Een van de resultaten is dat de kosten voor de gehele DIV-organisatie in kaart zijn gebracht, maar er was ook aandacht voor overige ontwikkelingen. Denk hierbij aan samenwerking op het gebied van digitalisering en de veranderende rol van DIV binnen een organisatie.
Een van de resultaten is dat de kosten voor de gehele DIV-organisatie in kaart zijn gebracht, maar er was ook aandacht voor overige ontwikkelingen. Denk hierbij aan samenwerking op het gebied van digitalisering en de veranderende rol van DIV binnen een organisatie.
Inzicht in kosten
Steeds meer gemeenten en provincies worden uitgedaagd eens kritisch naar de eigen bedrijfsvoering te kijken. Het aspect kosten speelt hierbij een belangrijke rol. Inzicht in het verleden middels kengetallen biedt de mogelijkheid een scherper beeld over de toekomst te formuleren. Bovendien maken kengetallen het mogelijk ook eens een vergelijking te maken met anderen. In hoeverre wijken ingezette middelen af van mijn buurgemeenten en/of andere provincies?
Figuur 1. Verdeling kostensoorten documentmanagement in percentages
De kosten voor de gehele DIV-organisatie bedragen gemiddeld € 1.454 per medewerker. Het grootste deel van deze kosten heeft betrekking op de personeelskosten. De kosten zijn het hoogst bij kleinere gemeenten. Mogelijk is dit te verklaren door relatief minder schaalvoordelen in verhouding tot grote gemeenten en provincies. Opvallend is dat het verschil in kosten tussen kleine en grote gemeenten per inwoner marginaal zijn. Mogelijk is dit te verklaren doordat grotere gemeenten over het algemeen over een groter ambtenarenapparaat beschikken (inclusief externe inhuur).
Figuur 2. Gewogen gemiddelde documentmanagement per medewerker
Figuur 3. Gewogen gemiddelde documentmanagement per inwoner
De figuren met financiële kengetallen (exclusief historisch archief) verdienen een korte toelichting. Het gaat om de kosten van de DIV-organisatie, niet van de DIV-afdeling. DIV-activiteiten worden nog wel eens op andere afdelingen in de organisatie uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van de (analoge) post. Deze activiteiten vinden vaak plaats binnen de afdeling facilitaire zaken. Ook worden activiteiten rondom de digitalisering belegd bij een afdeling ICT. In het onderzoek zijn alle kosten van de DIV-organisatie waar mogelijk opgenomen. Het gaat om de kosten van eigen personeel, inkoop en kapitaallasten.
De meeste activiteiten op het gebied van DIV worden door organisaties in eigen beheer uitgevoerd. Opslag vormt een uitzondering. Bijna 40% van de respondenten kiest ervoor dit (deels) uit te besteden aan een leverancier. Ook adviesdiensten vinden voornamelijk binnen de eigen organisatie plaats. Slechts 15% kiest ervoor dit (deels) uit te besteden. In de toekomst wordt verwacht dat het aandeel extern advies toe zal nemen. Dit heeft voornamelijk te maken met ontwikkelingen rondom DMS-systemen. Op overige onderdelen zoals post, archief en vernietiging zien we sinds een jaar juist een daling in het aantal uitbestede diensten. Bezuinigingen spelen mogelijk een rol, waardoor minder gebruik wordt gemaakt van ingehuurd personeel.
Legenda: MIX: combinatie uitbesteed en eigen beheer, UB: uitbesteed, EB: eigen beheer
Figuur 4. Overzicht DIV-activiteiten in relatie tot situatie
Trends in jaren
De kosten zijn ten opzichte van vorig jaar bij zowel gemeenten als provincies gedaald. Het verschil bedraagt in alle situaties minimaal 10% en is deels te verklaren door de toenemende bezuinigingen. Respondenten geven aan dat functies verdwijnen door natuurlijk verloop. Vacatures worden niet ingevuld. Bovendien vindt, door toedeling van activiteiten, meer activiteit plaats bij de eindgebruikers. Zij slaan bijvoorbeeld zelf hun documenten in het DMS-systeem op. Een mogelijke verklaring is tevens dat een groot deel van de investeringen ten behoeve van de digitaliseringsslag eerder heeft plaatsgevonden. Advies rondom dit traject heeft dan reeds plaatsgevonden.
Figuur 5. Gewogen gemiddelde kosten documentmanagement per medewerker 2011-2012
Ten opzichte van voorgaande jaren zien we dat steeds meer organisaties over een metadatamodel beschikken. In 2011 beschikt de helft van de respondenten over een dergelijk model. Een jaar later is dit bijna 60%. Over het jaar 2011 werd geconstateerd dat een op de vijf respondenten werkzaamheden uitvoerde voor derden. Een jaar later geldt dit voor een op de vier. Het heeft hierbij vaak betrekking op archief en dossiervorming voor andere organisaties. Denk hierbij aan de omgevingsdienst of omliggende gemeenten. Enkele organisaties verzorgen ook scanwerk voor andere organisaties. Steeds meer organisaties onderzoeken of zij diensten kunnen verlenen aan derden.
Samenwerken
Samenwerking is een breed begrip. Het gaat om het met elkaar werken aan het behalen van een gezamenlijk doel (Centre for People and buildings, 2010). De belangen van de samenwerkingspartners dienen hetzelfde te zijn. Van de respondenten geeft de helft aan samen te werken met andere organisaties op het gebied van documentmanagement. Argumenten om wel of niet te willen samenwerken zijn divers. Opvallend is dat organisaties die samenwerken deze gemiddeld beoordelen met een 7,0.
Top 3 waarom niet te willen samenwerken
- Geen noodzaak
- Kwaliteit is al in huis
- Zaken al op orde
Top 3 waarom wel te willen samenwerken
- Kwaliteitsimpuls
- Vacatures zijn lastig in te vullen
- Kosten besparen
Een belangrijke overweging om (intensiever) samen te werken is de grote uitstroom van kennis en ervaring van specialisten op het gebied van DIV. Met de aankomende vergrijzing en aantrekkende economie kan dit voor de toekomst een nog uitdagender aspect worden. Hebben organisaties voldoende capaciteit en kwaliteit om dit op te vangen? Is er voldoende kwalitatieve aanwas extern? De deelnemers spraken hun twijfels uit en dringen er samen op aan kritisch te zijn naar de (toekomstige) functies en de profielen die daarbij horen. Een mogelijkheid om dit probleem op te vangen kan mogelijk in de vorm van een samenwerking. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitwisseling van specialisten tussen gemeenten.
Een andere rol
Steeds meer organisaties werken zaakgericht. Het gemiddelde binnen het onderzoek bedraagt 78% en zal naar verwachting de komende jaren stijgen. Ook beschikken steeds meer organisaties over een digitaliseringsbeleid, ruim 70%. Zowel voor de organisatie in het algemeen – als in een document dat specifiek gericht is op de DIV-organisatie.
Figuur 6. Aanwezigheid digitaliseringsbeleid documentmanagement
Dit blijkt bijvoorbeeld uit initiatieven die bij deelnemers aan het onderzoek zijn uitgevoerd. Zo heeft de gemeente Oss de afgelopen jaren een flink aantal grote werkprocessen gedigitaliseerd. Daarbij is steeds een deel van het Document Management Systeem (DMS) specifiek voor zo’n werkproces ingericht. Los van deze specifieke DMS-onderdelen bestaat de behoefte aan een algemene inrichting, die voor alle medewerkers toegankelijk is en waarmee het gros van de inkomende, interne en uitgaande documenten kan worden opgeslagen. DMS Algemeen is hiervoor bedoeld. Met DMS Algemeen kunnen alle medewerkers van de gemeente Oss, vanaf iedere werkplek, documenten opslaan, opzoeken en bekijken. Het DMS vervangt hiermee grotendeels de huidige Windowsschijven.
De sterkere focus op digitalisering in plaats van de analoge archieven heeft gevolgen voor DIV-organisaties binnen gemeenten en provincies. Naar verwachting zal het aantal vierkante meters archief afnemen. Op dit moment beslaat het grootste deel nog het semi-statisch archief. Verwacht kan worden dat het aandeel dynamisch en semi-statisch archief in procentpunten de komende jaren zal afnemen.
Figuur 7. Verdeling typen archief in percentages
Deelnemers zijn ervan overtuigd dat de digitalisering niet alleen gevolgen heeft voor afnemend gebruik van aantallen vierkante meters. De impact is des te groter voor de samenstelling van DIV-medewerkers. Het aantal operationele functies zal dalen. Er ontstaan echter ook nieuwe functies. Zo heeft een van de deelnemers een DIV-relatiebeheerder aangesteld. Deze functionaris is verantwoordelijk voor de begeleiding bij de overgang van analoog naar digitaal werken. Accountmanagement krijgt een steeds belangrijkere rol.
Gemeenten gaan op verschillende wijze met deze veranderingen om. De gemeente Apeldoorn merkt dat de cultuur enorm aan het veranderen is. Ruim tien jaar geleden is gestart met een veranderingstraject. Er is een enorme cultuurverandering gaande binnen het team DIV. Een kwestie van geduld, en groeiend zelfbewustzijn wat DIV in de nieuwe digitale wereld wil betekenen. Geduld, soms meer dan hen lief is, is nodig om als DIV nu midden in een gemeentelijke organisatie te kunnen staan. De gemeente Zaanstad gebruikt een standaardmanier voor het oppakken van vernieuwingen, welke bestaat uit drie stappen: inventariseren, optimaliseren en digitaliseren. Het hanteren van deze stappen heeft ertoe geleid dat in het project ‘digitale handtekening’ besloten is energie te steken in hoeverre handtekeningen überhaupt nodig waren. Het bleek dat dit voor 80% van de gevallen niet zo was. Het was daarom voor de gemeente interessanter in te zoomen op het gros van de post. Een goede en eenvoudige doorstroom van post (deze 80%) is interessanter om op te pakken. ‘Bezint eer ge begint’ lijkt op deze case van toepassing te zijn.
Ondanks de digitaliseringsslag blijkt dat nog vele gemeenten en provincies op analoog niveau activiteiten uitvoeren.
Negen van de tien deelnemers aan het onderzoek heeft servicetijden afgesproken over fysieke postrondes. Bovendien wordt er bij het grootste deel nog dagelijks post bezorgd. Ook uitgaande post wordt vaak nog dagelijks opgehaald. Het aantal fysieke bezorgpunten voor inkomende post neemt niet af. Sterker nog, deze is gemiddeld met twee plekken toegenomen ten opzichte van een jaar eerder en is gemiddeld achttien.
Trends voor de langere termijn
Met de overgang van een analoge naar een meer digitale werkomgeving heeft de DIV-organisatie een hoop uitdagingen voor de boeg. Het aantal operationele activiteiten neemt af. Van DIV-medewerkers worden andere competenties vereist. Veranderingen hebben daardoor zowel op de kosten als de samenstelling van de formatie impact. Samenwerkingen met andere organisaties kunnen mogelijkheden zijn om verandering en ontwikkeling te bewerkstelligen.
Na een (volledige) implementatie van het digitaliseringsbeleid kan worden verwacht dat de DIV-organisatie een kleinere rol zal hebben. Implementatie van digitalisering zal leiden tot een actievere rol van de medewerkers in het primaire proces. Een ontwikkeling waar DIV-organisaties, management en bestuur binnen organisaties tijdig op moeten anticiperen.
Maak kennis met het platform
Onder leiding van de voorzitter Martin Jochems, werkzaam bij de gemeente Apeldoorn, wordt sinds drie jaar een onderzoek naar de DIV-organisatie en -kosten uitgevoerd. Het eerste jaar van het onderzoek stond vooral in het teken van het verzamelen en analyseren van data rondom kosten en kwaliteit van DIV. Steeds meer ligt de focus op het uitwisselen van kennis, waarbij de benchmark als uitgangspunt geldt. Ook in 2014 zal dit onderzoek voor gemeenten en provincies uitgevoerd worden.*
G.M.Jochems@apeldoorn.nl, Martin Jochems is teammanager DIV bij de gemeente Apeldoorn.
remkooosterwijk@fier.fm, Remko Oosterwijk is adviseur bij Fier.fm.
froukjeterpstra@fier.fm, Froukje Terpstra is adviseur bij Fier.fm.
* Indien u meer over het onderzoek wilt weten kunt u contact opnemen met Martin Jochems of Froukje Terpstra. De adviseurs van Fier.fm ondersteunen gemeenten en provincies bij dit initiatief.
Literatuur
- Samenwerking. Hoe de huisvesting de samenwerking beïnvloedt, Centre for people and buildings (2010).
