9 februari 2015

Is er verbeterd toezicht?

image for Is er verbeterd toezicht? image

Concreet betekent de invoering van de RGT dat het college van burgemeester en wethouders zich moet verantwoorden voor de uitvoering van de taken aan de gemeenteraad. Vervolgens baseert het provinciaal toezicht zich primair op het verslag van B&W aan de gemeenteraad. Om gemeenten te ondersteunen bij het opstellen van deze verantwoording heeft de VNG een raamwerk ontwikkeld van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Deze zijn opgesteld op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden naar aanleiding van de archiefwetgeving.

Concreet betekent de invoering van de RGT dat het college van burgemeester en wethouders zich moet verantwoorden voor de uitvoering van de taken aan de gemeenteraad. Vervolgens baseert het provinciaal toezicht zich primair op het verslag van B&W aan de gemeenteraad. Om gemeenten te ondersteunen bij het opstellen van deze verantwoording heeft de VNG een raamwerk ontwikkeld van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Deze zijn opgesteld op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden naar aanleiding van de archiefwetgeving. Een extra drukmiddel om gemeenten te stimuleren actief de handschoen op te pakken was het streven om de gemeenten hun resultaten te laten plaatsen op waarstaatjegemeente.nl. Want wie wil nu op een openbare ranking onderaan staan??

Eerste ervaringen
Na twee jaar is de vraag wat de eerste ervaringen zijn en of er al veel te vinden is op waarstaatjegemeente.nl. Hiervoor zijn de gemeenten benaderd die in 2012 hebben deelgenomen aan de pilot van de VNG.1

De ervaringen met de KPI’s zijn bijvoorbeeld in het Amsterdamse goed. Richard van den Belt en Albert de Jonker2 geven aan: “De vragen zijn een prima kapstok voor een gesprek en geven een structuur voor de verslaglegging. Het is alleen erg veel en nogal ‘of je een emmer leeggooit’. Ook staan vragen op allerlei niveaus door elkaar. Daar komt bij dat zo’n Excel-bestand niet erg uitnodigend werkt, zeker gezien het aantal kolommen. Wij sturen de vragen van tevoren op met het verzoek ze alvast te beantwoorden en dat valt de te inspecteren organisaties vaak niet mee, maar dat zegt, vrezen we, meer over die organisaties dan over de vragen. De meeste informatie krijgen we in de gesprekken wel boven water. Wij hebben overigens zowel Amsterdamse organisatieonderdelen ermee geïnspecteerd (onderdeel van de gemeente Amsterdam) als de gemeenten Amstelveen en Diemen. Aan het eind van 2014 volgt nog de gemeente Ouder-Amstel.”

Ook Erik Visscher3 van de gemeente Schiedam ervaart dat de KPI’s een prima basis zijn om te toetsen of voldaan wordt aan de wet- en regelgeving. “De term ‘taakverwaarlozing’ komt zeer goed van pas: is zonder uitleg duidelijk en zet aan tot aandacht. In de KPI’s wordt geen onderscheid gemaakt naar belang. Dat stemt overeen met de wet, maar is wel rigide. De gebruiksvriendelijkheid van het e-formulier voor waarstaatjgemeente.nl zou kunnen worden verbeterd. Dit lijkt me een schone taak voor de VNG. Vergis je niet in de aandacht die het vraagt! De tijd die ermee gemoeid is (toch wel enkele weken voor een persoon) wordt vaak onderschat door derden.”
Als aanvulling geeft Johan Hoogewerf4 dat je door de KPI’s merkt dat het informatievraagstuk breder is dan alleen DIV en alleen het DMS waar DIV in werkt. “Juist die samenwerking met ICT en IA is hierin belangrijk. Maar ook de vakafdelingen moet je in het KPI-verhaal betrekken. Daar zitten de proceseigenaren van de processen waar de informatie en gegevens in worden gecreëerd, gebruikt en gearchiveerd.” Evenals in Schiedam merkt Hoogewerf dat je tijd moet vrij maken om de KPI’s in te vullen. “Zowel binnen je gemeente als bij de archiefdienst. Het afgelopen jaar was er door het vertrek van de archiefinspecteur geen formatie om een eventueel ingevuld KPI van de gemeente Heerhugowaard te toetsen. Daarom heeft de gemeente het afgelopen jaar geen KPI ingevuld. Wel hebben we een verslag opgesteld aan de hand van de eerder opgestelde KPI’s en hiervan de voortgang vermeld. Vanaf volgend jaar gaan we de KPI’s integraal oppakken, dus voor alle aandachtsgebieden zoals Wabo, veiligheid e.d.”
Jarg Weidema5 van de gemeente Haarlemmermeer zet het wat scherper: “Als basis om te rapporteren en het gesprek met de archiefinspectie (namens de gemeentearchivaris) aan te gaan over het informatie- en archiefbeheer, voldoen de KPI’s prima. Maar voor een goed verslag van de archivaris is er meer nodig. Horizontaal toezicht sec op basis van de KPI’s is naar mijn idee erg beperkt.” Bennie Blom6 sluit positief af: “De eerste keer is het veel werk en zeker niet volledig. Het zou nog wel een verbetering zijn als de raad ook haar rol oppakt. Maar het is zeker een potentieel instrument om inzicht te krijgen in de staat van de informatiehuishouding.”

Bestuurlijke verantwoording
De op te stellen rapportage op basis van de KPI’s is het verslag waarmee college van B&W zich moet verantwoorden aan de gemeenteraad. De eerste ervaringen op dit terrein zijn wat gemengd. “Het inspectieverslag over 2012-2013 van Amsterdam is door B&W ter kennisname in de raadscommissie Algemene Zaken gebracht. Dat gaf geen aanleiding tot vragen, dit in tegenstelling tot twee jaar geleden toen de commissie B&W tot actie heeft aangezet, hetgeen onder andere resulteerde in het besluit om vanaf 2015 volledig digitaal te archiveren. Specifieke rapportages (handelend over organisatieonderdelen) zijn daar niet behandeld.” Bij de archiefinspecteurs van Amsterdam is onbekend of en hoe de rapportages binnen de gemeente Amstelveen en Diemen zijn behandeld. Bij de gemeente Schiedam zijn tot op heden geen verantwoordingsrapportages op de agenda gezet. Bij de gemeente Heerhugowaard zijn al twee rapportages ingebracht, bij de gemeente Delft is de raad geïnformeerd door een zogeheten raadsinformatiebrief en bij de gemeente Haarlemmermeer is onlangs (13 november jl.) een eerste rapportage besproken.7 Al met al is er een duidelijke start gemaakt om de rapportage in te brengen op het niveau waar het hoort.

Transparantie
Om de uitgevoerde verantwoording zo transparant mogelijk te presenteren is het verzoek aan alle gemeenten om de resultaten te presenteren op waarstaatjegemeente.nl. Tot op heden wordt dat nog niet zeer actief uitgevoerd.8 Ook de reacties van de gevraagde gemeenten lopen niet over van enthousiasme. Zo zijn zowel binnen de gemeente Schiedam als Amsterdam de ervaringen met waarstaatjegemeente teleurstellend. “Na vaststelling van het verslag over het archief- en informatiebeheer door het college van B&W”, zegt Erik Visscher, “wilde ik het plaatsen op de website, maar dat bleek niet meer mogelijk. Ik moest alle data met de hand invullen, waarbij ik me daarbij strikt aan het vastgestelde e-formulier heb gehouden. Uitleg was buitengewoon lastig te verkrijgen en volgens mij geeft de selectie van waarstaatjegemeente volgens mij een slecht beeld van de stand van zaken. Wij hadden weinig afmetingen ingevuld en dat resulteert in slechte scores, die een vertekend beeld geven. In de provincie Zuid-Holland volstaat plaatsing op waarstaatjegemeente op grond van een bestuursovereenkomst. We hoeven niet meer het inhoudelijk verslag te sturen aan de provincie, maar het verbaast me dat de provincie ermee uit de voeten kan.”

Albert de Jonker vult hierop de Schiedamse ervaring aan: “Ik vind de site, zelfs als ervaren medewerker van een gemeente, redelijk ondoorgrondelijk. Aanmelden ging erg makkelijk. Ik kreeg na aanmaken van mijn account een melding dat gekeken zou worden of ik toegang kon krijgen, maar dat was binnen tien minuten geregeld. Op het terrein van betrouwbaarheid heb ik sterke twijfels.” De gemeente Heerhugowaard en Haarlemmermeer hebben nog geen ervaring.

De gemeente Heerhugowaard gaat er wel mee aan de slag, maar de gemeente Haarlemmermeer denkt daar niet aan. Ook de gemeente Delft levert de data niet aan bij waarstaatjegemeente.nl. Jarg Weidema is duidelijk: “De informatie die daar zichtbaar is, is ontdaan van alle context en leidt daarmee mogelijk tot interpretaties die niet correct zijn. De gemeente Haarlemmermeer geeft er de voorkeur aan om het verslag van de archivaris en de reactie van B&W hierop te publiceren via het Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) van de gemeenteraad. “Daarmee hebben we de overtuiging transparanter te zijn over de staat van het informatie- en archiefbeheer dan met het publiceren van wat stoplichtkleuren van de KPI’s.” Bennie Blom zit met Jarg Weidema op één lijn: “Het format geeft een vertekend beeld van de situatie. Dat is zeker voor de interbestuurlijk toezichthouder niet helder. Wij zijn uitgegaan van het verslag.”

Tips
Veel gemeenten hebben al wel eerste stappen gezet, maar de vorm en de wijze van uitvoering kan nog een verbeterslag gebruiken. De gesproken gemeenten hebben hiervoor verschillende tips:

  1. Uit het Amsterdamse: Houd de hoofdlijnen in de gaten bij zowel gesprek/inspectie als bij verslaglegging. In Amsterdam is ervoor gekozen om het verslag te splitsen in twee delen: a. niet-overgebracht archief, en b. overgebracht archief. Dat leverde een veel overzichtelijker verhaal op, ook al komen dezelfde onderwerpen dan op twee plaatsen voor.
  2. Schiedam: Gebruik de wettelijke term ‘taakverwaarlozing’.
  3. Heerhugowaard: Maak van de KPI’s geen DIV-ding. Breng het in bij informatiemanagement en probeer het integraal te benaderen.
  4. Haarlemmermeer: De KPI’s zijn een hulpmiddel om tot inzicht en verbetering van het informatie- en archiefbeheer te komen, zowel operationeel/tactisch als bestuurlijk. Gebruik het dan ook als zodanig. Alleen KPI’s rapporteren (omdat het moet van de wet) die door B&W als hamerstuk wordt behandeld en dan ter kennisname aan de raad wordt gestuurd, is zonde van de tijd.

jeroen@jonkersenko.nl, Jeroen Jonkers is zelfstandig adviseur/interim-manager.



1 Bij de pilot van de VNG in 2012 waren de volgende gemeenten betrokken: Amsterdam, Delft, Haarlemmermeer, Heerhugowaard en Schiedam. Alle gemeenten hebben gereageerd. De VNG heeft helaas niet inhoudelijk gereageerd.
2 Beide heren zijn archiefinspecteur bij de gemeente Amsterdam.
3 Gemeentearchivaris van de gemeente Schiedam.
4 Coördinator Facilitair bij de gemeente Heerhugowaard.
5 Adviseur Facility management bij de gemeente Haarlemmermeer.
6 Gemeentearchivaris van Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland.
7 Verschillende rapportages zijn digitaal te vinden. Kijk eventueel ook op andere sites van gemeentes of op breednetwerk.nl.

8 Op 4 november jl. stond op www.waarstaatjegemeente.nl aangegeven dat in totaal 35 gemeenten (van de 403) hun resultaten hebben aangeboden.