7 oktober 2013

Kwaliteitssystemen: waar koop je dat?

image for Kwaliteitssystemen: waar koop je dat? image

Nieuw in de oude archiefregeling was het Documentair Structuur Plan (in de nieuwe archiefregeling ordeningstructuur, artikel 18); het was nieuw en elke overheidsorganisatie diende een DSP aan te schaffen. Verschillende adviesbureaus kwamen met kant-en-klare oplossingen voor gemeenten, denk aan de i-Navigator en de i-Controller. In de archiefregeling die in januari 2010 in werking trad, was het nieuwe begrip ‘kwaliteitssysteem’.

Nieuw in de oude archiefregeling was het Documentair Structuur Plan (in de nieuwe archiefregeling ordeningstructuur, artikel 18); het was nieuw en elke overheidsorganisatie diende een DSP aan te schaffen. Verschillende adviesbureaus kwamen met kant-en-klare oplossingen voor gemeenten, denk aan de i-Navigator en de i-Controller. In de archiefregeling die in januari 2010 in werking trad, was het nieuwe begrip ‘kwaliteitssysteem’.

Kwaliteitssysteem, je komt het overal tegen. In de Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG is het kwaliteitssysteem een belangrijke vraag (vraag 2.1.a). De subvragen geven meteen al wel richting aan de eisen die aan het kwaliteitssysteem gesteld worden; er wordt gevraagd of het kwaliteitssysteem aandacht besteedt aan:

  • de organisatie van het informatiebeheer;
  • een periodieke toetsing over de stand van zaken van het informatiebeheer en de plannen daarmee;
  • de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het informatiebeheer;
  • vastgelegde procedures voor onder andere vernietiging en overdracht, maar ook het scholen van medewerkers.

Ook dienen de procedures in te gaan op het vastleggen en bewaren van de authenticiteit van informatie. Ook de provinciale toezichthouders leggen de nadruk op het kwaliteitssysteem. Als een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer ontbreekt in de organisatie, dan is dit een van de zeventien vastgestelde taakverwaarlozingscriteria. En misschien heeft u ook al wel een inspectierapportage liggen waarin wordt gewezen op het ontbreken van het kwaliteitssysteem. Maar ik vermoed dat nog weinig overheidsinstanties hun informatie- en archiefbeheer met behulp van een kwaliteitssysteem hebben getoetst (is dat bij u wel het geval, ik kom heel graag bij u kijken!).

Archiefregeling artikel 16 kwaliteitssysteem
De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.

Artikel 16: kwaliteitseisen
De oorzaak van deze vraag is vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling (zie kader).

De kern van dit artikel 16 van de Archiefregeling zit, volgens de toelichting, in het gegeven dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan het archief- en informatiebeheer, die passen bij de taken van het orgaan. Tot zover wordt er nog niet direct duidelijk wat er nu bedoeld wordt. Maar verder in de toelichting worden concrete voorbeelden van kwaliteitssystemen gegeven, zoals de NEN-ISO 15489, het INK-model, maar ook de in het bedrijfsleven veel gebruikte ISO 9000-serie wordt genoemd. Om software te testen of het voldoet aan bepaalde kwaliteitseisen kan gekozen worden voor de NEN 2082 of RODIN. Het kopen van een systeem dat aan een van deze normen voldoet, is niet voldoende, omdat uw eigen inrichting ook van invloed is op de kwaliteit van het systeem. Na inrichting dient het informatiesysteem dus opnieuw getest te worden. Daarmee heeft u een onderdeel van het informatiebeheer getoetst aan kwaliteitseisen, maar dit zegt nog niets over de rest van uw informatiehuishouding. Een 2082-audit is een eerste stap in de goede richting – ik kan het ook iedereen aanraden –, maar daarna is er nog meer werk aan de winkel.

Het is aan de organisatie zelf
Bij Het DSP was dit relatief eenvoudig. Er zijn eigenlijk twee pakketen op de markt; u vroeg een offerte op bij beide leveranciers en koppelde dat aan uw DMS en klaar was het. Het kwaliteitssysteem invoeren levert meer werk op. Enkel het aanschaffen van de tekst van de hierboven genoemde normen is niet voldoende. Wel om uw ladeblok te vullen, maar daarmee wordt het beheer van informatie niet beter. Het gaat er om dat de gehele informatiehuishouding getoetst wordt aan het kwaliteitssysteem. Vaak wordt er aan de archiefinspectie gevraagd welk kwaliteitssysteem zij willen gebruiken; de archiefinspectie kan u hierin adviseren, maar niet voor u beslissen. In de toelichting worden ook meerdere normen en kwaliteitssystemen genoemd, het is aan de organisatie zelf om te bepalen welke norm past bij de doelstellingen van de organisatie.

Als de organisatie zich wil meten met het bedrijfsleven bijvoorbeeld, wat ik me goed kan voorstellen bij verschillende ZBO’s, dan is de ISO 9000-serie een goede keuze. Heeft u al besloten om een informatiesysteem te laten toetsen aan de NEN 2082, kijk dan ook naar de NEN-ISO 15489, want deze normen hanteren hetzelfde begrippenkader en sluiten ook goed op elkaar aan. Wilt u vooral onderzoeken hoe de informatie door uw organisatie heen gaat en of alle essentiële afdelingen daarbij gedekt worden, dan is het INK-model een goede optie. En zo kan er bij elk kwaliteitssysteem aangegeven worden waarom u dat nu juist wel of niet zou willen doen.

Waarom een kwaliteitssysteem?
Een kant-en-klare oplossing is dus niet, al melden de eerste aanbieders zich wel. Juist omdat de toetsing op het kwaliteitssysteem het belangrijkste onderdeel vormt van dit artikel in de Archiefregeling, dat onderstreept wordt door de KPI’s en de provinciale toezichthouders, is er geen one size fits all-oplossing mogelijk.

Waarom hebt u eigenlijk een kwaliteitssysteem nodig? Omdat de archiefinspectie het zegt? Omdat het in de wet staat of zijn er ook andere argumenten? Er is een simpel argument: door het hanteren van een kwaliteitssysteem verbetert uw informatiebeheer zienderogen en hebben medewerkers eerder sneller en beter de juiste informatie. Dit is uiteraard de theorie, want zoals hierboven beschreven, hebben nog niet veel overheidsorganisaties een uitgebreid werkend kwaliteitssysteem. Wij van de redactie zijn erg nieuwsgierig naar de eerste verhalen uit de praktijk over het werken met een kwaliteitssysteem!

a.adema@gmail.com, Annemieke Adema is redactielid Od.