Kernwaarden in de gemeente Steenbergen zijn samenwerken en betrokken en wendbaar zijn. Deze komen onder andere tot uiting in de manier waarop zij de laatste jaren de informatiehuishouding hebben verbeterd.
Ronald Riteco is teamcoach DIV bij de gemeente Steenbergen
In 2021 zijn we begonnen met het vullen van de applicatie voor het Documentair Structuur Plan (DSP). Deze applicatie hadden we al veel langer in huis maar werd alleen gebruikt als naslagwerk. Om het DSP goed te kunnen vullen is de kernwaarde samenwerking belangrijk. Organisatiebreed heb je daar onder andere informatie voor nodig van proceseigenaren en uitvoerders: wie doet wat, welke standaarddocumenten worden gebruikt, welke systemen en applicaties worden er gebruikt, wat zijn je behandeltermijnen, et cetera? Maar ook, moet je schakelen met onder andere de Functionaris Gegevensbescherming en de CISO omdat je ook informatie rondom privacy en informatieveiligheid in je DSP wilt opnemen.
Cirkel rond
Het DSP is geen statisch geheel waarbij je kunt volstaan met het eenmalig ophalen van deze gegevens. Je dient het continu te onderhouden en daar heb je actuele informatie vanuit de organisatie voor nodig. Als je die weet te verkrijgen, levert dat iets heel belangrijks op: je hebt inzicht in de informatie in je organisatie en je weet waar de benodigde informatie zich bevindt. Na het vullen van het DSP wordt er een koppeling gemaakt met het Document Management Systeem (DMS) dat in onze organisatie gebruikt wordt voor Zaakgericht Werken. Actuele informatie die nodig is voor het behandelen en afhandelen van zaken is op die manier in het DMS beschikbaar voor zaakbehandelaars, zonder dat ze gehinderd worden door de complexiteit van het DSP. Ook in het DSP ingestelde kenmerken als behandelaars en vertrouwelijkheden gaan met de zaaktypes automatisch mee naar het DMS. Vanuit het DMS kunnen documenten gemaakt worden in de sjablonentool. De verschillende documenttypen zijn opgenomen in het DSP waardoor de cirkel tussen processen, informatie en documenten weer rond is. Bij de beschrijving van de werkprocessen in het DSP is ook opgenomen wanneer deze niet in het DMS worden uitgevoerd. Er zijn immers altijd taakspecifieke applicaties (TSA) nodig. Hierbij hebben we een tweetal varianten onderscheiden: de TSA die wel aan het DMS gekoppeld is en de TSA die niet aan het DMS gekoppeld is. Dit geeft ons dan weer inzicht in het verdere beheer van de informatie in deze applicaties onder andere voor selectie en vernietiging.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 33: Kwaliteitsawards. Lees hier verder
De inschrijving voor de Od Kwaliteitsawards 2024 is geopend! Verdient jouw organisatie de aanmoedigingsprijs? Schrijf je dan nu in via het aanmeldformulier.
