23 januari 2013

KPI, gewoon doen!

image for KPI, gewoon doen! image

De RODIN-toets is een toets voor digitaal informatiebeheer, voluit Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer, uit 2010, en een uitgave van de LOPAI en het werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs. Het is een product dat mij bereikte via het Noord-Hollands Archief, en is als zodanig ook in het voorjaar 2012 besproken en toegelicht op een bijeenkomst van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

De RODIN-toets is een toets voor digitaal informatiebeheer, voluit Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer, uit 2010, en een uitgave van de LOPAI en het werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs. Het is een product dat mij bereikte via het Noord-Hollands Archief, en is als zodanig ook in het voorjaar 2012 besproken en toegelicht op een bijeenkomst van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.
Vele archiefbeherende (DIV-)afdelingen van de lokale overheid waren op die bijeenkomst aanwezig. Een enkele beheerder had de lijst ingevuld. De score op de toets die ik invulde was redelijk.

De score werd bepaald aan de hand van een vragenlijst waarop ‘ja’, ‘nee’ of ‘deels’ kan worden ingevuld. Er komt een subscore uit op drie onderdelen: beleid en organisatie, informatiebeheer, en ICT-beheer en -beveiliging. De trend is dat op het eerste deel zwakker wordt gescoord dan op het tweede en het beste onderdeel lijkt nog het derde onderdeel. Ik ben bang dat dit voor de volle breedte van ons vakgebied geldt.

RODIN: totaalresultaten, in omvang en percentages
Figuur 1. RODIN: totaalresultaten, in omvang en percentages

Kritische Performance Indicatoren
BRAIN heeft (tijdelijk) een testversie van het toetsinstrument in het kader van het te revitaliseren generieke toezicht gepubliceerd op het BREED-netwerk en gevraagd om reacties uit het veld. Er waren twee respondenten, terwijl het vakgebied toch wel wordt overladen met informatie hierover in de vorm van congressen, seminars en dergelijke. Inmiddels is een verbeterde versie in de maak die straks bij ‘waarstaatjegemeente.nl’ beschikbaar zal komen.
De testversie heeft invulbladen voor niet-overgebrachte en overgebrachte archieven. Via enkele tussentabellen rolt er een integrale score uit. In de voor een gemeente ingevulde testversie kwam een score als weergegeven in figuur 2 voor niet-overgebrachte archiefbescheiden uit het systeem.

KPI-score in aantal
Figuur 2. KPI-score in aantal

Ruim 60% zou een voldoende betekenen, echter met 13% taakverwaarlozing is er een belangrijke aanwijzing om op deze punten verbeteringen door te voeren.
Door op de invultabel de vragen met taakverwaarlozing te filteren en vervolgens de items met ‘nee’ en ‘deels’ te filteren ontstaan de volgende inzichten:

  • De archiefverordening dient geactualiseerd te worden.
  • De beheerder dient informatie te verstrekken aan de toezichthouder.
  • Maak archiefafspraken bij de vorming van de milieudienst (en andere samenwerking).
  • Een kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden ontbreekt en het beheer voldoet niet aan de vereisten.
  • Een gekwalificeerde archivaris moet nog benoemd worden.
  • Een regelmatig verslag aan de zorgdrager ontbreekt.
  • Het metadataschema is niet vastgesteld en geïmplementeerd (er is wel DSP en Corsa in gebruik).
  • In het DSP wordt toepassingsprogrammatuur inzake archiefbescheiden nog niet vastgelegd.
  • De functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag in verband met authenticiteit van de digitale archiefbescheiden zijn niet vastgesteld en geïmplementeerd.
  • Er zijn geen voorzieningen getroffen rondom compressie en encryptie, noch zijn zij beveiligd tegen inbreuk door derden, noch verduurzaamd, noch zijn er verklaringen van conversie of migratie opgemaakt.
  • Niet alle archiefbescheiden ouder dan twintig jaar zijn overgebracht; er ontbreekt daar een overzicht van of er zijn redenen gegeven waarom dit niet heeft plaatsgevonden, en er is geen sprake van verklaringen en/of machtigingen van GS voor deze vertraging.
  • Houd meer rekening met de beperking van openbaarheid voor milieu-informatie.

Aandachtspunten
En dan zijn er enkele andere aandachtspunten:

  • Actualiseren besluit Informatiebeheer.
  • Vaststellen van beheervoorschriften.
  • Aandacht in het besluit voor vervanging van informatie.
  • Beheer digitale archiefbescheiden voldoet niet aan RODIN.
  • Er zijn geen aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd.
  • Er is geen archiefinstelling aangewezen voor de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats.
  • De archieforganisatie ontbeert een kwaliteitszorgsysteem; wel wordt voldaan aan de servicenorm voor de archiefdienstverlening, hoewel niet wordt meegedaan aan (externe) monitoring van die dienstverlening.
  • Een e-depot ontbreekt.
  • Reguleren digitaal bezoek en gebruik (registratie).
  • Plannen opstellen voor het behoud van (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden (op alle onderdelen nog uit te werken).
  • Middelen en mensen inzetten volgens budgetten (onderuitputting), achterstanden beperken.
  • Actiepunten en aanbevelingen naar aanleiding van inspectierapport 2009 nog afwerken.

Dit zijn geen echt nieuwe beelden, maar de zelftoets is wel een ongelooflijk mooi instrument om na te gaan ‘waar je staat in je gemeente’ op het gebied van de informatiehuishouding.

aplat@hermes-am.nl, André Plat is redactielid Od

Te raadplegen websites: