwerkend burgemeester. Eén die een herindeling van de gemeenten in 1999 heeft meegemaakt en die nu het versterken van het gemeentelijk apparaat zoekt in het gezamenlijk met omliggende gemeenten oppakken van onderdelen van bedrijfsvoering en uitvoeringsdiensten.

Deze in principe totaal verschillende voorbeelden, die werkelijk binnen één week gebeurd zijn, geven aan dat het samenwerken steeds meer een vanzelfsprekende manier van acteren is.
Als we het zelf doen, vragen we advies van een ander. Bij het outsourcen wordt ook steeds vaker gekeken om het gezamenlijk met anderen te doen en dan ook nog vaak in zo’n nauw afstemmingsproces met de opdrachtnemer, dat het op samenwerking lijkt.
In mijn ogen is het daarom niet de vraag: zelf doen, samen doen of outsourcen? Maar de vraag: hoe hecht gaan we de zaken samen doen?

Ella Kok-Majewska, emajewska@rarivierenland.nl

Uitbesteden? Bezint eer ge begint!
Niemand zal eraan twijfelen dat het een goed idee is om regelmatig tegen het licht te houden of de manier waarop het werk in een organisatie is georganiseerd nog steeds efficiënt is. En uiteraard moeten dan alternatieven worden bekeken. Eén zo’n alternatief is uitbesteding, of ‘outsourcing’. Op zich niks nieuws wanneer we kijken naar zaken als beveiliging, catering en dergelijke, waarvoor uitbesteding de regel is en zelf doen de uitzondering. Maar het is wel belangrijk om je van tevoren een paar zaken af te vragen. De belangrijkste vraag die elke organisatie zich moet stellen is of de uit te besteden werkzaamheden zich wel lenen voor uitbesteding. Dan gaat het om zaken als: hoe organisatiespecifiek zijn bepaalde werkzaamheden, valt uitbesteding binnen het mandaat van de uitbestedende organisatie, maar ook: wat zijn de politiek/bestuurlijke risico’s?
Om met de eerste vraag te beginnen: zoals Ton van Bedaf in zijn bijdrage beschrijft: een externe partij ontbeert ten enenmale de (interne) geschiedenis van de uitbestedende partij. Dit kan bepaalde negatieve consequenties hebben. Dat speelt natuurlijk niet voor catering of kopieerwerk of digitalisering (scanning). Maar het kan een issue zijn wanneer bijvoorbeeld, zoals tegenwoordig steeds meer gebeurt, klantcontact wordt uitbesteed aan een klantcontactcentrum/call centre. Zodra een klant iets vraagt dat niet met het belscript kan worden opgelost, begin je als opdrachtgever al risico’s te lopen. Ditzelfde geldt trouwens ook voor interne klanten. We kennen allemaal voorbeelden van uitbesteding op het gebied van ICT. Zodra een uitbesteding tot stand is gekomen, wordt de dienstverlening volledig dichtgetimmerd met procedures. Deze worden verkocht als middelen om de kwaliteit van de dienstverlening te borgen, maar blijken maar al te vaak maatregelen om iedere vorm van gewenste dienstverlening te blokkeren. Dit geldt niet alleen voor ICT en ook niet alleen voor uitbesteding. Samen doen kan hetzelfde effect geven. Wanneer we op ons eigen vakgebied kijken valt bijvoorbeeld op dat de gemeenschappelijke effort om door een nieuwe dienst alle fysieke archiefachterstanden van het rijk op te laten ruimen, verzandt in bedrijfseconomische modellen en procedures, waarvan het netto-effect is dat er tot op de dag van vandaag meer fysiek archief bij komt dan er wordt weggewerkt.
Dan is er de kwestie: valt uitbesteding wel binnen het mandaat? Dit is een zaak die bij door de wet gedelegeerde taken steeds moet worden gesteld. Als de wet een verantwoordelijkheid delegeert aan bijvoorbeeld een gemeente, mag die gemeente dan de uitvoering hiervan uitbesteden? De uitvoering komt dan wel op grotere afstand van de bestuurlijke verantwoordelijkheid te staan. Dit hangt samen met de derde vraag, die naar politiek/bestuurlijke risico’s. Schijnbaar technische aangelegenheden lenen zich volgens velen prima voor uitbesteding. Laten we nemen de uitgifte van PKI-certificaten. Nu gebeurt er iets vervelends, laten we zeggen: de tent wordt gehackt door een vreemde mogendheid. Dan gaat het ineens niet meer om ‘technische zaken’, maar grijpt een minister onmiddellijk in door de geheime dienst op te dragen betreffend bedrijf over te nemen. Technische aangelegenheden kunnen blijkbaar heel politiek riskant zijn.

Bovenstaande voorbeelden geven aan dat we als overheid niet op dezelfde manier zouden moeten opereren als bedrijven. Het zijn van overheid, met de speciale verantwoordelijkheden die daarbij horen, dwingt ons om op andere dan puur bedrijfseconomische gronden naar het vraagstuk van uitbesteding te kijken. Betekent dit: niet doen? Nee. Het betekent wel: bezint eer ge begint.

Gert-Jan de Graaf, gertjan.degraaf@dino4.nl