Met name WOB-verzoeken zorgen de laatste jaren altijd weer voor momenten waarop het zoeken en vinden van informatie belangrijk is. Omdat informatie niet altijd op één plek staat, werd rond 2011-2012 een pilot gestart om een tool te installeren die in meerdere opslagplaatsen kan zoeken. Maar hoe vind je de juiste software om deze functionaliteit te vervullen? Na een korte zoektocht komt men uit op KnowledgePlaza, een bedrijf dat samenwerkt met SCCICT.
Met name WOB-verzoeken zorgen de laatste jaren altijd weer voor momenten waarop het zoeken en vinden van informatie belangrijk is. Omdat informatie niet altijd op één plek staat, werd rond 2011-2012 een pilot gestart om een tool te installeren die in meerdere opslagplaatsen kan zoeken. Maar hoe vind je de juiste software om deze functionaliteit te vervullen? Na een korte zoektocht komt men uit op KnowledgePlaza, een bedrijf dat samenwerkt met SCCICT.
Samen met de leverancier, SSC-ICT, DIV’ers, functioneel beheer en de gebruikers worden sessies opgezet waarin wordt bepaald hoe Zoek en Vind moet werken: wat moet het kunnen, hoe moet het eruit zien, welke metadata zijn te zien en hoe wil de gebruiker de gevonden data gebruiken?
Nadat eenmaal was bepaald hoe Zoek en Vind eruit moest zien en hoe het systeem moest functioneren, werd de tool geactiveerd. Volgens Robert was het uitgangspunt dat gezocht moest worden in de bronnen DMS (Digidoc), het oude DMS (Docman) en de netwerkschijven van de directies.
Bij het activeren van ‘Zoek en Vind’ werd al snel geconstateerd dat veel informatie die beperkt openbaar zou moeten zijn, te vinden was via de ‘Zoek en Vind’-tool. Al kort na de livegang werd ‘Zoek en Vind’ in het weekeinde uitgezet en moesten Cees, Robert en functioneel beheer aan de slag om de problemen op te lossen.
Oplossen van issues en inrichting systeem
Veel problemen ontstonden doordat medewerkers actief gingen zoeken naar informatie én deze nu ook goed kon- den vinden, constateren de adviseurs. Door verkeerde instellingen qua autorisaties in de opslagomgevingen en het feit dat informatie nu veel sneller te vinden was, ontstond al snel lichte paniek bij de medewerkers (‘koudwatervrees’ volgens Cees en Robert). Opvallend was dat bijna iedereen ging zoeken op zijn eigen naam.
Een belangrijke oplossing was het inregelen van de autorisaties in de opslaglocaties. Dankzij beschikbare autorisatieoverzichten konden direct afspreken met directies worden gemaakt over de toegankelijkheid van de informatie. Toen begon er ook iets van bewustwording te ontstaan over hoe om te gaan met digitaal beschikbare informatie.
De interface van Zoek en Vind
Door middel van een full text-search wordt vervolgens een lijst van resultaten gegenereerd waarop de gebruiker verder kan trechteren: auteur, directie, afdeling, type informatiedrager, dossier, jaar, beveiligingsniveau Digidoc en nog veel meer mogelijkheden.
Vervolgens werd de communicatie tussen de (toen nog geheten) Eenheid Documentatie en Informatie en de organisatie ingericht, met als belangrijkste mededeling: wanneer je als medewerker informatie tegenkomt die niet te zien moet zijn, meld het ons!
Door betere communicatie en voorlichting, en het oplossen van het autorisatie-issue had men nu een goed werkende Zoek en Vind-tool. Dit sloot perfect aan bij het zoeken van informatie voor de parlementaire enquêtes in 2013 en in 2017 bij het samenstellen van een overzicht van het MH17-dossier.
Hoe werkt Zoek en Vind?
In eerste plaats, benadrukt Robert, wil je niet zozeer zoeken maar je wilt informatie kunnen vinden. Het zoeken moet vooral niet veel tijd kosten. Zoek en Vind is daarom zo ingericht dat de medewerker op een ‘Google-achtige’ wijze kan zoeken, door simpelweg een term in te toetsen, te kiezen in welke bronnen men wil zoeken en vervolgens op ‘Zoeken’ te klikken. Deze full text zoekfunctionaliteit is beschikbaar via de website op het Rijksportaal van Financiën.
Resultatenlijst voor verdere selectie
De resultaten kunnen ook als een csvbestand in een exportrapport worden uitgedraaid. Tevens kunnen medewerkers de gevonden documenten (mits zij daarvoor geautoriseerd zijn) downloaden.
Doorontwikkeling
Nu het ministerie alweer enkele jaren met Zoek en Vind werkt, merken Cees en Robert dat de tool steeds verder wordt verbeterd. Zo is er al aandacht geweest voor wat de medewerker ziet als hij of zij zoekresultaten ziet: het is nu niet alleen mogelijk om de documenten te zien, maar ook de mappen waarin de documenten staan (de context), worden getoond.
Daarnaast is een aantal extra filters toegepast, zoals het Compliancy-nummer. Er was veel vraag naar documenten waarin specifieke nummers stonden, zoals paspoort-, IBAN-, BSN- en SAP-nummers. Doordat ‘Zoek en Vind’ binnen alle documenten zoekt, kunnen dit soort gegevens makkelijk worden gevonden en getoond. Dit is een handige methode om informatie die valt onder de AVG eenvoudiger op te sporen.
Ook wordt er nu actief gemonitord op openstaande beperkt toegankelijke informatie. Omdat nu is afgesproken met de directies welke mappen dit soort informatie bevatten, kan Zoek en Vind actief worden gebruikt als signaleringsmethode.
Wanneer een nieuw document wordt opgeslagen, dit mogelijk beperkte toegankelijkheid vereist (bijvoorbeeld omdat er een Compliancy-nummer in staat) en niet is opgeslagen in een ‘geheime’ map, dan ontvangen DIV-medewerkers een melding (dit proces is uitbesteed aan DocDirect). Vervolgens kan de eigenaar van het document worden gevraagd het document beperkt toegankelijk te maken.
Hoewel het nog in de kinderschoenen staat, wordt er nu ook nagedacht hoe Zoek en Vind in e-mails kan zoeken. Medewerkers kunnen daarbij alleen zoeken in hun eigen e-mailbox en eventueel andere e-mailboxen waarvoor zij geautoriseerd zijn. Inmiddels zijn wel de e-mailboxen van de vertrokken bewindspersonen toegevoegd aan Zoek en Vind. Hiermee kunnen bevoegde medewerkers, waaronder Cees en Robert, zoeken in deze specifieke mailboxen. Dit was nodig bij enkele WOBverzoeken.
Robert geeft aan dat Zoek en Vind én Informatiebeheer niet meer los van elkaar te zien zijn. Immers: als informatie beter te vinden is, is het ook mogelijk om informatie beter te beheren. Dit vormt ook een van de invalshoeken waar men bij het ministerie naar kijkt bij de doorontwikkeling.
Leerpunten
Stel je wilt als overheidsinstantie ook een dergelijke tool inzetten, dan zijn dit de belangrijkste leerpunten volgens Cees en Robert:
1. Zorg er altijd voor dat de beheerders van deze tool voldoende rechten hebben om de medewerkers te ondersteunen. Cees en Robert zijn allebei gescreend door de AIVD en hebben daarmee de bevoegdheid om bij alle informatie van het ministerie te kunnen. Dit is nodig omdat zij vaak betrokken zijn bij het zoeken naar informatie vanuit onder andere WOB-verzoeken, parlementaire enquêtes en mogelijk in de toekomst bij de verzoeken vanuit de WOO (in de aangepaste WOO wordt namelijk gesproken over een contactpersoon informatieverzoeken). De gemiddelde gebruiker heeft uiteraard beperkte rechten.
2. Richt vooraf je autorisatiebeleid goed in. Heb daarbij ook aandacht voor nieuwe medewerkers: bij binnenkomst ontvang je niet alleen je toegangspas en laptop, maar wordt ook je autorisatie-DNA (tot welke informatie heb ik toegang?) goed ingesteld.
3. Blijf niet hangen in de theoriefase, maar ‘ga met de billen bloot’. Richt het systeem van tevoren goed in en bedenk welke functionaliteit je wilt hebben. Houd er rekening mee dat je tegen vraagstukken en verbeterpunten gaat aanlopen (en dat is niet erg). Zet kleine ontwikkelstappen, werk nauw samen met de ontwikkelaars, leer elkaar kennen. Dat helpt ook!
4. Zorg altijd voor goede communicatie met de medewerkers vanuit het team informatiemanagement of DIV. Vertel wat er allemaal gaat gebeuren in de projectfase en durf ook vooral het product Zoek en Vind te verkopen.
5. Betrek bij dit soort inrichtings- en implementatieprojecten altijd de gebruiker. Een systeem implementeren moet niet het doel zijn, het moet medewerkers echt helpen bij hun werkzaamheden. En houd het geheel vooral laagdrempelig: kom niet met allemaal DIV-regels en procedures: verplaats je in de gebruikers en doe dit proactief.
6. Zorg voor goede trainingen van (nieuwe) medewerkers en richt je (functioneel) beheer adequaat in.
7. Maak werkafspraken met de directies, afdelingen en teams. Hierin bepaal je zaken als autorisaties en inwerkprogramma’s voor nieuwe medewerkers. DocDirect geeft nu ook geregeld trainingen. In de werkafspraken bepaal je ook de status van de verschillende opslagplaatsen. Voor het ministerie geldt: Digidoc is de formele (archief) omgeving. Wil een medewerker een document via een takenlijn laten paraferen, dan moet dat altijd via Digidoc. De netwerkschijven zijn juist bedoeld als informele omgeving en waar veel creatie plaatsvindt.
De documenten die bij het zoekresultaat horen
Zoekresultaten (de zoekopdracht met de gecreëerde zoekstring) kunnen uiteindelijk worden opgeslagen (makkelijk voor wanneer je als medewerker vaker op bepaalde termen zoekt). Je kunt deze resultaten zelfs delen met collega’s.
Het ministerie van Financiën neemt binnen de Rijksoverheid een voortrekkersrol in met Zoek en Vind. Het is voor medewerkers nu niet alleen mogelijk om snel te beschikken over cruciale informatie, het informatiebeheer kan mogelijk ook anders worden ingericht met behulp van de tooling. Een project en implementatie als dat van Zoek en Vind vraagt om heldere afspraken tussen DIV en de medewerkers, een betrokken achterban tijdens de inrichting, maar ook tijdens de werkfase, en goede en heldere communicatie. Alleen met deze voorwaarden heeft het project een kans van slagen. Neem daarbij altijd als uitgangspunt: uiteindelijk wil men informatie niet zoeken maar vinden!
redactielid Od
