Inzet van externe scanservice

In Od 5 publiceerde ik al over de mogelijkheden om de post laten scannen door TNT Post, Billing en Document Solutions. De kosten zijn vanaf 20 eurocent per envelop (met één à twee pagina images). Bij dikkere enveloppen lopen de kosten iets op. Een prijsverhoging tot circa 60 eurocent per envelop ontstaat bij verwerking zoals sor­teren en/of data-extractie.

In Od 5 publiceerde ik al over de mogelijkheden om de post laten scannen door TNT Post, Billing en Document Solutions. De kosten zijn vanaf 20 eurocent per envelop (met één à twee pagina images). Bij dikkere enveloppen lopen de kosten iets op. Een prijsverhoging tot circa 60 eurocent per envelop ontstaat bij verwerking zoals sor­teren en/of data-extractie.
Deze uitgave realiseert een substantiële kostenbesparing bij de interne verwerking (postkamer). Bij facturatie kan 70% kostenbe­sparing worden gerealiseerd, doordat er geen interne distributie is en ook geen of beperkte handmatige invoer (wel controle), terwijl deze dienst wel een overzichtelijker procesgang en snellere betalingen oplevert waardoor betalingskortingen worden gerealiseerd en boetes worden voorkomen.
Bij facturatie zijn voorbeelden bekend van kostenbesparingen binnen drie maanden. Het betreft bij facturen dan het via OCR herkennen van crediteuren, kostenplaatsen, bedragen incl./excl. BTW en het op basis van deze gegevens op basis van XML beschikbaar stellen van de benodigd metadatering.

In deze business-casebenadering komen de volgende items aan de orde:

• vertrouwelijkheid,
• bewijskracht en vervanging archiefbescheiden,
• vaardigheden,
• bij twijfel scannen,
• functieclassificatie en functiewaardering,
• beoordeling investering.

Vertrouwelijkheid
De post wordt door scanpost apart behandeld. Medewerkers bij de werkvoorbereiding (enveloppen openen, ontnieten en dergelijke) en de scanner(s) kunnen kennisnemen van de post. Door een geheim­houdingsverklaring te vragen en door gerichte controles op de uit­voering wordt de vertrouwelijkheid gewaarborgd. Een ander aspect van vertrouwelijkheid betreft de verbinding. Een secure verbinding naar de ftp-server zorgt dat geen ongeautoriseerde toegang tot de post kan worden verkregen. Indien de post na het scannen wordt vernietigd of in quarantaine wordt geplaatst, dan is ook daar ver­trouwelijkheid te borgen.

Bewijskracht en vervanging archiefbescheiden
Een scan van een origineel wordt over het algemeen aanvaard als archiefdocument en kan worden gebruikt als bewijs. Onderdeel van de procedure ‘vervanging archiefbescheiden’ bij de overheid is, dat bij belangrijke partijen wordt nagegaan of de scan als bewijs kan dienen. Nog beter zou het natuurlijk zijn om met die partijen, zoals de belastingdienst en rechtbanken, op basis van de Wet elektronisch berichtenverkeer digital born-documenten onderling uit te wisselen.
Deze werkwijze gaat bij grotere organisaties enkele tonnen aan por­tokosten opleveren en gaat de scanservice ‘voorbij’.

Vaardigheden
De scanapparatuur, alsmede OCT-softwareherkenningsprogramma­tuur, vergt specialistische kennis. Vooral het inregelen van intelligent scannen vereist bijzondere aandacht.
De scanbediening vergt echter een relatief laag kennisniveau. Vaak worden de werkzaamheden bij onze huidige organisaties gecombi­neerd met het aanbrengen van routering en metadatering en het voorbereiden voor de dossiervorming. Deze mensen zijn feitelijk te duur voor dit werk (schaal 7-8) en het scanwerk kan op niveau 4 uitgevoerd worden.

Bij twijfel scannen
De capture van documenten in een DMS wordt op dit moment bij veel organisaties gefrustreerd door oude opvattingen over to record ofwel alleen scannen als het voor het archief van belang is. ‘Bij twijfel scannen’ kan worden verlangd als het DMS als logistiek medium wordt ingezet om documenten op een adequate wijze, ook routine­zaken die de dienstverlening raken, in de organisatie te brengen.De uitvoering van bij twijfel scannen gaat met vaste DIV-medewer­kers heel traag verlopen.
Bij twijfel scannen betreft dat alle enveloppen, met uitzondering van reclame, worden gescand. TNT Post, Billing en Document Solutions zien graag dat 80% van de post hierbinnen valt. Bij gemeenten weten we dat reclame circa 45% van de post behelst.

Functieclassificatie en functiewaardering
Er zijn nieuwe rollen benodigd bij deze werkzaamheden, te weten:

1. contracthouder externe scanservice,
2. toezichthouder en opdrachtgever intelligente scanservice,
3. kwaliteitscontroleur externe scans,
4. routecontroleur,
5. uitvalspecialist (als OCR-routering niet alles oplost),
6. scanoperator (massale scanverwerking).

Deze werkzaamheden kunnen bij inkoop (no. 1 en 2) en op medio DIV-niveau (no. 3 tot en met 5) worden belegd.
De toezichthouder en opdrachtgever intelligente scanservice verei­sen het niveau van bijvoorbeeld een technisch of functioneel ICT-applicatiebeheerder. Een vereiste is dat er belangstelling is voor het informatievak, alsmede helpt het als er sprake is van een grafische achtergrond.
De scanoperator echter is een functie die op het niveau van post­kamer, bode of repromedewerker kan worden belegd. Echter deze functies zijn veelal reeds ingedikt tot het minimaal aantal vereiste medewerkers.

Beoordeling van de investering
Het budget benodigd voor de scanpostvoorziening heb ik bij een gemeente van ca. 30.000 inwoners (laten) berekenen op circa € 30.000 per jaar. In de personele voorziening zou dat neerkomen op het bezuinigen van 0,5 fte. Dit, terwijl het uitpakken, scannen en opnemen van 15% van de post momenteel ruim 0,5 fte vergt. Let wel door ‘bij twijfel scannen’ wordt 55% van de post opgenomen in het DMS.
De investeringskosten voor de implementatie bij scanpost belopen voor een eenvoudig proces (enveloppen naar ftp-server en oppak­ken door DMS) van € 10.000 tot circa € 25.000 voor geavanceerd intelligent scannen.
De inrichtingskosten voor intelligent scannen in eigen beheer belo­pen een veelvoud hiervan. Ter vergelijking het volgende: in 2009 kocht ik bij een relatie intelligente software voor € 30.000 en een stevige scanner voor € 30.000. Echter we beschikken niet over kwalitatief voldoende voorbereid personeel om deze intelligente scanners goed ingesteld te krijgen en te houden. DMS-leveranciers leveren deze expertise ook, maar dan kan gerekend worden met circa € 10.000 voorbereiding per intelligent scanproces. Als je er daar circa 20 van hebt, ben je € 200.000 verder.
Het is mij bekend dat grote organisaties meerdere tonnen euro’s investeren in scantechnologie en inrichting. In eigen beheer lijkt het advies gerechtvaardigd om met scanpost of grote bedrijven in de buurt samen te werken. Wellicht staat er nog een scanstraatje bij een grote onderneming in de buurt dat slechts voor 10% wordt benut, vanwege het zetten van vervolgstappen inputmanagement met webformulieren, en kan daarbij worden aangesloten.
Het is ongelooflijk hoe weinig organisaties elektronische berichten­verkeer bewust inzetten om te bezuinigen op interne handling- en portokosten.
Tot slot. Het is bijzonder dat veel relaties van TNT Post, Billing en Document Solutions wel belangstelling hebben voor samenwerking met de scanservice, maar dat niemand bij de overheid besluit tot uitvoering over te gaan. Wellicht vormen de bezuinigingen voor de komende jaren de motivering om net als bedrijven en semioverheid externe scanservice in te gaan zetten?

aplat@hermes-am.nl