23 januari 2013

Kosten en kwaliteit van de DIV-functie

image for Kosten en kwaliteit van de DIV-functie image

Namen er in het eerste jaar 9 deelnemers deel aan het onderzoek, veelal grote gemeenten, nu waren dat er 23 waaronder 4 provincies. En verheugend is het aantal middelgrote en zelfs wat kleinere gemeenten. Gezien de reactie van juist de nieuwe deelnemers kan met vertrouwen vooruit gekeken worden.

Namen er in het eerste jaar 9 deelnemers deel aan het onderzoek, veelal grote gemeenten, nu waren dat er 23 waaronder 4 provincies. En verheugend is het aantal middelgrote en zelfs wat kleinere gemeenten. Gezien de reactie van juist de nieuwe deelnemers kan met vertrouwen vooruit gekeken worden.

Transitie naar digitalisering
Het onderzoek betreft het boekjaar 2011 en brengt de werkelijke kosten (eigen personeel, ingekochte diensten en middelen, en vermogenskosten) in beeld. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de NEN 2748, de Nederlandse norm voor benchmarking van facilitaire activiteiten. Deze norm is weliswaar ingetrokken en vervangen door de Europese norm, de NEN-EN 15221-7 (gepubliceerd in november 2012), maar in ieder geval het komende jaar zal nog gebruik worden gemaakt van de ‘oude’ norm.
Het onderzoek, zo is met de stuurgroep afgesproken, gaat over de DIV-functie waardoor ook DIV-activiteiten buiten de DIV-organisatie in beeld worden gebracht. Het onderzoek kent naast een kostendeel ook een kwalitatief deel, waarin aspecten als beleid, processen en organisatie in kaart worden gebracht.
In een tweetal bijeenkomsten zijn de resultaten gevalideerd en is gediscussieerd over de toekomst van DIV. Hieruit blijkt dat de transitie naar digitalisering is ingezet, maar nog niet in die mate dat het ‘traditioneel’ archiveren voorbij is. Dit blijkt ook uit de formatie van de DIV-organisatie en daarmee ook uit de kosten. Toch kan het beeld van de resultaten uit het eerste onderzoek worden bevestigd, namelijk dat de afname van het aantal fte doorzet. En dit heeft niet alleen te maken met bezuinigingen. Het onderzoek is wederom uitgevoerd door Fier.fm.

Beleid en ontwikkelingen
In figuur 1 worden de belangrijkste resultaten weergegeven op dit onderdeel.

Resultaten ten aanzien van beleid en ontwikkelingen
Figuur 1. Resultaten ten aanzien van beleid en ontwikkelingen

Beleid en ontwikkelingen/processen
Ruim 12% van het aantal medewerkers die een rol vervullen binnen de DIV-functie doen dit buiten de DIV-organisatie. Hierbij dient te worden aangetekend dat dit ‘bekende’ medewerkers zijn. Medewerkers in het primaire proces die ook activiteiten uitvoeren, zijn in deze berekening niet meegenomen. Wel is geconstateerd dat door de verdergaande digitalisering steeds meer taken buiten het gezichtsveld van de ‘oude’ DIV-afdelingen plaatsvindt. De conclusie is gerechtvaardigd dat DIV meer en meer een faciliterende dan een uitvoerende organisatie wordt. Beheren en beheersen (regie) worden steeds dominanter.
9% van de DIV-functie is ingehuurde formatie. De stuurgroep is nieuwsgierig hoe deze verhouding zich gaat ontwikkelen. Het aantal fte van de DIV-functie ten opzichte van de totale organisatie is 3%. In tabel 1 zijn enkele ‘wist u datjes’ ten aanzien van de activiteiten post en archief weergegeven.

Wist u dat op het gebied van post… Wist u dat op het gebied van archief…
…alle respondenten selectiecriteria voor de te registreren post hanteren? …1 op de 5 van de respondenten werkzaamheden uitvoert voor derden
…1 op de 4 respondenten werkzaamheden uitvoert voor derden? …bijna 40% van de respondenten verantwoordelijk is voor het organisatiebrede gegevensbeheer?
…er gemiddeld 12 bezorgpunten voor inkomende post zijn? (variatie 1-60) …ruim 8% van de respondenten substitutie heeft verkregen voor de B-stukken?
…er gemiddeld 17 ophaalpunten voor uitgaande post zijn? (variatie 1-80) …ruim 33% substitutie heeft verkregen voor de V-stukken?
…er gemiddeld 11 postrondes per week zijn? (variatie 2-40) …substitutie van zowel de B- als de V-stukken bij 1 provincie verkregen is?

Tabel 1. Enkele ‘wist u datjes’ over post en archief

Kosten documentmanagement
In figuur 2 (p. 10 van de rapportage) geven wij de kosten per inwoner, medewerker en fte van de organisatie weer. Wij merken hierbij op dat onder documentmanagement in afwijking van de NEN 2748 niet de kosten voor reproductie zijn meegenomen. Wij hebben ons dus beperkt tot de kosten van post en archief, zowel analoog als digitaal. Wij hebben mede op basis van de recente discussie over de gewenste grootte van gemeenten de ‘knip’ op 100.000 inwoners gelegd.
Het valt dus op dat de ‘kleinere’ gemeenten duurder uit zijn per inwoner, maar juist veel voordeliger uitkomen per medewerker en per fte.

Kengetallen kosten van documentmanagement
Figuur 2. Kengetallen kosten van documentmanagement

Frappant zijn de uitkomsten van figuur 3. Het hebben van beleid voor informatie en digitalisering loont. Dat kan gerust geconcludeerd worden. De getallen spreken voor zich.

Kengetallen kosten van documentmanagement in relatie tot beleid
Figuur 3. Kengetallen kosten van documentmanagement in relatie tot beleid

Vooruitblik 2013
Het derde onderzoeksjaar mag zich nu al in een grote belangstelling verheugen. Het streven is om nog meer provincies en gemeenten te laten aansluiten. Zoals een deelnemer stelde: de uitkomsten zijn interessant, maar het halen en brengen van informatie in de bijeenkomsten is minstens zo waardevol.
Het volgende onderzoeksjaar start op 4 juni 2013 met een introductiebijeenkomst bij de gemeente Apeldoorn.
Mogen wij op uw deelname rekenen? Voor meer informatie of aanmelding kunt u contact opnemen met onderstaande personen. De kosten voor deelname worden bepaald op basis van het aantal inschrijvingen met een maximum van € 700 excl. btw per organisatie. In dit bedrag zijn drie bijeenkomsten (waaronder een training), de helpdesk en het onderzoek inbegrepen.

gm.jochems@apeldoorn.nl, Martin Jochems werkt bij gemeente Apeldoorn.
froukje.terpstra@fier.fm, Froukje Terpstra werkt bij Fier.fm.
Remkooosterwijk@fier.fm, Remko Oosterwijk Fier.fm