Integratie DIV-team in het gemeentearchief

Welk probleem moesten jullie oplossen?

Welk probleem moesten jullie oplossen?
In 2015 is het DIV-team opgesplitst in een team dat zowel de digitale als de analoge post moest gaan ontsluiten en digitale dossiervorming ging doen. Dit team werd in 2015 geplaatst bij het KCC, een logische keuze. De overige medewerkers, de beheerders van de semi-statische archieven zijn toen bij het gemeentearchief geplaatst. Daarnaast kwamen ook de twee beleidsmedewerkers bij het gemeentearchief terecht.

De kruisbestuiving en chemie tussen het voormalige DIVteam en de KCC-medewerkers kwam maar niet van de grond. Het DIV-team voelde zich niet echt thuis en de KCCmedewerkers misten de verbinding met de DIV-werkzaamheden. Er moest iets gebeuren om de situatie te verbeteren. Om optimaal te kunnen presteren, moeten medewerkers zich wel ‘thuis’ voelen.

Welke stappen heb je ondernomen om te komen waar jullie nu zijn?
Na een periode van anderhalf jaar is gekozen om het dynamische DIV-team toe te voegen aan het team dat inmiddels was ondergebracht bij het gemeentearchief. Dit bleek een ‘gouden greep’. Het lijkt misschien een vreemde stap, tegen de trend in. Op dit moment is de gemeente Schiedam, samen met nog een klein aantal andere gemeenten, een van de weinige die de organisatie en inbedding van het complete DIV-team op deze wijze heeft ingericht. Achteraf heeft dit dus goed uitgepakt en op dit moment functioneert een compleet geïntegreerd DIV-team bij het gemeentearchief onder de bezielende leiding van de gemeentearchivaris.

Hoe is DIV betrokken bij dit project?
Eigenlijk hebben de DIV-medewerkers deze ontwikkeling zelf geïnitieerd. Zij hebben tot en met de daadwerkelijke overplaatsing een ‘dikke’ vinger in de pap gehad. De vraag is vervolgens opgepakt door het management, de teamleider KCC, vooral de gemeentearchivaris en de complete directie. Uiteraard is hier ook de OR in meegenomen. Er is nadrukkelijk aan het DIV-team gevraagd of ze toch niet bij het KCC wilde blijven. Het antwoord was duidelijk.

Wat zijn de succesfactoren?
Het voordeel voor de organisatie is duidelijkheid; het beheer van ‘alle’ informatie vindt plaats op een centrale plek. Omdat er nu ook meer betrokkenheid is vanuit het gemeentearchief door de gelijksoortige werkzaamheden gaat kwaliteit omhoog. Er is meer overleg, meer feedback en meer aansluiting op elkaars werkzaamheden. Dat was er bij het KCC helemaal niet, omdat de werkzaamheden in de praktijk daar toch heel anders zijn.

Zijn er zaken waar je collega’s voor wilt waarschuwen?
“Beste DIV’ers, zorg ervoor dat je zelf ‘in the lead’ bent en houd de vinger aan de pols bij ieder besluit dat genomen wordt. Als iets niet helemaal lijkt te werken, schroom dan niet actie te ondernemen. Ook al gaat dat tegen alle trends en het algemene beeld in!” 

eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is manager Marketing bij GO opleidingen en redactielid Od.