Jaarplan Erfgoedinspectie

De monitor
Jaarlijks ontvangen archiefbeheerders van overheidsorganisaties en Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO’s) de monitor informatiehuis­houding. Deze monitor dient het horizontaal toezicht. Zorgdragers wordt een vragenlijst gezonden die vaak door de beheerders wordt ingevuld en geretourneerd. Als jaarlijks wordt meegedaan, wordt een trend zichtbaar op de verschillende onderdelen van het onderzoek. In dit artikel worden de relevante vragen behandeld door de vragen te ‘citeren’ gevolgd door een persoonlijke uitwerking of associatie van de auteur.

De monitor
Jaarlijks ontvangen archiefbeheerders van overheidsorganisaties en Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO’s) de monitor informatiehuis­houding. Deze monitor dient het horizontaal toezicht. Zorgdragers wordt een vragenlijst gezonden die vaak door de beheerders wordt ingevuld en geretourneerd. Als jaarlijks wordt meegedaan, wordt een trend zichtbaar op de verschillende onderdelen van het onderzoek. In dit artikel worden de relevante vragen behandeld door de vragen te ‘citeren’ gevolgd door een persoonlijke uitwerking of associatie van de auteur.

Het onderzoek in de monitor richt zich op de onderdelen:  

1. Organisatie en personele bezetting
2. Sturing, beleid en kaders
3. Informatiebeheer
4. Veiligheid, fysiek beheer en onderhoud
5. Evaluatie

Het invullen van het onderzoek vergt ongeveer twintig minuten.

Beheersregels
Heeft de organisatie beheersregels in de zin van art. 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld? Wanneer zijn deze beheersregels vastgesteld? Zijn er verantwoordelijkheden in vastgelegd, bepalin­gen voor de uitvoering opgesteld? Vallen alle organisatieonderdelen onder de beheersregels (inclusief eventuele buitendiensten, agent­schappen, inspecties, raden, commissies, faculteiten, projectbu­reaus)? Worden de regels geactualiseerd of ontwikkeld? 
Artikel 14: De zorgdragers, genoemd in de artikelen 23, eerste lid, en 41, eerste lid, van de wet stellen ten aanzien van hun archiefbe­scheiden beheersregels vast. Zij voorzien in voldoende ruimte voor hun archiefbescheiden en zij stellen voldoende, deskundig personeel aan.

Veel organisaties hebben beheersregels opgesteld. De verantwoor­delijkheden zijn centraal of decentraal belegd. Bepalingen voor de uitvoering kunnen met de nieuwe regeling van het ministerie van OCW d.d. 15 december 2010 integraal worden opgenomen voor fysieke en, vooralsnog in enige mate, voor digitale archiefbescheiden. Uitbreiding van de bepalingen voor de uitvoering kunnen worden gevonden in de promotie van 2 december 2009 (zie elders in dit nummer). Denk hierbij aan items als het implementeren van het verantwoordingssysteem, het waarborgen van de kwaliteit van archiefbescheiden, het onderscheiden van documenten en archief­bescheiden (incluis documenten die voor bewijs dienen) ofwel het onderscheid maken van ‘to record’ – en ‘not to record’ op basis van (DSP-) processen en generieke documenttypen. Denk ook aan de genoemde materiële aspecten uit de regeling zoals duurzaamheid materialen, geordende en toegankelijke staat en de voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen, en verder aan het lokale beleid om te bepalen wanneer het archief overgedragen wordt van de werkvloer naar de archiefbewaarplaats. Bijvoorbeeld: na twee jaar worden fysieke archiefbescheiden binnen vijf jaar over­gedragen naar een goedgekeurde archiefbewaarplaats, waarbij de goede, geordende en toegankelijke staat wordt gewaarborgd.

Bestandsoverzicht
Heeft uw organisatie een bestandsoverzicht: ja/nee, uit welk jaar? Bestrijkt het bestandsoverzicht de hele organisatie of (slechts) onderdelen?
Het bestandsoverzicht is een actueel, compleet en logisch samen­hangend overzicht van alle archiefbestanddelen, in welke vorm dan ook (digitaal, papier en andere typen informatiedragers), conform de bij de organisatie geldende ordeningsstructuur.
Beheerders hebben de papieren bestandsoverzichten in veel gevallen niet op orde. Digitale bestanden zijn nog bij heel weinig organisaties op orde. Als de erfgoedinspecties hier de komende twee jaar echt op gaan letten dan zullen vele organisaties een radicaal ander beheer moeten realiseren dan nu het geval is. Enfin, veel werk op tactisch niveau voor beleidsmedewerkers en adviseurs op de werkvloer.

Selectielijsten
Beschikt de organisatie over selectielijsten en/of eventuele geldende selectielijsten? Betreffen deze selectielijsten het gehele werkterrein? Beslaan ze de gehele periode waarover de archieven lopen? Worden de selectielijsten periodiek geactualiseerd? Zijn er voor de organisa­tie selectielijsten in voorbereiding? 
De procedure van de selectielijsten rond totstandkoming, de lokale vaststelling en de toepassing in de dagelijkse praktijk laat bij veel organisaties te wensen over. Al te gemakkelijk wordt achter anderen aangelopen en faalt de toepassing in de praktijk bij de aanmaak van archieven. Ook hier ben ik er zeker van dat een forse inhaalactie in het verschiet ligt voor de beheerders van de archieven.

aplat@hermes-am.nl