Het dossierstelsel1 heeft zaaksgewijze ordening in ons vak gebracht. Een archief op datum of besluitenvolgorde voldeed niet meer aan de vereisten. Ik verdenk de Duitsers er nog steeds van dat zij het stelsel in Nederland hebben achtergelaten. Naar analogie van de uit de Franse Tijd afkomstige naamgeving en straatnamen (huisnummering) en de invoering van de BAG in 2009, zouden we kunnen stellen dat we nog wel zo’n 200 jaar de tijd hebben om dit buitenlandse fenomeen in alle geledingen te doorgronden en te snappen: zeg maar opleveren in 2150 dus.
Het dossierstelsel1 heeft zaaksgewijze ordening in ons vak gebracht. Een archief op datum of besluitenvolgorde voldeed niet meer aan de vereisten. Ik verdenk de Duitsers er nog steeds van dat zij het stelsel in Nederland hebben achtergelaten. Naar analogie van de uit de Franse Tijd afkomstige naamgeving en straatnamen (huisnummering) en de invoering van de BAG in 2009, zouden we kunnen stellen dat we nog wel zo’n 200 jaar de tijd hebben om dit buitenlandse fenomeen in alle geledingen te doorgronden en te snappen: zeg maar opleveren in 2150 dus.
Of moet en kan het ‘eerder’?
Op het netvlies
Als het aan DIV ligt niet. We zijn niet in staat om zaaksgewijze ordening te implementeren. Ook de archiefwet 1962 krijgen we maar nauwelijks geïmplementeerd. Sterker nog: de neiging om alle bescheiden in zoveel mogelijk verschillende systemen te stoppen gaat nog immer voort. Een laatste voorbeeld is het verspreiden van stukken aan raadsleden op een iPad via Dropboxen of Google Docs. Natuurlijk naast en geheel los van de al bestaande oplossingen DMS/RMA, taakapplicaties, kantoorautomatisering, websites, e-mailboxen en TV-Lokaal.
Het dossierstelsel met zaaksgewijze ordening hebben we zuiver gezien wel op het netvlies. Alle stukken over één zaak in één map met een dossieromschrijving die voldoet aan de voorwaarden. Zonder al te veel haarkloverij over definities kan je dit een-op-een doorvertalen naar zaakgericht werken. Sterker nog: we worden een handje geholpen met de definitie over zaakgericht werken: een vooraf gedefinieerd resultaat op basis van een vooraf gedefinieerde wijze van opleveren. Het geeft een aanvulling op het repertoire dat we kennen uit het dossierstelsel.
Wat ook aanzienlijk helpt is dat nu vanuit dienstverlening via KING (EGEM/RGBZ, GFO-Zaak, Architectuur, dunne en dikke Midoffice) veel nieuwe collega’s zich over deze materie aan het buigen zijn.
Kansrijk is dat onder of rondom dienstverlening ook de besturing en bedrijfsvoering zaakgericht gaan werken.
Verwarrend is dat zaakgericht en procesgericht werken een beetje slecht passen op de nog verzuilde functionele afdelingen en dat een reorganisatie daarvan en het gehakketak daarover afleiden.
Doorstart
Ronduit stom is het dat we zo weinig zaakdossiers in de praktijk kunnen tonen die digitaal op orde zijn, conform het door ons omarmde dossierstelsel uit 1950. Dat is wel begrijpelijk, omdat we met te weinig mensen de informatieexplosie te veel in de staf en geïsoleerd van de procesgang hebben willen oplossen. Met de goedbedoelde inzet van TAP’ers, series, numerieke reeksen en dergelijke hebben we een gedrocht gebakken waar we met goed fatsoen onze collega’s niet in ‘kunnen’ laten kijken om zelf een oud dossier op te zoeken. Daar is in de vorm van digitale modeldossiers nog wel wat aan te doen.
En wellicht is het ook maar beter om als ‘vakgebied’ niet te zeggen dat we daar al 60 jaar mee bezig zijn, maar dat wij samen met de afdelingen een doorstart willen maken om zaakgericht werken vorm te geven. Daarbij is het nuttig als beleids- en productiemedewerkers onze systemen voluit mogen gebruiken, zodat we samenwerken in plaats van samen werken aan veel te veel verschillende dossiers in dito veel omgevingen.
1 SOD-I, 1975, les 5 dossierbeheer.
