15 april 2013

Kies uw eigen app!

image for Kies uw eigen app! image

Bring Your Own Device (neem je eigen apparatuur mee naar je werk en gebruik het daar ook) is een hype, ofschoon de eerste critici zich al voorzichtig melden om dit tot staan te brengen. Toch, als je een eigen apparaat meeneemt, dan is het wel zo handig als er toepassingen op staan die nuttig zijn voor het werk, kantoorautomatiseringstoepassingen dus!

Bring Your Own Device (neem je eigen apparatuur mee naar je werk en gebruik het daar ook) is een hype, ofschoon de eerste critici zich al voorzichtig melden om dit tot staan te brengen. Toch, als je een eigen apparaat meeneemt, dan is het wel zo handig als er toepassingen op staan die nuttig zijn voor het werk, kantoorautomatiseringstoepassingen dus!

Wat wilt u?
Dan gaat het over het maken en gebruiken van tekstverwerkingsdocumenten, rekenbladdocumenten en presentatiedocumenten. Dan wilt u natuurlijk e-mailberichten uit verschillende postbussen ontvangen of verzenden en de daarbij behorende bijlagen (met verschillende formats) inzien, opslaan en verwerken. Ook wilt u (automatisch) geïnformeerd worden over uw vakgebied, over uw omgeving, over uw bedrijf en dit natuurlijk direct geactualiseerd. Het aantal informatiedocumenten, dat u ontvangt of dat u maakt is behoorlijk groot en omdat u niet weet of en wanneer u die weer nodig hebt, zult u die documenten willen opslaan, zodanig dat ze snel beschikbaar en leesbaar voor u zijn, dus is een eigen documentbeheersapplicatie nodig. Niet elke internettoepassing is voor al uw wensen geschikt, maar een goede internetbrowser is belangrijk.
Misschien wilt u ook wel eenvoudig of complex rekenen en is dus een rekenmachine van belang, net als een notitieboekje waarin u kunt schrijven, tekenen, typen en uw creaties kunt mailen. Je kunt niet alles weten, net als vroeger, dus ook referentiemateriaal is nodig om zinnige en juiste zaken op te schrijven. Single sign on (SSO), een soms utopische toepassing, verwart je wachtwoorden, dus een oplossing is gewenst. Is het al laat en wil u weten wat u als eerste moet of wilt doen, dan heeft u een klok nodig en een planningstoepassing. Zit u wat dicht bij de politiek, dan is een krant onontbeerlijk.

Welke is de beste?
Al met al is er nogal wat nodig om ‘lekker’ met je eigen device aan de slag te gaan. Uiteraard praat ik hier niet over toepassingen, die met het echte werk te maken hebben, zoals een DMS, RMA, omgevingstoepassing, belastingtoepassing, GBA of over andere kerntoepassingen.
Wetende wat je nodig hebt is leuk, maar nu wordt het pas echt moeilijk. Welke toepassing van welke soort is de beste (naar prijs en kwaliteit). Van deze zogenaamde apps zijn er tienduizenden en elke app heeft z’n eigen bijzonderheden en kwaliteiten. Dat betekent dat de hieronder genoemde apps kunnen worden ingewisseld voor een aantal alternatieven. Probeer ze uit (het liefst eerst gratis) en beoordeel ze na een aantal keren en verwijder ze daarna. Verstandig is het ze pas te verwijderen na synchronisatie met het werkstation (of in de cloud), zodat u de app later, na een mooie update, nog eens kunt uitproberen. Definitief verwijderen kan altijd nog en het kan u veel geld schelen de goedkope versie te behouden en te genieten van de gratis updates.

Tekstverwerking en opslag in de cloud
Tekstverwerking doet u op uw werk veelal met MS Word, dus de app moet met docx- (of odf-)documenten om kunnen gaan. Kies je dan voor Pages, Smart Office of Quickoffice en let je dan op prijs of prestatie? De apps kunnen bijna alles, dus kunnen niet alleen met tekstverwerking overweg, maar ook met rekenbladen (spreadsheets klinkt toch lekkerder!), met presentaties en het portable document-format. Jammer genoeg zijn niet alle apps in een gratis versie beschikbaar, zodat je moet afgaan op beoordelingen van anderen. Naast de ‘kern-app’ zijn er aanbieders die je verwennen met een groot aantal modellen (sjablonen), waar je je voordeel mee kunt doen.
Het werken met documenten wordt veelal gecombineerd met opslag in de cloud. Waar en in welke cloud is ook een keuze, die soms moeilijk is. Een bekende cloudoplossing is Dropbox. Deze is echter voor een beperkt aantal documenten gratis, zodat u al gauw aan een maandtarief vastzit. De keuze is zuinig zijn met documenten of kiezen voor meerdere cloudoplossingen. De verschillende gratis cloudoplossingen kunt u inzetten voor verschillende soorten documenten, zoals in Skydrive, Paperport Nuance, Google Drive, Box enzovoorts. Wel even een database aanmaken om uw beheer (fysiek) geheugentechnisch te regelen.

Pdf-documenten
Ook pdf-documenten wilt u misschien bewerken, al is het maar om een digitale (natte) handtekening te gebruiken op uw in te dienen declaratieformulier. Voor dergelijke documenten zijn er leuke en praktische apps beschikbaar. Wees daarbij attent op de gratis aanbiedingen van nieuwkomers met een behoorlijke potentie. Zodra die een redelijke bekendheid gaan krijgen worden ze duur, maar wel steeds beter. Een veel gebruikt app voor pdf is Goodreader (met regelmatig gratis goede updates), PDF Expert (voor de digitale handtekening en andere aanpassingen), GoDocs, Documentmanager (ook voor MS Office-documenten), pdfnotes (voor het snel lezen en bekijken), PDF Assistent en PDF Max Pro.
Om pdf-documenten te kunnen lezen is het natuurlijk ook eenvoudig om de bookapps te gebruiken, zoals Bluefire Reader, iBooks, eReader, Tablisto of Stanza. Veel van de readers (en eerder genoemde apps) hebben de mogelijkheid om eenvoudig via thumbnails te bladeren. De gebruikte thumbnails worden daarbij steeds professioneler en met de huidige schermen ook steeds duidelijker.

Deadlines, verzamelingen, presentaties en contacten
Handig is het als je weet wanneer je wat moet doen op je werk en wanneer de deadlines naderen. Daarvoor zijn veel apps beschikbaar. Te denken valt aan het professionele SG Project (met de daarbij te gebruiken Action Log en Sketcher). Minder professioneel maar goed bruikbaar zijn My Tasks for Google, iPlan, Taptodo, LivingOrganized, Teed, iPIM, Deadlines Pro. De beste? Probeer ze uit, of kies voor een ander mooi alternatief.
Voor DIV’ers is het aan te raden met ICT’ers in gesprek te gaan en dus te weten waar ze het over hebben (de ICTtaal). Waarom dan niet je literatuur, je fotoverzameling en je eigen andere verzamelingen op te slaan (en mooi terug te vinden) in een relationele database. Denk daarbij aan iSort, My Things (met toevoegingen van beeldmateriaal), het professionele Bento of FileMaker Go, HanDBase, MySQL enzovoorts. Proberen, begrijpen, leuk vinden en gebruiken.
Omdat de DIV’er aan de slag gaat in de organisatie, zal een goede presentatie van DIV-producten resultaat bieden. Een hulpmiddel daarbij is presenteren. Dat kan natuurlijk met PowerPoint of Keynote, maar meer indruk kunt u maken met Pearltrees (daarbij krijgt u hulp uit de hele wereld), Prezi of SlideKlowd. U kunt dan ook nog handig gebruik maken van een goede mindmanager als iThoughts, zodat u zelf een mooi geheugensteuntje hebt.
Een beetje DIV’er heeft nogal wat contacten, waar je ook beheer op zou kunnen uitoefenen. Dubbele contacten verwijdert u eenvoudig met Smart Merge en groepen beheert u in Fast Group Mail of ContactsXL. Alternatieven in overvloed!

Browsers, social media, notities en …
Natuurlijk wilt u ook op het internet een alternatieve browser gebruiken of in ieder geval kunnen gebruiken. Kijk dan even naar Maven Web Browser, FU Browser, Browser White Full, Knowtilus, Chrome, Opera Mini en Mercury Browser. De een is snel, de ander heeft handige tabs, een volgende mooie downloadmogelijkheden. Misschien zelfs een die het iPad-probleem van flash kan omzeilen.
Geen kantoorautomatisering zonder social media. De keuze is daarbij bijna onbeperkt, zoals het ‘gewone’ Twitter, het uitgebreidere Twitterific, LinkedIn, TweetCaster, Cloze (alles in een) en diverse RSS-readers voor de broodnodige ‘eigen’ informatiebehoefte.
Kleinschalig werkt een kantoormedewerker met notitieboekjes. Kon u vroeger alles netjes in een notitieboekje schrijven, nu kunt u schrijven op het scherm, tekenen (in kleuren) op het scherm, tikken op een (virtueel) toetsenbord, praten tegen het apparaat dat het gepraat opneemt, beelden opnemen in allerlei resoluties en dit allemaal terugvindbaar opslaan in uw notitieboekje. Mooie notitieboekjes zijn Daily Notes, Chapters, Remarks, Notability, FastFinga, Evernote, OmnicromNotes en Paper Notes.

Last but not least nog een aantal interessante apps: iUnarchive, die de meesten van u waarschijnlijk gebruiken om de bijlagen van de e-mail te scheiden, en de rekenmachines Calc’doodlus en Calculator waarmee u gewoon kunt schrijven (leest handschrift) en rekenen. Professionele rekenmachines zijn EZ-Digits, Grafikal en Hi- Calc. Het zoeken van beelden met Image Search of picTrove geeft verrassende resultaten. Referentiemateriaal is te verkrijgen via Dictionary, Simplepediae en Pocketreference, en uw wachtwoorden zijn veilig in Mijnwachtwoord.

Vele apps zijn beschikbaar
Vele apps zijn beschikbaar

Alternatief
Ik ben hier zeker niet volledig geweest, heb misschien wel een hele mooie app vergeten. U heeft vast en zeker een mooier alternatief gevonden met functionaliteiten die nog meer bijzonder zijn (te denken valt aan sprekende apps, automatisch schrijvende apps en dergelijke). Al die apps gebruikt u in het bedrijfsnetwerk op het eigen device, zonder dat de ICTbeheerder daar last van heeft.
Prachtige apps en het eind is nog niet in zicht. Dus veel plezier met het uitzoeken en gebruiken.

hvanrijn@gmail.com, Hans van Rijn was tot 1 maart redactielid van Od.