Tom Dalderup is onafhankelijk managementconsultant, bestuurslid bij de KNVI en de maker van de podcast over informatiehuishouding: Peper
De gemeente De Ronde Venen is gestart met het uitfaseren van netwerkschijven en documenten te verplaatsen naar Microsoft 365 (M 365). De gemeente heeft dat moment aangegrepen om archivering in te richten voor de documenten die in SharePoint en Teams opgeslagen worden. Tom Dalderup heeft Merel Vehmeijer-Balkenende, senior informatieadviseur van de gemeente, geïnterviewd over haar ervaringen.
Merel Vehmeijer-Balkenende: ‘Met de uitfasering van de netwerkschijven en invoering van M 365 zag ik aanleiding om niet alleen de informatiehuishouding te verbeteren maar ook om een systeem op te zetten dat vanaf het begin rekening houdt met archivering.’ Een projectteam binnen de gemeente ging aan de slag om M 365 in te richten voor project- en beleidsprocessen. Kennis om dit zelf te doen ontbrak waardoor de gemeente is uitgekomen bij Jumpstart archivering als een manier om de overgang naar Microsoft 365 te versnellen met het inrichten van archivering by design. Deze methode is gebaseerd op ervaringen bij gemeenten en andere Archiefwetplichtige organisaties waardoor er bepaalde inrichtingskeuzes zoals metadata en functies voor bewaartermijnen al vooraf ingeregeld zijn op basis van best practice. Vehmeijer-Balkenende: ‘Dit vereenvoudigt en versnelt de inrichting van M 365. Dit zorgt ervoor dat je je kunt richten op de gebruikers en gebruikersgemak.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 36. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Beeld: Shutterstock
