Er komt een nieuwe Archiefwet aan. De aanleiding is de verkorting van de overbrengingstermijn. Die gaat van twintig naar tien jaar. Want ‘we’ willen dat archieven eerder openbaar worden. De beleidsmakers roepen collega’s op om in te spreken op de nieuwe Archiefwet. Zullen we dat deze keer dan ook eens gewoon doen? We gaan in onze organisatie en daaromheen een proces optuigen met gesprekken over de vraag of een Archiefwet nodig is. Huh, of wij een Archiefwet nodig hebben? Ja, of een Archiefwet nodig is. En als die al nodig is, wat gaan we daar dan in zetten?
Er komt een nieuwe Archiefwet aan. De aanleiding is de verkorting van de overbrengingstermijn. Die gaat van twintig naar tien jaar. Want ‘we’ willen dat archieven eerder openbaar worden. De beleidsmakers roepen collega’s op om in te spreken op de nieuwe Archiefwet. Zullen we dat deze keer dan ook eens gewoon doen? We gaan in onze organisatie en daaromheen een proces optuigen met gesprekken over de vraag of een Archiefwet nodig is. Huh, of wij een Archiefwet nodig hebben? Ja, of een Archiefwet nodig is. En als die al nodig is, wat gaan we daar dan in zetten? Dat we voor onze archieven moeten zorgen, dat ze goed en geordend beheerd moeten worden en dat daarvoor middelen en opgeleide mensen moeten worden ingezet voor beheer, zorg en toezicht. Of … gaan we dit er nu eens niet in zetten?
We gaan er gewoon in zetten dat archieven bruikbaar moeten zijn voor onze collega’s, managers, bestuurders, belanghebbenden, inwoners en ondernemers. En naar mijn persoonlijke opvatting: dat we informatie samen met wie het aangaat gaan beheren en gebruiken. De overheid kan slimmer werken door samen te werken en een plek in te nemen in de informatiesamenleving. Dat werkt beter dan dat ze alles alleen op haar nek neemt. We gaan er in zetten dat we met elkaar vooral relevante versies van documenten beschikbaar moet hebben, dat we voldoen aan spelregels op het gebeid van privacy, beveiliging en openbaarheid en dat we vooral veel gebruik moeten maken van de inzet van techniek om het beheer en de vernietiging uit te voeren en dat we verouderde werkwijzen afschaffen. En als we dat niet doen, dat we dan als instelling gewoon opgeheven worden en dat de taken dan worden overgenomen door een organisatie die dit wel samen met wie het aangaat in orde maakt.
Hierover het gesprek aangaan in je organisatie en vanuit je organisatie inspreken op de nieuwe Archiefwet, samen met de actoren met en voor wie je archief vormt, lijkt mij een mooie opgave. Graag roep ik iedereen op om hierover spannende debatten en gesprekken in onze organisaties en met de informatiesamenleving te voeren. Dan leggen we de wetgevende macht ook op de plek waar die hoort.
André Plat
redactielid Od
