1 mei 2009

Inputmanagement en postzakmanagement

image for Inputmanagement en postzakmanagement image

Inputmanagement en delivermanagement
In de AIIM Roadmap (De AIIM ECM-roadmap. Bron: ECM) worden bij inputmanagement twee vormen onderkend, te weten:

Inputmanagement en delivermanagement
In de AIIM Roadmap (De AIIM ECM-roadmap. Bron: ECM) worden bij inputmanagement twee vormen onderkend, te weten:

  1. ‘mens gemaakte’ input, zoals officedocumenten, formulieren, rijke media (film, foto, dia) en microfilm;
  2. applicatie gemaakte input, zoals ERP (door software geproduceerd), elektronische formulieren, financiën en XML (gekoppeld bijvoorbeeld aan CMS/web).

Bij delivermanagement zien we de vormen:

  1. printdistributie, zoals papier en faxen;
  2. webdistributie, zoals internet, extranet, intranet, portal, e-mail;
  3. e-communicatiedistributie, zoals mobile device en e-statements.

Met channelmanagement kan een organisatie besluiten om de kanalen in- en uitgaand volop te gebruiken, af te sluiten of simpelweg niet te gebruiken. Bij de dienstverlening van de overheid komt e-communicatie steeds meer in zwang en e-mail is al lang geen informeel medium meer, zeker niet als we ons realiseren dat meer dan zeventig procent van de relevante ongestructureerde informatie per e-mail wordt aangeboden of verzonden. Hoewel er geavanceerde technieken zijn om in- en uitgaande e-mail te ‘vangen’ door deze te filteren, zien we dat organisaties bij e-mail wel al uitgaan van de mens die bepaalt wat bij het archief behoort. Bij ingekomen post willen we dit bij binnenkomst blijven regelen. Wel zien we nog de coördinatie van ingekomen e-mail, maar dat betreft vooral het distribueren van de e-mail aan het algemene e-mailadres. Rechtstreeks mailverkeer wordt vrijwel niet gecoördineerd.

Postzakmanagement is uit de tijd
Deze inzichten maken dat postzakmanagement niet meer van deze tijd is. Het is onvolledig en in zekere zin ‘debiel’ om hier in 2009 nog zoveel mee bezig te zijn, als zou dit de basis vormen voor onze administratie en onze archieven. Inspecteurs zijn helaas een andere mening toegedaan en in de (jaarlijkse) vragenlijsten en gesprekken worden de registratiecriteria nog steeds gevraagd. Ik adviseer de inspecties om de eerdergenoemde vijf vormen in het vervolg te hanteren en te checken in hoeverre deze stromen voorzien in de ‘vulling’ van het archief. Wie doet die vulling dan en op welke wijze gebeurt dat in onze organisaties? Hoe regisseert de Record Manager (DIV ga ik nooit meer gebruiken) de verschillende stromen? En hoe ziet de archiefinspectie hierop toe? Is de postzak dan helemaal niet belangrijk meer? Nee; inkomende en uitgaande post bevatten nog wel vijf procent relevante beleidsinformatie; bij inkomend circa vijftien procent en bij uitgaand circa zeventig procent belangrijke uitvoeringsinformatie die wij als handelingen en dus ‘to record’ kunnen beschouwen. In deze aantallen zit voor mij het inzicht dat starten met uitgaande post meer loont bij een DMS-traject dan met ingekomen post. Een DMS stroomlijnt dan de hiervoor onder delivermanagement genoemde stromen en ondersteunt dat proces geheel. Daar hoort dan natuurlijk ook de elektronische handtekening bij, in welke vorm dan ook. Als ingekomen post te veel tijd kost, dan is outsourcing wellicht een oplossing (zie hiervoor het kader).

Van postzak direct in digitale postvak of DMS
Omdat (ingekomen) postzakmanagement nog zo’n grote plek inneemt in de dagelijkse activiteiten van onze recordmanagers (weet u dat ruim de helft van onze formatie in die ongein zit?) heb ik in 2007 het product ‘scanpost’ van TNT Post verkend. Veel bedrijven zoals Essent, Evides, gemeente Venlo en Waterschapsbedrijf Limburg hebben hieraan de postverwerking uitbesteed. VHIC en TNT Post hebben op basis van het DSP de volgende services ontworpen en ingericht (zie schema).

Figuur 1
Schema flexibele uitvoering.

Feitelijk is dit een dienstverlening die loopt vanaf post uitpakken, voorbereiden, scannen en digitaal afleveren naar sorteren, op basis van OCR-herkenning ‘geadresseerde’, tot totale indexering volgens (DSP) procesinformatie en trefwoorden. In 2007 was deze service te koop voor respectievelijk veertig, vijftig en zestig eurocent per envelop; uitgaande van een gemiddeld aantal pagina’s (acht) per envelop, bij te stellen aan de hand van de praktijk. Voorafgaand aan deze dienstverlening vindt een intake en postonderzoek plaats.
Enkele karakteristieken van deze dienstverlening:

  • Post herrouteren van eigen postbus en huisadressen naar Scanpost Alphen aan den Rijn.
  • ’s Ochtends wordt de post gesorteerd op: te registreren, uitval, kranten, tijdschriften, pakketjes en dergelijke. Deze post komt ’s ochtend gewoon in een postzak binnen.
  • Post wordt om tien uur ’s ochtends digitaal afgeleverd (ftp of mail); deze is inleesbaar in gangbare DMS-en.
  • Reclamebrieven worden apart nageleverd (in de praktijk één dag vertraagd), tenzij je die laat meescannen; mailings krijg je dan wel in x-voud binnen.
  • In principe is alles met een enveloppe er omheen scanbaar. Ook de envelop kan worden meegescand (handig bij bezwaren; hoewel volgens mij niet meer noodzakelijk, maar bij juristen een nog altijd gewenst ritueel).
  • Na opening vindt er materiële verzorging plaats: nietjes, paperclips et cetera worden weggehaald, papier gladgestreken en daarna gescand.
  • Scancomputer kan formulieren herkennen, dus na een eenmalige actie weet de scanner het. Tevens is er tekst recognition OCR, ICR: handig voor kleine organisaties die deze dure oplossingen nog niet in huis hebben. • TNT heeft 80% van de post nodig om te kunnen scannen, anders is het voor hen niet aantrekkelijk. Dat betekent voor veel organisaties dat reclamepost moet worden gesaneerd.
  • Originele gescande documenten worden één keer per week afgeleverd, gesorteerd op scannummer. Dit kan vaker dan één keer per week, maar ook minder vaak. TNT kan eveneens voor opslag en vernietiging vanuit TNT zorgdragen (wel substitutie regelen natuurlijk).
  • Als stukken fout zijn, volgt na één telefoontje een nieuwe scan of officiële brief (denk aan contracten et cetera die getekend moeten worden)!

Deze dienstverlening is uit te breiden met ‘afhandeling’ van routinematige processen.

Geavanceerde ICT-toepassing
Met een uitgewerkt en gedetailleerd DSP is het niet echt moeilijk meer om met behulp van data mining-technieken een archief op te bouwen uit de verschillende databestanden van een organisatie. Een gemechaniseerde werkwijze bij de ingekomen post, en wellicht bij e-mail op basis van DSP-processen en metadata waaronder trefwoorden en de inzet van OCR-technieken1, kan een basis leggen voor deze nieuwe manier van werken. Vangst en precisie kunnen elk kwartaal worden geoptimaliseerd. Vooralsnog dubbel naast de gebruikelijke werkwijzen en methoden bij overheidsorganisaties. Na zes tot twaalf maanden moet het mogelijk zijn om een volledig archief te laten ontstaan uit de verschillende gegevensbronnen in de organisatie. Ik ben er van overtuigd dat deze wijze van archivering effectiever zal blijken te zijn dan het huidige postzakmanagement of de procedures die uitgaan van de medewerking van onze collega’s.  Collega’s die met deze werkwijze experimenteren, worden van harte uitgenodigd hierover in Od te publiceren. Collega’s die volledigheid van archieven op basis van BSD/DSP nastreven en hier praktijkervaringen over te melden hebben, zijn ook van harte uitgenodigd zich te melden.

 

aplat@hermes-am.nl


1 OCR: Optical Character Recognition. Omzetten van een gescande tekst in een ASCII-tekst, een tekst dus die je kunt bewerken en doorzoeken (Bron: DIV-woordenboek, ddisplay.nl).