De eerste editie van de Od Kwaliteitsawards was een groot succes. In de categorie ‘centrale overheid’ nam het ministerie van Justitie en Veiligheid de eerste prijs mee naar huis. In de categorie ‘decentrale overheid’ was dit de gemeente Tilburg. Lees hier het juryverslag, met de overwegingen van de jury en hun beoordelingen van de finalisten.
De Od Kwaliteitsawards worden uitgereikt aan organisaties die hun dienstverlening aanzienlijk hebben verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening.
De Od Kwaliteitsawards kent twee categorieën: centrale overheid en decentrale overheid. In totaal zijn 13 inzendingen binnengekomen (zie kader). In de categorie centrale overheid (inclusief hoge colleges van staat) waren de finalisten het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) en de Eerste Kamer. De finalisten in de categorie decentrale overheid waren de gemeenten Tilburg en Den Haag. De juryleden hebben zich verdiept in de dossiers van de organisaties en zijn met vertegenwoordigers ervan in gesprek gegaan. Hier volgt een verslag van de bevindingen en overwegingen van de jury.
Tilburg maakt gezamenlijke reis
Tilburg was op zoek naar een geschikte digitale omgeving voor zowel interne als externe online samenwerking. Gekozen is voor Microsoft: MS365. Belangrijk punt is de privacy (van onder andere burgers en bedrijven). De gemeente heeft moeite gedaan om medewerkers bewust te maken van het belang van privacybescherming en heeft maatregelen genomen. Zo hebben medewerkers alleen toegang tot documenten die ze nodig hebben en moeten documenten niet onnodig lang bewaard blijven.
Door de verandering aan te pakken als een gezamenlijke reis, met daarbij inzet van ambassadeurs, is het gelukt de medewerkers mee te krijgen en een breed draagvlak te creëren. Medewerkers moesten hun eigen bestanden ordenen en opschonen. Ze kregen daardoor medeverantwoordelijkheid en betrokkenheid en raakten aan de nieuwe werkwijze gewend. Van de meer dan een miljard oude bestanden is mede daardoor maar 59 procent verhuisd naar het nieuwe systeem.
Den Haag ontzorgt medewerkers
Den Haag heeft voor een goede informatiehuishouding IRMA opgezet: Informatiebeheer Referentie Model Architectuur. Hierin zijn de eisen en voorwaarden gevat die aan de informatiehuishouding worden gesteld. IRMA is volgens de ontwikkelaars vooral praktisch gericht en is bedoeld om medewerkers te ontzorgen. Zo worden 46 metadata-velden volledig automatisch ingevuld.
De gemeente heeft vijf jaar aan IRMA gewerkt. Soms tegen de stroom in, want niet iedereen begreep nut en noodzaak ervan. Maar inmiddels is dat omgeslagen en krijgt het systeem waardering. Het belang van goede informatiehuishouding is zelfs doorgedrongen tot in het collegeakkoord. Het onderwerp wordt nu binnen de gemeente integraal aangepakt. Voor burgers is dat prettig, want zij kunnen eenvoudig te weten komen waar ze moeten zijn als ze de gemeente nodig hebben.
Eerste Kamer implementeert MS365 opnieuw
De Eerste Kamer heeft maar een kleine organisatie, die traditioneel gericht is op het publiceren van de uitkomst van het politieke besluitvormingsproces. Maar ook de stappen, overleggen en documenten die daaraan vooraf gegaan zijn, zijn interessant en belangrijk. Het Project Informatievoorziening Eerste Kamer moet dat stroomlijnen. Eigenlijk gaat het hierbij om een nieuwe implementatie van MS365, dat al wordt gebruikt. Toch leidt dat tot een nieuwe werkwijze, waarbij bijvoorbeeld meer metadata moeten worden toegevoegd. Dat dreigde veel extra werk op te leveren. Door veel daarvan te automatiseren, blijft de werklast beperkt. Het project heeft geleid tot grotere bewustwording van het belang van zowel bewaren als vernietigen van informatie. In korte tijd is binnen de organisatie veel bereikt.
Samen Digitaal met het ministerie van JenV
Het project Samen Digitaal heeft ook bij het ministerie van JenV geleid tot een bredere bewustwording van de noodzaak van een goede informatiehuishouding. Bij sommige onderdelen van de organisatie moest eigenlijk vanaf de grond worden begonnen met het opbouwen hiervan. Daarom koos het ministerie voor een pragmatische benadering, met als speerpunten de plekken waar de uitdagingen het grootst waren. Dat was niet altijd zonder wrijving, maar mede daardoor kwam het gesprek over ieders verantwoordelijkheden op dit gebied wel op gang en ontstond er steeds meer draagvlak.
Inmiddels is de informatiehuishouding een volwaardig onderwerp op de agenda van de managementteams van de verschillende directies van JenV. Een kwestie van doorzetten, goede werkafspraken maken, trainingen geven en echt investeren.
Overwegingen van de jury
Het treft de jury hoe enthousiast en betrokken alle inzenders zijn bij het belang van de informatiehuishouding: de vertegenwoordigers van de vier finalisten zijn stuk voor stuk gedreven professionals, met wie elke organisatie die met het onderwerp bezig is zou moeten praten.
Verder zijn de finalisten zeer verschillend in omvang en hebben ze alle een aantal sterke punten. Het hoge ambitieniveau en de aanpak van Tilburg, de openheid van Den Haag, de snelheid van de Eerste Kamer en brede inzet bij Justitie en Veiligheid spreken de jury aan. Wel jammer is dat de projecten vooral intern gericht zijn, zodat burgers er alleen indirect wat van merken.
Cruciale criteria
Gelet is op cruciale criteria zoals effectiviteit, innovatie, transparantie en samenwerking. In de categorie decentrale overheid gaat de eer naar de gemeente Tilburg. De inspanningen van de gemeente verdienen erkenning, aangezien ze hebben laten zien hoe ze medewerkers hebben betrokken en een breed draagvlak hebben gecreëerd voor de digitale transformatie. Door de verandering te benaderen als een gezamenlijke reis, inclusief het actief betrekken van medewerkers, hebben ze een succesvolle overgang naar MS365 gerealiseerd. Dit resultaat heeft een grote indruk op de jury gemaakt.
In de categorie centrale overheid gaat de prijs naar het ministerie van JenV. Hun project Samen digitaal liet een duidelijke visie zien, strategisch management en een resultaatgerichte aanpak. De jury waardeerde de inspanningen van het ministerie om een breed draagvlak te creëren en informatiehuishouding op de agenda van verschillende directies te zetten.
Jury
De jury bestond uit juryvoorzitter Jeroen Jonkers (VNG en hoofdredacteur van vakblad Od), Tom Dalderup (voorzitter van de IT-Infra community bij de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals KNVI), Jacqueline Rutjens (programmadirecteur bij het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding), Roland Bisscheroux (directeur-archivaris Waterlands Archief tevens lid van de adviescommissie Archieven KVAN) en Tom de Smet (directeur Archieven, Dienstverlening & Innovatie bij het Nationaal Archief).
De 13 inzendingen Categorie centrale overheid (inclusief Hoge Colleges van Staat): Eerste Kamer (project PIEK) Ministerie van VWS (DMS) Ministerie van BZK (Informatiebeheerplan) Ministerie van JenV (Samen Digitaal) Belastingdienst (datafundamenten en analytics) Categorie decentrale overheid: Gemeente Tilburg (MS365) Gemeente Steenberg (DSP) Gemeente Hoeksche Waard (publicatie Woo-verzoeken) Gemeente Den Haag (IRMA) Provincie Zuid-Holland (Programma Informatietransitie) Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (inzet RPA voor kwaliteitsverbetering/aanpak actieve en passieve openbaarmaking) Wetterskip Fryslân (Zaakgericht werken) Regionaal Archief Rivierenland en Bommelerwaard (uitplaatsing Verseon)
