3 maart 2016

Ketenarchivering voor de Omgevingswet (3)

image for Ketenarchivering voor de Omgevingswet (3) image

E-depot inrichten
De ontwikkeling van digitale ruimtelijke data, zoals digitale omgevingsdocumenten (omgevingsplannen en omgevingsvergunningen) met de bijbehorende data uit het digitale stelsel voor de Omgevingswet, is stormachtig. Die ontwikkeling maakt het noodzakelijk na te gaan denken hoe deze digitale ruimtelijke data een plaats zullen krijgen in het edepot van gemeenten en andere overheden.

E-depot inrichten
De ontwikkeling van digitale ruimtelijke data, zoals digitale omgevingsdocumenten (omgevingsplannen en omgevingsvergunningen) met de bijbehorende data uit het digitale stelsel voor de Omgevingswet, is stormachtig. Die ontwikkeling maakt het noodzakelijk na te gaan denken hoe deze digitale ruimtelijke data een plaats zullen krijgen in het edepot van gemeenten en andere overheden.

Daarbij speelt vooral de vraag hoe omgegaan zal worden met 3D-data (driedimensionaal) in plaats van of naast de gebruikelijke platte 2D-data (zoals 2D-tekeningen en 2D-kaarten).

Voor de informatieinhoud van het edepot zal het op zich niets uitmaken of de data 2D of 3D zijn, mits de data voorzien zijn van de juiste metadata: in beide gevallen zijn het informatieobjecten, die op een ordelijke manier en duurzaam opgeslagen worden in het edepot.
Andere belangrijke vragen dringen zich wel op. Welke standaarden zijn er voor de duurzame opslag van de digitale ruimtelijke data en welke data moeten duurzaam worden opgeslagen en moeten een plaats krijgen in de selectielijsten van gemeenten en andere overheden?

Informatiemodel voor omgevingsdocumenten (IMOR)
Geonovum heeft binnen het programma GOAL van het ministerie van Infrastructuur en Milieu voor de invoering van de Omgevingswet de opdracht gekregen een informatiemodel te ontwikkelen voor omgevingsdocumenten (afkorting IMOR). Dit is nodig omdat de Omgevingswet honderd procent digitaal moet worden uitgevoerd en de ICTsystemen die hiervoor ontwikkeld worden, gebaseerd moeten zijn op standaards, die passen bij de wettelijke kaders van de Omgevingswet.

In november 2015 heeft Geonovum het eindrapport Ontwikkeling informatiemodel voor omgevingsdocumenten versie 1.0 uitgebracht, dat in 2016 door bij de Omgevingswet betrokken partijen gereviewed zal worden voordat dit informatiemodel definitief wordt gemaakt.
In dit eindrapport is paragraaf 3.3.5 ‘Duurzaam bewaren’ opgenomen. Uitgangspunt voor het duurzaam bewaren is: met IMOR aansluiten op de standaarden voor duurzaam digitaal bewaren, waarbij elementen als versiebeheer historie en status ten minste moeten worden toegevoegd aan het IMOR.

Als toelichting wordt gegeven: omgevingsdocumenten zijn in hun digitale vorm juridisch bindend. Om de omgevingsdocumenten betrouwbaar, beschikbaar en bestendig te laten zijn voor langere termijn moet de data(sets) conform het IMOR zo zijn opgebouwd dat de omgevingsdocumenten ook duurzaam te bewaren zijn. De expertise hiervoor ligt bij het Nationaal Archief met de standaarden die zijn ontwikkeld voor duurzaam digitaal bewaren.
Als nadere uitleg wordt aangegeven: er is verder nog weinig duidelijk over de (on)mogelijkheden en verplichtingen in dit kader. Voorsorteren op de mogelijkheden van duurzaam bewaren is wat we nu wel kunnen doen. Het informatiemodel en de metadata (zie paragraaf 3.3.4) zullen aan moeten sluiten op de standaarden voor duurzaam digitaal bewaren zoals deze door het Nationaal Archief zijn ontwikkeld en worden doorontwikkeld (project Archief 2020).

Ontwikkelen Kenniskaart BIM/Archivering
De Bouw Informatie Raad (BIR) coördineert, zoals in het tweede artikel is aangegeven, de implementatie van BIM (standaards voor het Bouw Informatie Management) in Nederland, en heeft voor een aantal inhoudelijke domeinen, zoals de BIMstandaards en de juridische aspecten, kenniskaarten ontwikkeld die op de website van de BIR beschikbaar zijn en gedownload kunnen worden.2

Voor het domein Archivering wordt in 2016 ook door de BIR een kenniskaart BIM/Archivering ontwikkeld, waarbij de archiefpraktijk in Nederland betrokken zal worden en samengewerkt zal worden met het programma Archief 2020. Eerder (in 2014) is al materiaal verzameld door het gemeentearchief Rotterdam voor de kenniskaart BIM/ Archivering, en dit materiaal zal aangevuld en geactualiseerd worden, vooral met informatie over KIDO en DUTO (richtlijnen voor duurzame toegankelijkheid).
Hierbij is samenhang te constateren tussen de in de vorige paragraaf beschreven ontwikkeling van het informatiemodel voor omgevingsdocumenten en de hier beschreven ontwikkeling van de kenniskaart BIM/Archivering.
Er zal gezorgd moeten worden dat op beide fronten dezelfde vertrekpunten en richtlijnen gehanteerd worden, zodat er samenhang ontstaat tussen beide producten.

Multidisciplinaire samenwerking
Zoals blijkt uit beide voorbeelden van de ontwikkeling van producten voor de digitalisering van de Omgevingswet en de implementatie van BIM, is er zowel sprake van sterke onderlinge samenhang als de noodzaak van een multidisciplinaire benadering door en samenwerking van kennispartijen. Bij de digitalisering van de Omgevingswet is een groot aantal kennispartijen betrokken: onder meer het ministerie van Infrastructuur en Milieu, Rijkswaterstaat, Kadaster, RIVM, Geonovum, Nationaal Archief, KINGgemeenten (en vele andere). Voor BIM kan een vergelijkbaar overzicht opgesteld worden.
Bij beide ontwikkelingen is sprake van een inhoudelijke component (ruimtelijke ontwikkeling, leefomgeving), van een juridische component (weten regelgeving), een informatiseringscomponent (informatiemodellen, ICT-infrastructuur, digitaal stelsel), een standaardisatiecomponent (informatiestandaards, ICT-standaards, duurzaamheidsstandaards, kwaliteitsstandaard) en een component voor duurzaam bewaren en archiveren.

De archiefpraktijk zal steeds meer uitgenodigd worden te participeren in deze multidisciplinaire samenwerking en onderdeel worden van een collectief en multidisciplinair leerproces.
Dat vereist het invoegen van de eigen kennis en best practice (zoals het concept van het edepot) van deze archiefpraktijk in de gezamenlijke innovatie en ontwikkeling van een nieuwe digitale werkpraktijk. Deze digitale werkpraktijk wordt steeds meer gekenmerkt door ketensamenwerking en netwerksamenwerking.

Het vraagt ook om nieuwe vaardigheden om op deze manier te participeren in een multidisciplinaire context van leren en ontwikkelen. De taal en cultuur van de verschillende disciplines moeten op elkaar afgestemd worden om elkaar te verstaan en tot gezamenlijke resultaten te komen. Alleen de eigen taal en cultuur uitdragen is niet genoeg. Er moeten bruggen geslagen worden naar andere disciplines en er zullen gemeenschappelijke kennisproducten moeten ontstaan, zoals het in dit artikel genoemde informatiemodel voor omgevingsdocumenten en de kenniskaart BIM/Archivering.
Aan de andere kant versterkt het multidisciplinaire samenwerken het bewustzijn van de eigen kennis en vaardigheden van de archiefpraktijk, het weten waarin er een specifieke bijdrage geleverd kan worden, bijvoorbeeld vanuit kennis over metadateren en kennis over het ordenen van archiefdomeinen. Hierin liggen ook de kansen: het eigen vakdomein ontwikkelen en versterken door te participeren in uitdagende grote multidisciplinaire innovatieprojecten zoals Omgevingswet en BIM.

jacques@duivenvoordenconsultancy.nl, Jacques Duivenvoorden beheert het bureau voor interimmanagement en advisering J.J. Duivenvoorden Consultancy BV.


1 Het eerste artikel in de serie over ketenarchivering in de Omgevingswet stond in Od 5 van 2015, het tweede in Od 8 van 2015.
2 Zie: http://www.bouwinformatieraad.nl/bir-kenniskaarten